档案管理制度33672.doc

河南维雪啤酒集团有限公司 档案管理制度 1 总则 1.1 目的 规范档案管理活动，保存公司经营活动的重要资料、记录，加强企业档案管理的科学性、有效性，特制定本制度。 1.2 职责 1.2.1 各部门负责收集、整理相关文件，移交对口档案室保管。 1.2.2 对口档案室负责相关档案的建立、保管、处置等工作。对资料的完整性、准确性负责，并按规定查阅、借用档案资料。 1.2.3 办公室负责公司档案的检查、监督处置等综合管理工作。 2 档案的建立 2.1 归档的范围 2.1.1 证照类，各种证照，包括商标注册证、专利证书和相关资料、房产证、土地证、各种资质证件、各类荣誉证书、等级证书等，以及各类证照的相关资料，办理各类证照的转让、变更登记、续展等事宜的文件，由办公室归档保管（分/子公司由行政办归档保管）。 2.1.2 工程项目类，项目计划书、投标书、会议纪要、与客户往来的各种联系单、工程竣工验收报告、验收单、售后服务验收单等工程项目中涉及的全部文件资料，由工程设备部归档保管。 2.1.3 合同协议类，采购合同、销售合同、运输合同、租赁合同、借贷合同、担保合同（包括担保书）、保险合同（保险单）、加工合同、补充协议等，以及相关技术附件、技术协议、所附图纸等附件，由相关签订部门归档保管。 2.1.4 设备管理类，包括设备的质保书、合格证、说明书、操作手册、检验报告等设备管理中涉及的文件资料，由分/子公司设备管理部门归档保管。 2.1.5 进出口业务类，公司进出口各类设备材料时所涉及的所有文件、资料、报告、报表等书面材料，包括报关文件、商检文件、出口退税文件、仓储单证、运输单证、提单、订单、保函等，由相关部门归档保管。 2.1.6 财务类，包括财务部所有业务所涉及的单证、凭证、报表、单据等财务资料，由财务部归档保管（子公司由财务科归档保管） 2.1.7 人力资源管理类，包括劳动合同及附件、聘用合同及附件、竞业限制协议、保密协议、承诺书、员工个人资料等，以及离职报告、离职审批表、移交清单等人力资源管理相关资料，由人力资源部归档保管（分/子公司由行政办归档保管） 2.1.8 研发项目的全部图纸、技术资料，由研发中心归档保管。 2.1.9 其它需要保存的文件资料，由办公室归档保管（分/子公司由行政办归档保管） （1）与外公司业务联系的重要传真件、报告、函件。 （2）与公司业务相关的重要会议记录、纪要、决议书。 （3）公司制度、公司发文、重要文件和通知等。 （4）与公司业务相关的各类诉讼、仲裁资料。 2.1.10 档案包括但不仅限于上述资料，涉及公司权利义务、对重要事件有记载作用或证明作用的文件资料，也应当一并整理归档。 2.2 档案的移交 2.2.1 按年度移交存档，如财务、销售、采购、人力资源等部门日常产生的归档资料，应按年度集中一次归档，移交存档的工作应在次年3月前完成。 2.2.2 按事件移交存档，如工程项目、合同、仲裁和诉讼等，该事件结束后应及时将资料整理齐全、装订后归档保管。 2.3 档案分类及编号 2.3.1 档案按内容和关联部门分类、编号。 2.3.2 机要档案应在档案编号后注明密级，如绝密、机密、秘密。 2.3.3 归档时，应填写档案管理登记表。 3 档案的保管 3.1 保管 3.1.1 专人负责、责任明确，保持原始资料、单据的完整性，密级档案应保证信息安全、不泄露。 3.1.2 每份档案均应登记、造册，编制检索目录，目录标题应简明、扼要、准确表达档案内容，以方便查询。 3.1.3 档案排列方法科学、便于查找。 3.2 保存期限与密级 3.2.1 机要档案按内容划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 （1）绝密档案，指直接影响公司权益和利益的重大决策资料，包括公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目，以及经营决策、战略性合作协议、高管人事资料、重大业务合同等。 （2）机密档案，包括公司的财务报表、行业分析及统计资料、重要会议记录、重要业务合同、经营情况、技术资料、中层员工的人事资料、行政文等。 （3）秘密档案，包括重要项目资料、项目合同协议、员工的人事资料、员工工资收入，以及尚未进入市场或尚未公开的各类资料。 3.2.2 档案的保存期限，分为永久保存、十五年、五年、一年等。 3.2.3 以下为永久保存的档案。 （1）公司章程、制度、股东名簿。 （2）股东会、董事会、监事会的会议纪要和书面决议等。 （3）公司证照、各级批文、印鉴。 （4）公司年度经营计划、年度经营总结、年度财务报表。 （5）不动产所有权证及其他债权凭证。 （6）技术资料、重要的人事资料、大型活动图片、音像资料。 （7）其它核定应永久保存的文件资料。 3.2.4 以下为十五年保存期限的档