成为一名优秀的秘书.pptVIP

培训目标 在完成本课程后，参加者将能： 了解秘书应具备的基本素质 掌握秘书应具备的基本工作技能 掌握基本公文写作方法与技巧 课程安排 什么样的人适合做文秘人员？ 秘书需要具备什么样的能力？ 秘书应具备怎样的专业技能？ “是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书，档案、人民来信来访、会务工作以及其他日常行政工作和交办事项。在党政机关，企业事业单位从事这些工作的干部，统称为秘书工作人员，或简称为秘书。” --王千弓《秘书学与秘书工作》 注意： 不同时期对秘书的理解是不同的 秘书的工作也是不断发展的过程 “一个事物可有多个定义，因为它有不同的方面。” ----列宁 “从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施提供服务的人员。” —国际职业标准 “秘书应是主管人员的一位特殊的助手:她/他掌握有办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权利范围内作出决定。” —国际秘书联合会 “秘书就是帮助上司处理杂务的工作人员。” —日本城西大学教授 问题：什么是秘书? 文秘 秘书长 办公室主任 文员 行政助理 游戏：心目中的你 请评出你认为我们酒店最适合做文秘人员的同事？ 至少列出五条原因。 个人素质 个性要求 办事能力 个性要求 守时 谨慎 热情 机智 服从 办事能力 操作能力 写作能力 阅读概况能力 沟通交际能力 语言表达能力 协调能力 秘书职业培训 职业形象 职业形象 每个人只有一次机会给人第一印象 个人形象内容：容貌、声音、衣着、动作、表情 必要的化妆 学会微笑 时间管理 宝贵—一寸光阴一寸金，时间就是生命 均等—没有人拥有比你更多/更少的时间 不可再生—失不再来 处理优先次序 分析工作的轻重缓急 处理优先次序 分析工作的轻重缓急 时间管理案例 假如现在是周一晚上，面前是你今后五天要做的事情： 你从早上牙疼，想去看医生 星期六是朋友的生日，你还没有准备生日礼物 你很久没有回家，也没打电话 明晚有一个小时左右的电视节目，与你的工作密切相关 明晚有一场演唱会 你在图书馆借的书明天到期要归还 明天下午两点---四点有一个会议 你身上只有五元钱，需要取钱 下周二你要参加培训考试 你的上司留下一张便条，要你看到后回复 下周二前出店刊，要你准备资料，预计花12个小时且只能业余时间 时间管理金科玉律 设立有挑战但可实现的目标 设定所有工作的完成期限 建立固定的日常工作模式 在精力最充沛时做最用脑力的工作 不要推迟你不喜欢但重要的事情 不重要的事迟一点做 分析你在时间管理方面的障碍 确立你不希望被打扰的时间 一次只做一件事 如果你开始做一件事，尽可能做完它 注意： 注重结果，而不是注重忙忙碌碌。 有效沟通 善于“回报” 往上沟通 给他选择题，而不是问答题 任何地点 一定要准备答案 公文写作方法与技巧 公文写作特点 分清公文写作分类 公文写作要求 写作程序 公文范本 一、公文写作特点 简明 用词简单准确 ，不会造成误解 准确 含义准确，不会造成误解 朴实 通俗自然，恰如其分 庄重 严肃端庄 ，不带感情色彩 规范 用词符合语法和逻辑要求 讲稿的文书特点 培训 下午好，我是来自 培训师，王雪。今天，我要跟大家讲培训，确切的说，我要将以下三点。 培训的必要性。 培训的内容。 培训的预期效果。 二、分清公文写作分类 指挥性 如：命令、指示、决定、批复 规范性 如：规章、条列、规定等。 报请性 如：请示。 通知性 如：公告、通知等。 记录性 如：会议纪要。 报道性 如：新闻稿、宣传稿等。 三、写作要求 意思明确 文理通顺 观点正确 实事求是 及时迅速 四、写作程序 自我提问： 写什么？ 要达到什么目的？ 采用什么文本？ 写给谁？ 要求对方做什么？ 案例演练 刘林和你同时竞争上海地区经理一职，过去一年间，刘林的工作出色，虽然你知道他