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一现在公司正在推行ISO体系，做为我们首先就要 清楚ISO对于文件、记录的要求。 (一).清晰ISO9000对文件控制的要求 1.文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适 宜的； 2.必要时对文件进行评审与更新，并再次批准； 3.确保文件的更改和现行修改状态得到标识； 4.确保文件保持清晰，易于识别； 5.确保外来文件得到识别，并控制其分发； 6.防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而 保留作废文件时，对这些文件进行了适当的标 识。 文件柜、档案夹等的标识，本部门标识统一要 清晰、美观，实行“目视管理”，其他人也可以对 存档情况一目了然。 文件阅读后立即归档，本部门文件集中管理、指 定文件存放地点。文件存放的地方不能与其他的 物品同放，文件夹用后即归位。以方便他人查找 确保所保存的文件安全、其完整性，防止乱放、 丢失、泄密现象。尤其是外来文件、重要文件。 重要文件要单独存放，并在下班后锁好。并且保 证文件保存的环境干燥。 每个文件档案要做目录、索引。以方便大家来查 查找。当内容更新时，也要及时更改目录。如果 部门文件多的话，可以做一份目录，清晰的标明 明哪些文件存在哪个档案夹内，档案夹存放在哪 个文件柜。 每份文件、每份质量记录都要有一个使用期限。 要定期清查文件存档情况，当其失去有效性时， 就要把其从现行文件夹中抽出。以免混淆，造成 不必要的失误。如果以后还有再用的可能，就重 建档案另存，并做好标识。 ? 废弃处理：一般性文件可将正面划掉作环保纸使 用，重要/机密文件要撕毁 要与不要的物品大致可用以下方法来区分 ①过去一年都没有使用 ②不再使用 ③可能会再使用（一年内） ④过去的6个月到1年只用一次 ⑤1个月到3个月使用一次 每天、每周用一次 新增/变更申请表》交文控来进行编号，进行统一 管理确定正式发行日期后才可正式使用。没有经过文 控同意私自改的表格是非法的。当然不希望我们公 司有此种现象发生。而杜绝此现象当然要靠大家的 配合。 3.定期清除文件夹中过期的记录，以免引起混淆。造 成不必要的失误。 (三)部门现在存在的问题 受控表格私自改动后使用，没有通知文控。 有些部门的文件档案与其他物品同放，没有一个规 定的位置；各部门文件存档混乱。标识不清晰，不 规整、统一。各人有各人的存档方式。部门之间应 统一。可以按文件内容的不同来分开存档。并做好 目录。 2.档案夹用后随便一丢，应该用后即归原位，以方便 他人查找；从文件夹中拿出文件后 (四)我们将不断完善文件管理工作。每个部门也要养 成一个好的工作习惯。 1.将质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录 的所有表格存放在公司局域网上，以方便内部人员 的查询，使用。 2将规范各部门的文件存档情况。要求各部门档案夹 必须做标识。并且要求本部门要统一。 * * 文员ISO文件管理培训 做为一个文职人员，要明确自己的工作职责是什么？不单单是派发文件、打打字这么简单。在工作中摸索出很多的经验，可以运用到不同的工作中，同时也会在工作中提供很多的便利。比如说文件的存档表面看起来很简单，但实际运作又非易事。虽然文职工作即繁锁又单一。但要给自己定一个起点，一个目标。在工作中寻求方法，积累经验。同时也能不断提升自己综合素质， 文员ISO文件管理培训 文员ISO文件管理培训 (二).质量记录的要求 标识 贮存 保护 文员ISO文件管理培训 检索 保存 期限 处置 文员ISO文件管理培训 废弃处理不用 放储存室或单独 存放，作好标识 放工作场所边 集中放在工作区 文员ISO文件管理培训 二.根据我们威仕风现行的文件管理提出以下要求 (一)现在公司的程序还处于一个不断完善，不断更新 的阶段，所以各部门更应配合公司来完成。 每个文职都要认真地阅读《文件和资料控制程 序》、《质量记录控制程序》知道公司文件运