酒店管理餐饮 餐饮宴会——宴会的基本概念2015(叶予舜).pdfVIP

酒店管理餐饮 餐饮宴会——宴会的基本概念 宴会的基本概念： 何谓宴会？简而言之，宴会指以餐饮为中心的聚会，其特色为通过一件特殊 的事件使许多人共聚一堂，采用同一款菜单或自助餐形式，进行聚会活动。 宴会厅所能举办的会议形式： 目前使用宴会厅所举办的会议并非仅限于餐会，如下所述的 10 类活动都是 宴会厅的服务对象，由此可知宴会形式的多样性。 1. 订喜宴、婚宴； 2. 满月宴、寿宴； 3. 团拜会、迎春宴、尾牙宴（限于每年 12 月—2 月新年前后）； 4. 同学聚会、谢师宴、毕业餐宴、庆功宴； 5. 新闻发布会； 6. 座谈会、培训会、新产品发布会、产品展示会； 7. 鸡尾酒会、自助餐； 8. 其他。 宴会的经营形式： 因为宴会形式不一，有些宴会需要豪华的装饰与布置，例如：婚宴、庆功宴、 发表会、各类展示会等。有些只需要一般桌椅陈设及视听器材即可，如：说明会、 培训会等。因此，一般宴会厅的基本装饰通常较为简单，若遇特殊需求，例如婚 1 叶予舜 二〇一五年四月二十四日星期五 礼、寿宴等场合则需根据顾客需要，增设舞台、红地毯、花卉、气球、灯光、音 响设备、背景等，以便营造出宴会的华丽气氛。 宴会预订人员的基本职责： 对内负责与相关部门的沟通协调，对外代表酒店接洽会议、宴会及相关业务， 并负责与老客户保持良好关系的同时拓展、开发新客户，并通过业务活动和了解 市场信息，协助上级制定策略一求达到酒店年度计划和预算收入目标。 宴会、会议的洽谈： 举办宴会，顾客所采取的第一个步骤便是向中意的酒店咨询相关的信息，采 取的方式大约可分为 3 种——来电、来传真、亲自前来洽谈。一般客人的问题不 外乎场地是否有空、宴会、会议的费用、宴会厅规模、宴会厅能提供的相关仪器 设备、菜单的内容、最低消费额、现场平面图、订金以及宴会活动相关厂商资料 的获得等。面对诸如此类的疑问，销售人员中须一一为顾客说明，努力掌握每一 个可能的生意机会。 首先，一旦获悉顾客有举办宴会的意愿，销售人员最好能邀请顾客亲自到宴 会厅现场看场地。毕竟光通过电话进行解说，无实物可供 参照，往往无法让顾 客真正了解宴会场的实际情况，反而使其对场地的认识模糊不清，不论销售人员 如何详尽介绍场地的完善，客人也很难体会。因此尽量邀请客人 亲临宴会厅面 对面解说，由销售人员就现场设备清楚地为其解答问题，不但可以增加说服力， 让顾客不愿前往，销售人员要考虑登门拜访。一般来说，宴会生意大概 只有 75% 是自己找上门来的，其他 25%必须依靠销售人员进行促销活动，主动争取客源。 2 叶予舜 二〇一五年四月二十四日星期五 在洽谈的过程中，负责接洽的销售人员必须备妥足够的资料供顾客参考，例 场地的平面图、各式菜单的价格表、客人的容量表、租金一览表、器材租金表。 接受咨询时，首先要让客户了解场地大小和形状，即使顾客已亲临 现场，销售 人员仍需准备场地平面图，为其解说。由于不同桌数与不同形态的宴会所适合的 场地类型不尽相同，所以宴会厅要设多种平面摆设图，满足顾客需求。 宴会、会议的预订及确认： 假使顾客有意预约宴会，销售人员需询问清楚宴会的日期、时间、宴会名称、 性质及联络人员姓名、电话、并书面记录下来。另外，菜单内容、饮料种类、与 宴会人 数、宴会预算、摆设方式、顾客的付款方面也应如实记录。当然，在预 约步骤中，销售人员要提供报价单给顾客，因为大多数顾客在签订合约后可能还 会与其他饭店 进行比价。无论如何，销售人员应详细记录每次跟顾客洽谈的结 果，除存档备查外，也需正确无误地将资料转达给其他相关人员。只有如此，方 能确保宴会的成功。 为方便记录起见，预订宴会所需的资料都已经包括在宴会洽谈表中。有了宴 会洽谈表，销售人员与客人洽谈时便可以马上将所有资料填妥，并将客人的要求 选出， 等到将宴会通知单发给各部门时 ，所有宴会需求都一目了然。如果顾客 只是暂订宴席，酒店则必须对其保持追踪，直到客人下订单为止。若顾客取消订 席，也要询问 取消宴会的原因，并予以记录，作为日后改进的参考。 通常，除熟客不收预订金外，其他所有宴会及会议确认时，都必须先交 30% 的订金，付完订金 才表示该宴会场地确实被订下。否则一个宴会如