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文秘常识 目 錄 一、引言 二、值班管理 三、工作督办 四、信息传递 五、会议管理 引言 文秘工作的准确原则：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎；切忌丢三落四，粗心大意，马马虎虎，心中无数。 文秘工作的迅速原则：工作的快慢、效率的高低，往往直接影响到全局的工作进展，关系到整个运作的正常运行；工作当中，所有文件都有时限，对于要办的文件愈急，就愈要尽快地把文件或相关资料送到阅办人手中，应体现出工作及时、高效、尽可能缩短办文办事的时限，不拖泥带水，并快速利用电脑实行办公自动化管理。 文秘工作的求实原则：一是一，二是二，实话实说，衷实可靠；不脱离实际、不主观判断、不弄虚作假、不谎报情况，不夹杂个人情感，不捏造事实是非。  文秘工作的保密原则：在工作中要时刻采取措施，保证文件等其他资料的安全性；保证自己知密不泄密，做到守口如瓶、滴水不漏，提高警惕，严守纪律；切忌麻痹大意，掉以轻心；不为个人炫耀，而影响全局运作。 文秘工作的作用：具有辅助领导的作用；领导助手（左手与右手）的作用；领导参谋的作用；沟通上下、协调左右的枢纽作用；协助领导进行信息反馈的耳目作用；部门的“窗口”作用。 值班管理 工作督办 信息传递 会议管理 文秘常识您记住了吗？！！ 3、时效性：信息是客观事物的特征和变化的最新反映 ，必须突出一个“新”字，要把新情况、新问题、新 动向、新经验及时向上级汇报与提供，以保证上级 领导根据新的形势作出正确的决策。 信息作为客观事物的一种反映，是先有事实，后有 信息的。即，信息有一定的滞后性。因此，信息一 旦生成，就须赶快传递，尽量减少信息的滞留时间 。信息的价值在于及时传递给更多的需求者，从而 创造出更多的物质财富，给工作带来方便。愈是及 时的信息愈有价值，过时的信息则价值小甚至无所 价值。 4、系统性：信息源产生信息有两种情况，一种是随着 时间的推移断断续续地发出信息（叫离散信息）， 一种是随着时间的推移而连续发送信息（叫连续信 息）。一般来说，社会政治信息是连续信息，而且 具有系统性。在公司发展阶段，新情况、新问题不 断出现，这就要求我们必须系统地掌握公司的内部 政策与发展趋势，系统地、连续地收集和提供信息 ，以便及时、准确地向上汇报或正面向员工宣导。 5、开发性：从信息作为一种资料看，由于它取之不尽 ，用之不竭，因而可以不断探索与挖掘。利用信息 资源，来配合、协助各部门做好每一项工作。 三、信息的作用 1、为上级领导决策提供信息服务。部门文职人员必须 为上级决策服务，为上级提供及时、准确、快速、 有参考价值的信息。 2、是提高工作效率的指路明灯和保障。进行工作稽查 ，必要依靠信息，这样才能避免重复，少走弯路， 提高效率。 3、提供反馈信息。在上级领导进行指挥、控制、协调 以达到决策目标的过程中，要提供反馈信息。在上 层领导的过程中，反馈信息不仅对实现正确的指挥 、控制、协调是十分重要的，而且对于决策也十分 重要。它是判断、检验决策是否正确的主要尺度， 是不断修正、调整决策，使之符合客观实际的主要 依据。因此，部门文职人员必须积极为上司领导服 务，提供必要的信息反馈。 四、信息工作的作用 1、信息工作是文职人员辅助决策者的一项重要工作。 领导者获取信息一般有三种渠道：一是亲自获取； 二是由文职人员或专门的信息机构、信息人员收集 提供；三是由各职能部门提供。由于领导工作涉及 的范围很广，只能作一些必要的直接调查或某些点 上的情况，不可能用很多时间直接获取信息。而文 职人员可以综合部门，上下级或同级以及其他部门 的信息予以收集汇总，因而掌握得也较全面，并能 快速可靠地反映各方面的动态，并可从中形成自己 的观点与看法呈报上级领导。信息工作是文职人员 辅助领导决策的一项重要工作。 2、信息工作是文职人员的一项重要业务。从文职人员 的工作性质看，它作为部门或单位的枢纽者，其 位置必然成为联系上下左右、沟通四面八方的信息 集合地。从文职人