第1讲 OA概述.docVIP

前言：办公自动化概述 一、办公自动化系统概念 1、定义： 办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公信息处理的自动化，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。文字处理。办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。行政事务处理。包括机关本身的行政业务，如人事、工资、财务、营房、基建和办公用品等的管理。图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。语音处理。包括语音的输入、存储和输出，语音识别和合成以及语音和文字之间的转换等功能。网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。其他。如信息管理、辅助决策、专家系统等功能。一个办公自动化系统的建立，其功能和规模视其目标而定，并根据不同的技术要求配置相应的各种功能设备和软件。 因此，现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递和监控功能，提供协同工作的环境。从这个意义上说，现代的办公自动化系统的作用相当于动物的神经系统。目前，较成熟的基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统，较先进的Intranet/Internet（WEB）方式的办公自动化系统，都是企业的数字神经系统的重要组成部分。 二、办公自动化系统的发展历史 原始（语言和手势）→漫长发月（文字）→公元前3200年（埃及+墨水）→公元105年（中国+纸、砚、毛笔）→公元1040年（中国+活字印刷）→公元1565年（中国+铅笔） 发展：1714年机械打字机→1836年IBM电动打字机→1837年复印机→1843年录音机→1898年照相机→1950年电子计算机→1970年文字处理机及电子打印机、声控打字机→出现了按键电话机和程控电话 （一）国外办公自动化的发展概况： 一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化，以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来，形成统一的大型信息管理系统。但是也应该看到，由于政治、经济等方面的原因，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的，在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展。 1、美国发展办公自动化，大体经历了个阶段:?阶段一(1975年前)，采用了文字处理机、复印机、传真机等单机设备，完成单项业务的自动化?阶段二)，采用部分如专用自动交换机和文字、话音通信系统等综合设备，以实现关键部分业务自动化;阶段三(1983年)，采用系统综合设备，如多功能工作站，以实现办公业务综合管理自动化。电子邮件，综合业务数字网等发展办公自动化，大体个阶段:群件平台出现使得可以很方便地实现非结构化文档的处理、全文检索、工作流管理这些重要的OA功能，并且使软件的柔性构造功能将不断加强，工作流是这种办公自动化的最重要的表现。这种方式以E-mail、文档数据库管理、复制目录服务、群组协同工作等技术作支撑，让群体协同工作成为可能，彻底打破了早期办公自动化的“信息孤岛”，变成了“信息大陆”，实现了对人、事、文档、会议等等的自动化管理。 优点：有利于在企业内部建立通信基础平台，不仅提高了办公的效率，减少了扯皮和内耗，还增加了系统的安全性。 该阶段以信息为主要处理内容。 3、第三代以知识管理为核心（1996年以后） 与第二代相比，第三代OA不仅模拟和实现了工作流的自动化，更模拟和实现了工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。 知识经济：1996年，世界经济合作与发展组织在“科学技术和产业展望”的报告中首次提出了“以知识为基础经济”的概念。 在知识经济时代，办公实际上是一个管理的过程。在办公管理中，工作人员之间最基本的联系是沟通、协调和控制。该阶段办公自动化的定义：以网络为中心，以数据、信息所提炼和组织的知识为主要处理内容的办公自动化系统。 突出的特点：是实时通信，员工与专家可以网上实时交流，信息广泛集成的内容编目，知识门户的构造。实际上，无论实时交流、信息集成还是门户建设都是知识管理的要素。 因此，第三代办公自动化系统的核心是知识，实现的基础是知识管理技术。综上所述，办公自动化系统的发展经过三个阶段，两个飞跃过程。即由数据处理向信息处理的飞跃，由信息处理向知识处理的飞跃。 知识贯穿于各种方式的信息交流，从简单的电子邮件、群件与协作、进而构建Web应用，其核心目的都是在获得与应用知识。知