文秘第六讲.pptVIP

第五讲 秘书的时间管理 如何提高工作效率 如何为上司安排日程 分析时间 在上班的路上精神就开始投入当天的工作 工作日以三十分钟进行分割 分解困难的任务，各个击破 每天留出时间进行回顾 及时更正你的工作日记。 一、如何提高工作效率 （一）警惕时间管理的陷阱 1.没有计划性： 没有时间做计划，有做计划的时间，都已经可以开始工作了 没有必要做计划，工作每天都是很程式化 计划即使做了也会被常常打乱 不喜欢被计划束缚 2.不会拒绝 接受别人的请托比拒绝别人要容易 不敢拒绝别人，害怕别人的报复 想讨好别人，给别人留下好印象 3.拖延，认为时间还早 罗大佑《童年》：总是要等到睡觉前，才发现功课只做了一点点；总是要等到考试以后，才知道该念的书都没有念。 4.文件堆满桌 安全感，让老板知道他很忙 犹豫不决的个性。做到一半做其他事。 个人喜好，喜欢把东西丢得到处都是，不喜欢整理 5.喋喋不休的电话粥 不分优先次序打电话 没有充分准备就打电话 电话谈话离题 6.信息污染 信息超载或信息过剩 信息垃圾 （二）跨越时间管理障碍 1.要事第一 视频:苹果豆子游戏 NTL分类法: N:NOW T:TODAY L:LATER 2.统筹安排 问： 一只锅里可以同时烙两张饼，烙熟饼的一个面需一分钟。问：烙熟三张饼最短需几分钟？ 答案： 一分钟：1号饼2号饼的正面 二分钟：1号饼的反面，3号饼的正面 三分钟：2号饼的反面，3号饼的反面 问：听新闻30分钟；煮饭15分钟；做菜15分钟；洗衣服20分钟 一共需要多长时间？ 答案：35分钟 3.以终为始 在开始做之前，问自己一些问题： 是必须要做的吗 不完成会怎么样 与目标直接相关吗 是我想要的吗 回报和收益高吗 4.学会拒绝 1.耐心倾听 2.如果无法当场决定，告诉他你还要考虑一下 3.表现得和颜悦色 4.态度要坚定 5.指出拒绝的理由 6.如果可能，给出建议 7.不要透过第三者来拒绝 5.时间管理矩阵图 时间管理矩阵图 二、如何给老板安排日程 （一）制定日程表的前提 1、了解上司的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况。 2、优化工作方法，细心观察上司的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节奏。 3、了解公司业务发展情况，特别是上司负责的业务进展情况，留意上司近期的工作重点。 4、定期与上司沟通，将下一阶段有可能出现工作和其处理原则做好预案，在时间上留有余地。 （二)日程管理的原则 一、兼顾效率与健康 二、请上司事先确认 三、日程表适当保密 (三）制定日程表的方法 年度日程表 年度日程表一般是在前一年年底前制定。这个表不要做得太细，只要把年度内一些固定的重大活动，如董事会、全国经销商大会等重要活动记在这个表内就行。 月内日程表 月内日程表，主要是根据年度预定日程表进行安排，上面注明上司出差、开会等重大事项；每个月连续制定；一般当月的日程表在上一个月的月底之前完成。 本周日程表 将上司一周之内的主要活动，如开会、外出拜访客户、听取汇报等记在这个表内，这是上司一周之内具体工作安排的基本依据；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送给上司审阅，请上司确认。 当天日程表 这份表是根据每周工作日程表制定出来的。把当天工作的一些注意事项记在上面，交给上司，提醒他不要忘了约会等一些重要工作；这张表必须在头一天就让上司确认；当天早晨上班后，复印一份让上司再次确认；对于经常外出的上司，还要复印一份让上司自己带在身上，把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。考虑到下班后还可能有些应酬，应将时间范围标定到晚上8点钟左右。 （四）制定日程表的注意事项 1.时间上留有余地 秘书在安排日程表时，最好在每项工作原订的时间之后，再加半个小时的机动时间。 2.注意保密 上司的私人预约要记录在秘书个人的笔记本上，不要写进分发给其它部门的日程表内。 3.当日程表需要更改时 秘书要及时修改自己手中的日程表。修改好自己手中的日程表之后，给上司审核一下，如果他同意，也就将他那份日程表更改过来，这样，就可以迅速通知有关部门作相应的调整。 4.提醒上司按照日程表执行： 如果上司听取某部门的汇报时间延长，影响后面的工作安排，秘书就要用便笺等方式告诉上司，听取上司的指示。 5.当上司要求你更改日程时 如果与客户预约的时间发生冲突时，你不能因是上司亲自决定的就随意改变原来的预定。如果出现这种情况，你应将这种告知上司，请上司最后定妥。 6.不宜安排上司约见的时间： 上司快要下班的时候。 上司出差刚回来。 节假日过后上司刚刚