1. 发文管理使用明 2.doc

1. 发文管理使用说明 2 1.1. 如何进入发文管理（所有人员使用须知） 3 1.2. 如何起草文件（所有人员使用须知） 3 1.2.1. 如何拟稿 3 1.2.2. 如何起草正文 5 1.2.3. 拟稿人修改原文或发送文件 7 1.3. 如何对文件批注（所有人员使用须知） 9 1.3.1. 如何修改正文 9 1.3.2. 如何查看修改记录 11 1.4. 部门领导如何处理（部门领导使用须知） 11 1.5. 部门秘书如何处理（部门秘书使用须知） 13 1.6. 办公室秘书如何处理（校秘书使用须知） 15 1.7. 办公室主任如何处理（办公室主任使用须知） 17 1.8. 校秘书如何发起会签 20 1.8.1. 秘书发起会签 20 1.8.2. 相关领导如何会签 21 1.9. 校领导如何签发（校领导使用须知） 23 1.10. 如何编号（文印室秘书使用须知） 24 1.11. 如何结束流转（校秘书使用须知） 27 1.12. 如何查询文档 28 1.13. 如何删除文件 28 1.14. 如何翻页 29 发文管理使用说明 如何进入发文管理（所有人员使用须知） 用户登陆自动化办公系统后，进入OA系统的首页，如下图所示： 点击首页上的工具条“”，再点击左边菜单中的“”，显示发文管理页面(系统授权用户有新增、删除权限，不是系统授权用户将没有新增、删除权限)，如下所示： 该页面显示发文管理的当前处理人、当前状态、文件标题、拟稿时间和拟稿部门。用户可点击其中一条记录，查看文件的具体内容。 如何起草文件（所有人员使用须知） 如何拟稿 例以财务处赵敏刚”按钮，弹出如下图： 确定后出现如下所示的发文稿纸单，如下图所示： （发文管理拟稿稿纸） 起草文件的注意事项： （1）必填项：其中标题为必填项；如未填直接点击“”按钮，系统会提示； （2）所属类别：该项内容由拟稿人员在拟文时填写，在起草正文时根据所选择的“发文类别”来调用对应的红头模板； （3）附件：当用户填写完相应资料，点击“”按钮后，点击“”按钮，选择相应的附件点击“”按钮进行添加，如未选择附件直接点击“”按钮，系统将提示： 附件添加如有误，用户可以在相应附件前选择框内标注“”，点击“”按钮删除附件。 （4）点击“发文管理拟稿页面”的“”按钮，保存所填写的项。 如何起草正文 在稿纸单填写完成后点击“”按钮，得到如下图所示的表单： 点击发文管理稿纸中标题右侧的“”图标，进行正文起草，弹出窗口如下所示： 可以在窗口内编辑正文，使用方法与WORD类似，也可以将事先起草好的文件复制过来。 起草完后，点击“”，然后点击“”，或者直接点击“”，将文件保存出来。 点击“”，可以对原文内容进行修改。 拟稿人修改原文或发送文件 如果拟稿人在文件保存后还需要对原文进行修改或增加时，可以通过点击“”按钮，弹出窗口如下所示： 用户可以直接进行修改，修改完后，点击“”，然后点击“”,或者直接点击“”，将文件保存出来。。 点击“”按钮，可查看流转信息，整个文件流程的过程，当前处理人、当前处理环节都可以通过点击“”按钮来进行查看。 点击“”按钮，系统将弹出窗口： 用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员； 说明：根据学校流程规定，拟稿人拟文完成后，下一步送交本部门领导审批，本例文件下一步操作将选择发送给部门负责人领导进行“部门审核”； 选择完毕后点击“”按钮，将弹出发送成功窗口： 文件发送成功。 如何对文件批注（所有人员使用须知） 如何修改正文 登陆OA系统后如下图所示： 在首页待办事宜中会看到需要处理的文件，当点击文件记录进入后显示如下页面： 点击“”，进行正文修改。弹出窗口如下所示： 说明：“”是指用户在进行文件修改时有痕迹显示，修改后的痕迹会保存记录，其他人员打开可以查看修改记录。 用户可以直接在原文上进行修改，修改完后，点击“”，然后点击“”返回拟稿页面。 如何查看修改记录 当用户在将审批的文件处理完成后，点击“”，进行正文查看，用户可以看到文件的修改痕迹，并以不同的颜色区别；不同的用户对文件修改后会以不同的颜色显示，以示区别，但是在“”里文件只能阅读不能修改；弹出窗口如下所示： 部门领导如何处理（部门领导使用须知） 以部门领导的身份登陆进入OA系统，从首页“待办事宜”点击需要处理的问题，如下图： 点击文件记录进入后将显示如下页面： 部门领导进入后可以修改正文，实现文件的痕迹保留，具体操作清参考：1.3.1 如何修改正文 完成操作后可以填写意见，意见可以选择也可手动填写，点击“”按钮，弹出窗口： 点击“”按钮，可查看整个文件所有的流转信息。 点击“”按钮，系统将弹出窗口： 用户可以根据需要选择相应的下一环节操作，可以在右边的选择框中选择相应的办理人员， 说明：根据