秘书机构与秘书职能.docVIP

普通秘书学教案(第三课) 内????容：秘书机构（第四章） ??????????秘书职能（上）（第五章） 教学要求： 一、了解狭义和广义的秘书机构、中枢机关、秘书制度等基本概念；掌握秘书机构的基本特 点、作用，秘书机构设置应遵循的原则，秘书机构的组织模式及其优缺点，秘书机构的布局方 式，秘书工作制度，我国秘书工作制度内容，秘书管理制度及其内容，秘书机构改革内容等。 二、了解秘书职能、辅助决策、管理职能、沟通信息等基本概念；掌握辅助决策的过程、各 个阶段的具体步骤，辅助决策的意义，辅助决策各个阶段的秘书活动，辅助决策应遵循的原则 ，协助管理的特点、原则，管理活动中的具体秘书活动，督查工作的性质、任务、范围、方法 ，沟通信息的作用、特征、原则，信息处理过程等。 教学简案： 第四章????秘书机构 第一节??秘书机构概述 一、秘书机构的概念 秘书机构有狭义和广义之分。 狭义的秘书机构，是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门。 广义的秘书机构，是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关 工作服务的办事部门。 二、秘书机构的性质 秘书机构是辅助机构，办事机构，是协调机构。 特点： 1、辅助功能的综合性 2、所处位置的中枢性 3、组织关系的封闭性 三、秘书机构的作用 1、组合作用 2、枢纽作用 3、过滤作用 第二节????秘书机构的设置 一、秘书机构设置的原则 1、统一原则 （1）机构名称要统一。 （2）机构设置要统一。 （3）职能目标要统一。 2、精简原则 （1）设置要精干 （2）分工要简明 （3）设置要科学 3、效能原则 （1）分工要合理。 （2）要减少层次。 （3）幅度要适中。 （4）结构要科学。 4、适应原则 （1）主要领导者的工作需要。 （2）分管领导的工作需要。 （3）机关工作的需要。 二、秘书机构的组织模式 1、因人分设制 模式图 2、因事分设制 模式图 3、混合分设制 三、秘书机构的布局方式 1、集中式 2、分散式 第三节????秘书机构的建设 一、秘书队伍的建设 1、保持相对稳定 2、提高综合素质 3、优化队伍结构 二、秘书制度的建设 1、秘书工作制度的建设 2、秘书管理制度的建设 三、秘书机构的改革 1、规范机构名称 2、调整秘书职能 3、变更秘书机构 第五章????秘书职能（上） 第一节????辅助决策 一、辅助决策概述 1、辅助决策的涵义 辅助决策，是指秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。 2、辅助决策的过程 （1）决策准备阶段。 （2）决策制定阶段。 （3）决策审定阶段。 （4）决策执行阶段。 3、辅助决策的意义 （1）现代领导工作的必要补充。 （2）秘书职能的重要转变。 （3）造就新型秘书人才的有效途径。 二、辅助决策的原则 1、定位原则 2、超前原则 3、系统原则 4、信息原则 5、谏诤原则 三、决策中的秘书活动 1、准备阶段的秘书活动 （1）提供决策课题 （2）搜集决策依据 （3）拟定备选方案 2、制定阶段的秘书活动 （1）征询群众意见 （2）组织专家论证 （3）承办决策会议 3、审批阶段的秘书活动 （1） 撰写决策报告 （2） 编制实施计划 （3） 落实行动措施 4、执行阶段的秘书活动 （1） 协助决策试验 （2） 提供反馈信息 （3） 总结决策经验 第二节????协助管理 一、协助管理概述 1、 管理与管理职能 2、 协助管理的特点 （1） 管理的综合性 （2） 管理的间接性 （3） 管理的非常规性 3、协助管理的原则 （1） 服从原则 （2） 沟通原则 （3） 合作原则 二、管理中的秘书活动 1、计划中的秘书活动 （1） 积累信息资料 （2） 推动部门计划 （3） 拟制综合计划 2、指挥中的秘书活动 （1） 传达上级的指令 （2） 调查下级的反映 （3） 协调指挥活动 3、控制中的秘书活动 （1） 拟定控制标准 （2） 获取偏差信息 （3） 协助纠正偏差 三、督促检查 1、督查的性质 2、督查的范围 3、督查的方法 （1） 规模督查法 （2） 典型督查法 （3）专项督查法 第三节????沟通信息 一、沟通信息概述 1、沟通信息的涵义 2、沟通信息的作用 （1） 先导作用 （2） 枢纽作用 （3） 协调作用 3、沟通信息的特征 （1） 双向性 （2） 中介性 （3） 保真性 （4） 时效性 （5） 连续性 二、沟通信息的原则 1、求实 2、迅速 3、简明 4、公开 5、多样 三、信息处理的过程 1、信息的获取 2、信息的加工 3、信息的存贮 4、信息的检索 5、信息的提供