一切为了高效——时间管理与工作计划.pptVIP

一 切 为 了 高 效！ ——时间管理与工作计划 ?电话打扰或者社交闲谈 ?不速之客 ?沟通不良 ?会议耽误 ?事必躬亲1 ?事必躬亲2 1、做好事前控制——5W3H（“一站式”工作思维） 2.1 PDCA的特点 3、做好结果反馈 1、团结——就是力量 2、角色进入——想入非非 5、实践是检验整理的唯一标准 Give your message strength and poise 这可怕的抱怨 正使我们变成—— 痴男怨女！！ 时间不够用啊，不够用！ 我到底在忙什么？ 为什么我总被打断？！ 计划赶不上变化！做来干嘛！ 执行力在哪里啊？！ 说了这么多遍，怎么还会错！！ 1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.你在办公室用餐吗？ 你只需回答“Yes”Or“No”。 把脉 9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 结果 回答“Yes”的数量 诊断结果 12~16个 救命！你真的需要改进了~ 8~11个 当心！要重新审视了！ 4~7个 可以！方向正确，但需要提高冲进！！ 0~3个 恭喜！要坚持哦~ 重要性 紧急性 紧急重要 十字交叉大法——以价值和重要性为导向管理时间 不紧急但重要 紧急不重要 不紧急不重要 对于紧急重要的突发事件，要本人亲自、立刻处理； 对于不紧急但重要的，则要本人进行战略规划，花最多的时间去处理 对于紧急不重要的工作，要减少所花时间，酌情委托下属去处理 对于不紧急不重要的工作可以不去处理，或花最少的时间处理 20%时间 60%时间 15%时间 5%时间 谁偷走了我们的—— 时间？！ 害怕冒犯别人 希望保持消息灵通 自我膨胀 享受社交的乐趣 阻绝干扰，过滤访客与电话 设置一些暗示社交时间结束的技巧 集合你的时间，去处理电话、文件等…… 延后处理 把访客转交给别人 另外安排时间 学会过滤 不要让别人找到你 不明白事情的重要性 没有时间 没有倾听 沟通的目的不明确 时机不当 沟通的机会不够 学会倾听 使用恰当的字眼 运用非语言式的沟通 提前准备，首先安排议程 无效的会议 有效的会议 无准备、无目的、无议程 会议过多或会议时间过长 会议的时间和次数要恰当 讨论脱离议程的内容 不能准时开会/散会 会而不议，议而不决、决而不行 务必准时开会和散会 不讲废话 会而有议、议而要决、决而必行 作为管理人员： 学会让下属/同事独当一面； 不断地教他要接纳错误，从错误中学习； 学会授权，学会信任同事及下属，利用进度报告加以控制。 应注意： 学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容； 如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋予他们更多的任务或事情。 1、订购一张明天到北京的软卧火车票； 2、打扫办公室的清洁； 3、9:30出发到火车站接一位从总部来的检查专员； 4、通知相关店长下午14:00和总部检查专员座谈； 5、安排中午店长及总部来的检查专员吃饭事宜； 6、前台告之有客人正在前台投诉，要求见店长； 7、客房主管汇报说客房有两个同事因矛盾正在打架； 8、此时，前台告知出现客户投诉（房间内有人摔伤）； 9、前台告知下午14:00将会停水停电。 店长上午8:00把你叫到办公室，让你今日务必处理好下列事情： 处方 1、做好事前控制 2、做好过程监控 3、做好结果反馈 一切为了 高效 计 划 Why What Who When Where How to 5W3H 任务如何做？ 可以借助类似的成功先例吗？ 哪种方式最有可能达成目标？ 可能会遇到的问题是什么？解决方法呢？ 制定任务目标的原因？ 明确目标的原因及目的 论证可行性（一定是可以做到的） 变“要我做”为“我要做” 任务的目标是什么？ 明确目标内容及要求 完成任务的标准清晰 任务的参与人员？ 我知道谁负责，对方也清楚 我知道谁协助，