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管理文秘资料 （P3页）任何一种管理活动都必须由以下四个基本要素构成： 管理主体，回答由谁管的问题； 管理客体，回答管什么的问题； 组织目的，回答为何而管的问题； 组织环境或条件，回答在什么情况下管的问题 （P3页）管理的定义应该反映客观管理活动的一般的、本质的特征，或者说，管理的定义一定要反映管理本质即追求效率，即一般地说，管理是在一定的环境下，组织内的成员为了达到组织的目的，提高组织资源效率而进行的计划、组织、监督、协调和控制的行为。 （P5页）秘书的概念： 广义：秘书是领导人的事务和信息助手 狭义：秘书是一种职务名称，正在成为一种社会职业，指处于领导身边，直接为领导从事事务性、信息性的辅助服务工作助手。 （P5页）我们给秘书的定义：秘书是指具有熟练的办公室工作能力，在办公室中从事程序性工作，并在授权范围内协助领导进行管理的助手。 （P5页）管理秘书学，顾名思义，实际上就是管理学和秘书徐的结合。即运用管理学的原理、方法来研究、审视秘书行为和活动。 （P11页）管理秘书实务的特点：程序性、综合性、技术性 （P17页）行政管理和公共管理的区别： 课程不同 （2）侧重点不同（3）人才定位（4）人才需求 （P20页）公关事务管理：是指秘书人员不仅要对自己的仪表、礼仪等进行管理，以达到端庄、整洁、高雅、成熟、敏捷、规范的标准，而且要对组织的形象进行管理，即对组织的知名度和美誉度进行管理，作好接待工作，管理好专门的公关活动以提高组织的知名度和美誉度。 （P21页）秘书人员与来访客者初次接触，总希望在较短时间内给人留下美好的“第一印象” 10、（P22页）面容是人的仪表之首，是人体暴露在外时间最长的部位 11、（P23页）感情的流露与交流往往借助于人体的各种姿态，这就是我们通常所说的“体态语言” 12、（P23页）站姿，最容易表现人的姿势特征 13、（P24页）坐姿，是秘书活动中最重要的人体姿势 14、（P25页）步态，具有动态美，最能体现一个人的精神面貌 15、（P26页）风度，是美资的展示，也是气质的显现 16、（P27页）内在美是高雅风度的核心 17、（P27页）TPO原则是选择服饰最基本原则 18、（P32页）交际礼仪原则： （1）自尊与尊人的原则 （2）内在美与外在美的原则 （3）自信大方与适应环境的原则 （4）言行适度与明确交往目的的原则 19、（P39页）握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教室后学生，先上级后下级 20、（P41页）介绍人的“五先五后”原则：将男士介绍给女士，将年轻者介绍给年长者，将地位低者介绍给地位高者，将未婚者介绍给已婚者，将客人介绍给主人。 21、（P42页）方位礼节：右为上，左为下。 22、（P47页）排定座位：近高远低，右高左低 23、（P49页）“望鲤”： 是在位次排列上，轮流使有关各方面均有机会居于首位一次，以显示机会均等、各方平等。 24、（P48页）在“助签”时，依“右高左低”的规矩，助签人站立于签字人的左侧 25、（P60页）见到客人的第一时间，应该马上做出如下的动作表情，我们简称为“3S”：stand up（站立）、see（注视对方）、smile（微笑） 26、（P69页）沟通必然是人与人之间的信息交换和相互理解，这过程包括口头语言和书面语言的沟通，也包括形体语言的沟通。 27、（P69页）沟通要素：信源—信宿、信息、渠道、反馈、噪音和环境 28、（P71页）噪音分为三种形式：外部噪音、内部噪音和语义噪音 29、（P72页）有效沟通的7C原则： （1）可信赖性（2）一致性（3）内容（4）明确性（5）连贯性 （6）渠道（7）接受者的接受能力 30、（P85页）“黄金法则”：你希望别人怎样待你，你就怎样待人。在秘书人员代表企业处理与协作单位的关系时，这一互利互惠的原则同样适用。 31、（P86页）纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上的上行沟通是纵向沟通的关键。 32、（P97页）如何让领导接纳自己的意见和建议呢？ （1）适时；（2）适地；（3）适人；（4）适言 33、（P99页）办公室环境有广义和狭义之分。 广义：是指一定的组织机构的所有成员所处的大环境 狭义：是指一定的组织机构的秘书部门所处的环境 34、（P101页）办公室的布局有三种：开放式办公室、封闭式办公室和混合式办公室 35、（P107页）“OA”即办公自动化 36、（P111页）日常办公事务管理具有服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性的特点 37、（P111页）“三服务”是指： 一是为领导服务，使领导摆脱繁杂的事务，能有更多的时间精力去思考处理重大的问题； 二是为机关服务，为机关工作人员创造良好的工作、生活环境，为职工排忧解难，上传下达，保证组织