会务流程管理.ppt

言谈举止，合乎身份 专心会务，听从安排 严守机密，提高意识 热情接待，周到服务 赠 言 谢谢 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 会务流程管理培训 咨询培训部　高 峰 2011-12-22 课程目标 了解和熟悉有效召开会议的流程要点； 学会召集、主持和会议结束的技巧； 学会有效地管理会议进程； 会议期间问题应对处理 会议的呈现形式 会议前的准备工作 会议期间的组织服务 会议结束后的工作 会议服务过程中注意事项 目 录 会议的呈现形式 正式会议（比如：会见、会面等等） 非正式会议（比如：舞会、酒会、聚会等等） 展示会议（比如：竞标、演讲等等） 网络/电话/电视会议 公司内部会议（比如： 例会、项目会、年会等等） 培训会议（比如：座谈会、研讨会、论坛峰会、内部培训会等等） ……… 国际上一般称接见或拜会。凡身份高的人士会见身份低的，或是主人会见客人，这种会见一般称为接见或召见。凡身份低的人士会见身份高的人士，或是客人会见主人，这种会见一般称为拜见。我国一般统称会见。就其内容而言，会见有礼节性的、政治性和事务性的，或兼而有之。 指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见。会谈也可以是洽谈公务，或就具体业务谈判。 定义：座谈会通常以茶话会的方式进行，气氛轻松，也备有茶水点心招待大家。 座谈会形式： 座谈会的人数通常为50人以下，地点通常选择会议室进行，由主持人与受访者以聊天的方式讨论，讨论的内容就要看个案的主题！ 通常座谈会的时间，大约是进行30分钟到两三个小时都有。 确定会议的形式 根据性质决定会议形式 根据会议目的不同决定会议形式 根据与会人员的身份不同采用不同会议形式 会议的呈现形式 会议前的准备工作 会议期间的组织服务 会议结束后的工作 会议服务过程中注意事项 目 录 会议前的准备工作 确认准备事项 会场的布置 人员的分工 会务人员的仪容仪表 集体照的安排 当地会务公司的对接 做好预算，请款 会议条幅、参会人员胸卡、桌签 其 它 5 会议相关资料 师资安排 参训人情况 会议的内容 项目 会议通知、教材印刷、航班表 参会人员需知表、人员联系表 签到表、评估表、发票登记表 4 确定人选及行程、教材备份 专家及领导的接待 3 姓名、性别、职位 报到时间、接送 酒店住宿标准、会议用餐安排 考察需求 2 会议的目标 会议的规模 会议的时间、地点、会议室预定 1 执行人 内容 序号 确认准备事项 会场的布置 桌 签 座次安排 花卉、音乐 会场气氛 便签纸、笔、录像机、数码相机、话筒、投影仪、录音笔、电脑 传递信息 指引牌、白板、白板笔、桌椅、照明工具、空调、安全通道 会议环境 备注 内容 名称 人员的分工 总负责人. 会场主持人 接待负责人 收费负责人 会务人员的仪容仪表 一、仪容规范 1、面带笑容,保持开朗心态,有利于营造和谐,融洽的工作气氛 2、头发梳理整齐,面部保持清洁 3、男员工不留长发,女员工不化浓妆 4、保持唇部润泽,口气清新,以适合近距离交谈. 5、手部干净,指甲修剪整齐,男员工不留长指甲,女员工不涂抹鲜艳指甲油和香水 二、仪表规范 1、接待期间, 保持服装整洁。男员工着装以西装为宜;女员工着装以职业装为主 2、工作证佩戴规范,卡式工作证一般端正佩戴于左胸前 3、女员工不宜佩戴有声响的饰物 会议的呈现形式 会议前的准备工作 会议期间的组织服务 会议结束后的工作 会议服务过程中注意事项 目 录 会议期间的组织服务 接待服务 再次确认相关设备、设施 会议主持 会中服务中的细节 会议中间休息 茶歇服务 会议用餐 接待服务 会场接待人员要在会议开始前1小时到达会场，会议开始前半小时在门口站立迎接学员。并指引学员签到缴费、领取会场资料、房卡等相关手续。 会场收费人员做好登记，仔细核实信息。确认会后的相关细节。（发票、回城的车票、旅游线路等等）并开具有效单据。 再次确认相关设备、设施 会场主要灯光要在会议开始前一小时打开，讲台上方会议灯开启保持灯光明亮。电脑设备是否正常运行，与投影仪连接是否显示，话筒应在会议开始前5分钟打开试音。会前半小时开始播放轻柔、欢快的轻音乐，会议开始前1分钟通知音响师停播。 会议主持的职责 1、控制会议的气氛 2、控制会议时间、推动会议的进程 3、协调发言 4、观察参会者的反应并给予及时的反馈 5、做讨论的总结 6、会议现场的控制 无人回应　 个别参会者不停地大发议论 设备突然失灵 老师发名片 会议主持的规范 主持人形象要素 男主持、女主持 主持人言语信息使用与礼仪 主持人的眼神 主