Excel2003基础操作之输入技巧.docVIP

Excel2003基础操作之输入技巧 今天我们来学习在Microsoft Office Excel2003基础篇之输入技巧。 前面我们讲过：Excel2003是针对数据进行相应的查询、统计、分析与管理的这么一个软件，那么谈到数据，我们就避免不了要讲到输入数据。现在我们常用的输入工具就是键盘与鼠标，虽然说输入数据相对来讲是比较简单的，但是我们说在Excel中输入数据的快慢除了练习键盘录入速度外，讲求一些技巧的话一方面对于我们在录入数据的速度和正确度上可以大大提高，另一方面对于我们以后的操作会更有好处。 那么我们首先从输入身份证号码这样的长数值开始。 一、我们知道在Excel中它可以处理的数据最大精度为15位，而对于超过11位的数值那么它会以科学计数法这样的形式来表示。 比如我们输入10000000000，它会正常显示为10000000000，而我们再加一位的话我们看：当输入100000000000的时候它会显示为：1E+11，这个是什么意思呢？这个显示就是一个科学计数法的显示方式，它实际上就是1乘以10的11次幂。那么我们来看一下如何输入身份证号码： 在我们国家，现行的身份证号码就是15位与18位这两种格式。我们来输入一个15位的身份证号码来看一下：输入123456789123456，123457E+17。在编辑栏可以看到它是可以正常显示为123456789123456的，而当我们输入一个18位的身份证号码来看一下：123456789123456789，显示为123457E+17，但是我们注意一个地方，哪个地方呢？地址栏，当我们在常规状态下18位的数值时，编辑栏我们看到它显示的是123456789123456000，哎，这个时候我们发现就出问题了，并且这个问题很恐怖。那么我们要怎么来处理这个问题呢？这里呢介绍两个常用的操作方法：第一、在输入前将单元格格式设置成文本格式，那么我们可以右键单击这个单元格，在弹出的快捷菜单中选择[设置元格格式]命令，或者按下CTRL+1快揵键，打开[单元格格式］设置对话框，在数字选项卡的分类项目中选择文本格式，那么输入后它就可以正常显示了。 　　第二种方法：就是在输入时先加上一个“‘”，那么同样可以达到正常显示的效果。也可以这么理解，这个撇号呢也将这个单元格格式更改成了文本型。当我们单击这个单元格的时候呢会发现在单元格旁边有一个警示标志，将鼠标放置在这个图标上时，Excel会提示我们说：此单元格中的数字为文本格式或者其前面有撇号。单击这个图标在弹的菜单中当选择转换为数值时，它又会变成科学计数法这样的显示方式。这是两个可以正常输入长数值的方法。 二、我们讲说输入速度的问题 输入速度跟我们击键的频率有直接关系，所以我们说减少无效的击键次数呢就可以大大提高输入速度。比如说我们通常在输入原始数据的时候，关于这个单元格光标移位的方向与位置就跟输入速度有很大关系。通常情况下我们输入一个数据就会按下回车銉结束输入，但是我们发现第次按下回车键的时候光标都会向下一单元格式跳动，除非习惯于竖排录入数据，否则的话对于我们喜欢横向录入的人来说只有用方向键去调整了，这对于我们来说是很痛苦的事情，那么有没有办法解决这个问题呢？答案是有的。怎么操作？第一：可以单击[工具]菜单,在下拉菜单中选择[选项]命令，打开[选项]设置对话框，在[选项]设置对话框中的选择[编辑]面板，在[编辑]面板中的[设置]项目中可以看到有一项设置是[按Enter键后移动(M)]这么一个设置，打开方向下拉列表我们可以选择它的移动方向。 第二个利用Tab键输入。我们新建一张工作表，不做任何设置，当在A1单元格中输入结束后按Tab键跳向B1单元格，这样我们把第一行输入完毕后按下回车键，光标也会自动移动到A2单元格。但是有一点要注意的是当我们对输入过的单元格进行了编辑操作后，按下回车键光标还是会跳到紧临的下一个单元格。 第三个就是选定区域输入。在利用Tab键输入的时候我们会发现第一行输入结束要输入第二行的时候需要按回车键，那么可不可以一直用Tab键来输入呢？如果我们已经知道我们要输入数据的准确区域时，我们可以先将这个区域选中，然后再录入，当按下Tab键时光标会自动沿横向区域移动，而按下Enter键时会沿竖排移动。 三、批量录入相同的数值。 如果是相临区域，我们可以利用鼠标来选中，当然也可以利用Shift+方向键来选中，另外一种办法就是在单元格名称框中直接输入区域范围。如果说要选定一整行或是整列也可以用Ctrl+Shift+方向键配合使用来选中。如果是不同区域按下Ctrl,后再用鼠标逐个单击要输入的单元格。当然如果是对工作蔳中不同的工作表也是可行的，只不过首先要选中这些需要输入的工作表，同理如果是选择相临工作表，可以按下Shift键，然后用鼠标单击最后一个要选中的