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IMS体系文件管理员培训教材 编制：办公室 课程安排 ISO 9001基本知识 管理体系的基本知识 文件的概述 文件管理员 文件的分类 文件的形式 课程安排 文件的编写 文件的管理 记录的管理 问题点讨论 ISO 9001基本知识 ISO－International Organization for Standardization ,翻译成中文就是“国际标准化组织”。 ISO 宣称它的宗旨是“在世界上促进标准化及其相关活动的发展，以便于商品和服务的国际交换，在智力、科学、技术和经济领域开展合作。” ISO包含： 技术委员会TC176 ISO9000 技术委员会TC207 ISO14000 管理体系的基本知识 管理体系 建立方针和目标并实现这些目标的体系。 注：一个组织的管理体系包含若干个不同的管理体系，如质量管理体系、环境管理体系、安全管理体系或财务管理体系。 管理体系的基本知识 管理体系基本精神 PDCA管理循环：也称“戴明环”，是美国管理博士戴明提出的，它是TQM的思想方法和工作步骤，任何一個有目的和有过程的活都可以按这个方法进行。 TQM: Total Quality Management 管理体系的基本知识之PDCA的含意 P（Plan）: 计划－先决定目的（改善品质或提高效率，或制定标准等），再决定目标及达成此目标之方法。) D（Do）: 实施－按照上述之计划进行教育训练，落实执行。 C（Check）: 确认－对实施的结果进行确认，是否达成目标。 A（Action）: 处置－依据确认结果进行检讨，采取必要之纠正预防措施。 管理休系的基本知识之PDCA执行阶段 ISO管理体系的精神实质 说你所做： 权责人员必须切实了解本职工作内容并整理成系统性的运作模式。 写你所说： 将所负责工作及运作模式依据ISO精神制定成正式的管理性规章制度。 做你所写： 全体人员必须按照规章制度进行执行，并留下记录。 [说、写、做一致]： 规定、执行、记录必须一致。 文件的概述 文件的含义： 信息及其承载媒体。 注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘或其他电子媒体，照片或样件，或他们的组合。 ISO文件的范围： 质量手冊、程序文件、作业指导书、记录、规范、图样、报告、标准等。 文件的概述之文件的作用 增加管理控制功能 使操作者得到足够的信息 培训 增加各种政策、程序解释的一致性 方便程序的审核及修改 提供管理效能的证明 审核的依据（过程确定、实施及控制） 文件管理员之作用 文件管理员是IMS管理体系文件保持受控状态的重要人员，负责体系文件及相关记录的保存、控制和管理，确保文件和记录的安全性和有效性。 文件管理员之工作职责 负责对本部门涉及的外来文件进行收发、查核及管理； 负责本部门受控文件的编号、发放、回收和保管； 受控文件更改时，履行相应的文件审批手续，做好修改文件的发放、回收和销毁作废； 定期对本部门文件进行检查和评审（受控情况、使用状态、适宜性、是否按规定执行等）； 协助完成内部审核工作； 做好记录的归档、分类储存、按保存期限规定销毁。 文件分类 体系文件分类 文件分类 外來文件分类 1、IMS相关的法规、标准、规范 2、MSDS、上级来文等 文件编号说明 a）质量环境和职业健康安全管理手册的编号 CJ / IM - □□□□ 文件制订年份 文件类别号 企业代号 文件分类 b）IMS程序文件的编号 CJ / IP - □□□ 流水码 文件类别号 企业代号 c）三级文件编号 CJ / WI □□ - □□□（□□） 文件分流水号 文件流水号 部门代