XXX项目办公室接待制度20081118.docVIP

XXX项目办公室接待制度（暂行） 为了进一步加强“XXX项目办公室”（以下简称项目办）对外交流宣传管理工作和项目招投标工作，规范对外部公司单位接待的管理，有效防范因信息宣传把关不严引发的项目实施风险，为XXX项目的顺利开展营造良好的外部环境，特制定本办法： 接待和交流活动的定义 接待和交流活动是指项目办人员接待拟投标竞争本项目的可能发生关联的公司、企业来访人员，以及两者之间的技术交流、实地考察参观活动等。 接待和交流原则 （一）采访接待实行统一管理的原则。外部公司对XXX项目的交流由办公室业务秘书统一安排，相关人员积极配合与协助。 （二）接待实行有限授权管理。重大交流、接待事项由办公室秘书提出拟办意见报室领导审定，由相关领导出面接待或交流；一般交流、接待事项采访由办公室秘书提出转办意见，由相关人员负责接待，约见时原则上应有项目办公室至少两人同时在场。 （三）未经室领导同意，项目办任何人不能私自接待外部公司人员。 （四）项目办人员不得接受公司提供的任何形式的贵重礼品、吃请、招待。 （五）接待外部公司人员应热情礼貌，严把信息关，保持应有的政治敏锐性。 （六）对所有外部公司和单位均应公平对待，提供统一的一致的信息。 交流、接待程序 （一）项目办对外公开接待电话。 （二）由项目办业务或行政秘书负责接听电话、解答接待问题。其他人员接到外部接待请求时，均应转交项目秘书。项目秘书在接到接待请求时，经请示室领导同意后，应统一安排，与接待或交流单位联系确认时间地点，并登记记录。 （三）来访者须填写《对外交流、接待登记表》，愿意遵守规定并签字认可后方可进行来访。 （四）办公室根据来访内容在《对外交流、接待登记表》的“处理意见”栏中填写拟办意见或转办意见。 （五）具体接待人员由室领导指定。接待人员应严格遵守接待纪律，并在接待结束后按要求填写《对外交流、接待登记表》。 （六）《对外交流、接待登记表》和来访接待中形成的所有材料由办公室秘书管理存档。 接待纪律 （一）项目办接待人员必须严格遵守相关保密规定，严禁提供保密信息，并做到谦虚谨慎，恪守职业道德，维护行业信誉，树立良好形象。 （二）与外部公司交流时，接待人员在交流中只能提供由项目办统一制作的可对外公开的相关材料。 附则 （一）本制度由XXX项目办公室制订、修改和解释。 （二）本制度自印发之日起执行。  XXX项目办公室 对外交流、接待登记表 200 年第〔 〕号 接待人： 接待时间： 年 月 日 时 分 来访单位 来访人 联系电话 证件名称 证件号码 来访时间 年 月 日 时 分 —— 时 分 来访目的 来访情况 处理意见 注：1、“处理意见”由转办部门负责人、具体接待人填写并签名。