会务组织架构解析.ppt

编写人：敬晓峰 一、会务组织基本构架 二、会务总监职责 1、确实掌握人员调度 2、协调安排现场各项事宜，保证流程环环相扣 3、现场重要突发状况及时处理 4、对现场各岗位的检查、督促和指导 5、随时做到监督各岗位执行情况，直接对接各岗位负责人 6、实行责任制，责任到负责人 7、掌握助教心态，及时给予鼓励 8、协助成交负责人做好与成交相关的工作 三、内场总监职责 1、 内场所有事务管理、协调、检查 2、内场易拉宝的摆放，内场清洁及桌椅队形管理 3、内场白板、电脑、投影仪、音乐设备调试检查 4、成交人员的服务、与老师活动的配合、促成客户到成交台成交话术的培训、演练 5、与会务总监及外场总监的沟通协调 6、内场紧急状况处理 7、各岗位的安排、调控及训练 8、及时向会务总监回报内场情况 9、与助理讲师、成交负责人协调，完成成交相关动作，保证结果 舞台组岗位 1、舞台总控 2、灯控、空调 3、投影、PPT及视频 舞台总控岗位职责 1、根据舞台岗位设置进行人员岗位安排及训练 2、为保障舞台流程顺利进行的各类物质准备情况监控 3、人员、物品到位后，模拟流程进行全程演练 4、确保现场舞台流程万无一失 5、突发事件的紧急灵活处理 6、上课前一天一定要把音响及麦克风、电脑音频、视频、投影仪、灯光测试完善，有状况马上报告并及时解决 灯光、空调岗位职责 1、及时与酒店工程部（电工）对接，详细了解整个会议室的灯光、空调等开关设备位置，并演练快速开关灯光（全亮、暗、全黑） 2、追光灯（如需要）及时与舞台总控对接舞台流程，对接主持人和讲师商场时间及出口位置，确认追光是否与主持人对接 3、有彩灯时，需要协调彩灯打上公司标语，并根据舞台整体效果变化灯光强度与色彩 投影、PPT及视频岗位职责 1、及时与舞台总控对接舞台流程 2、将会议需用的背景图、座位图及中场备放的视频拷贝调试到位 3、确认讲师PPT笔记本电脑（讲台用）、控制台电脑并调试到位 4、保证讲师讲课时PPT及主持人在介绍公司时PPT的使用 5、讲师及主持人所有舞台展示用的资料对接，包含PPT及视频资料等，确保讲师商场前至少30分钟所有资料到位，并调试 6、现场各种情况的应急处理 守门组岗位职责 1、对学员胸牌的检查 2、对纪律要求严格的课程，控制人员进出会场 3、学员上下课的召唤和热情迎宾 4、课程结束后胸牌的回收 5、遇有特殊情况及时向内场总监汇报 簇拥组岗位职责 1、讲师上场时指引、拍手簇拥上场 2、讲师上场时氛围的营造 跑麦组岗位职责 1、遇有讲师提问时，要以规范的动作、最快的速度将调试好的麦克风传递给学员 2、档学员使用完后，将麦克风关闭，回到原位 3、内场紧急情况的补位 4、制止学员违反课堂纪律的行为（如打电话、打瞌睡、交谈等） 5、及时为学员提供优质服务 四、外场总监职责 1、外场所有事务管理、协调、检查 2、外场易拉宝美观摆放 3、外场所有工作人员的话术、仪表培训、演练、检查 4、签到数据的制表统计 5、负责外场紧急状况处理 6、与会务总监及内场总监协调 7、学员用餐协助 茶歇组岗位职责 1、时刻保持茶歇台清洁 2、保证茶歇的按时准备 3、保证茶歇量的充足 4、保证茶歇的摆放美观、精致 5、及时更换干净的垃圾篓 五、后勤总监职责 1、负责安排人员将所有物品打包并送达会场 2、负责各个岗位的物品分发及归档 3、负责仓库的整理及协助文件的工作 4、负责物品最后的清点及送回公司 5、结账及各种款项的交接 6、助教的用餐照顾，并做好登记 六、成交组职责 1、讲师或主持人清楚表达成交产品，调动现场成交氛围 2、辅导员充分了解本组客户的成交意向，深入沟通，并带其至成交台 3、安排公司高管和营销高层扮演客户，熟悉公司产品及营销政策，成交前30分钟到达成交台，协助讲师办理谈单，报名手续及刷款 4、刷款组在成交前30分钟内准备好成交单、POS机、计算器、签字笔、订书机、订书针等成交物品，成交时态度要积极、主动、热情，刷卡流程熟练，动作驯熟，顺序为先刷卡，再填成交单，收名牌，客户输密码时应用收遮掩密码区，头转向另一侧 六、成交组职责 5、事先安排客户不熟悉的我方人员坐进会场，再成交环节开始第一时间冲到成交台，行程现场抢购的热烈气氛，对整体的成交起到带动作用； 6、成交区外围配合洽谈和阻击的人员，热情引导客户入座，并配合成交台人员成交，形成夹攻之势，不让客户轻易离开，以利于成交 7、成交开始及整个成交过程中，主持人及成交负责人适时选到优惠政策，塑造方案价值，造成机会难得的紧迫感，并适时公布、恭喜已报名额，渲染气氛 辅导员组职责 1、开场后统一站在自己桌边面向门口鼓掌迎接客户进场 2、充分了解自己小组的客户（姓名、公司、规模、意向），深入沟通 3、观察自己小组的客户课程反应，潜在客户尤为关注 4、现场资料的发放