会议组织安排.docVIP

会议的组织和安排 在一个企业中，会议的组织和安排是必不可少的。以往都是通过打电话联络与会人，会议材料及日程等也要通过邮件的方式来完成，而且将会议结束后的文档与信息组织起来也会比较困难。有了全新的Microsoft Office 2003，会议的组织和安排是否可以非常方便呢？现在，来看看如何使用Outlook 2003来完成这些工作吧。 创建会议请求 通过Outlook 2003中的日历，不但可以安排个人的时间安排，也可以为与会者发送会议请求，邀请与会者参加会议。 （1）运行Outlook应用程序，在“邮件控制面板”中单击【日历】按钮，打开“日历”视图窗口。 （2）在“常用”工具栏中选择“新建”下拉菜单中的“会议要求”命令，打开一个新建的会议要求对话框，如图1所示。在“会议”对话框中填写会议的“主题”、召开的“地点”、以及会议的“开始时间”与“结束时间”等信息，然后在“收件人”文本框中输入邀请的与会人的电子邮件地址。 图1 创建会议请求 （3）单击“会议”对话框中的“计划”选项卡，此时就可以在一个时间线上看到邀请的与会者、甚至包括资源的忙闲状态情况，使你能够更好地掌握会议安排的时间和会议长度。如果在预定会议时很难确定哪个时间段是可以利用的，则可以单击【自动选取下一个】按钮，让Outlook 2003智能地帮助我们选择一个合适的时间来安排会议，如图2所示。 图2 了解人员状态 在WSS