办公室实务 教学课件作者 张丽荣 主编 公务旅行管理.pptVIP

公务旅行管理 一、国内出差管理 二、涉外出差管理 三、随从事务 吕小波是宁波一家乳制品企业的办公室主任，因为一段时间以来该公司乳制品上海地区销售出现不良波动，公司老总要在7月10到上海实地考察一下情况，吕主任该怎样为老总准备旅行事务呢？ 一、国内出差管理 （一）出差前的准备 1、拟定公务旅行计划和制作旅程表： 拟定公务旅行计划 在拟定公务旅行计划前，首先要对公司差旅费用、交通、食宿等级标准范围的有关规定及程序等清楚明了。一份公务旅行计划至少应包括以下内容： (1)出差的时间、启程及返回日期，接站安排。 (2)出差的路线、终点及途径地点和住宿安排。 (3)会晤计划(人员、地点、日期和时间)。 (4)交通工具的选择，飞机、火车、大巴或轿车。飞机要列明客舱种类及停留地的交通安排。 (5)需要携带的文件、合同、样品及其他资料。如谈判合同、协议书、科技或产品资料、演讲稿和与会国的指南等。 (6)上司或接待人的特别要求。 (7)上司旅行区域的天气状况。 (8)行程安排，约会、会议计划，会晤人员的名单及背景，会晤主题。 (9)差旅费用、现金、兑换外币、办理旅行支票。 (10)上司的住宅电话号码。 制作旅程表 旅程表的内容一般比旅行计划更详尽，秘书要将每日的日程表打印在纸上，并按时间顺序进行编号，供上司使用。一份周密的旅程表主要包括6项内容： (1)日期。 (2)时间。出发及返回的时间，包括各个目的地的抵离时间和中转时间；开展各项活动的时间；就餐、休息的时间等。 (3)地点。上司本次出差的目的地(包括中转地点)；旅行过程中开展各项活动的地点；食宿地点等。 (4)交通工具。出发、返回时使用的交通工具； 停留地的交通安排等。 (5)具体事项。商务活动内容，如访问、洽谈、会议、宴请娱乐活动等；私人事务活动。 (6)备注 记载提醒上司注意的事项，如在当地需要注意的一些风俗习惯和礼仪等。 旅程表除行动计划外，还应将必要的信息写入：旅馆名、所在地、电话号码；当地的联系人姓名、地址、电话号码；会晤者名、企业名、所在地、电话号码；海外出差时当地的中国大使馆所在地，电话号码等。旅程表应一式三份(或几份)，一份存档，一份给上司及其家属，秘书存留一份。 张明经理旅程表 2、预订票务 １．旅行前交通工具安排——时间、费用、安全度、舒适度。 可以采用电话、书信传真或上网方式预定。 2．预定票务需考虑的因素 (1)旅行目的地。包括出发地点和到达地点。 (2)合适的启程时间。如上午、下午、傍晚或者夜间。 (3)合适的中途停留地、到达与出发时间。 (4)领导喜欢的交通工具的详细信息（飞机、火车或者汽车）。如预订机票，包括到达地点、时间、航班、座位等信息。 (5)希望的座位等级。 (6)是否需要往返交通服务。 (7)在旅行地希望住什么等级的旅馆和房间。 (8)是否有特殊旅行或目的地要求，如远程通信设施。 3．取消预订 如果领导改变出行计划，秘书人员要把未用过的票退回去并请求退款。 取票 秘书人员在拿到所订票后，要仔细核对预订时所提出的要求，看是否有出入，着重核对以下信息。 1．航班号或者火车车次是否正确。 2．出发时间是否符合预订要求。 3．飞机(火车)是否在预订的地点起程。 4．到达的城市是否无误。 5．机票(车票)是否与预订相符。 6．机票(车票)是否完整无缺。 注意事项 1．要查用最新的时刻表。 2．要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。 3．最好选择直达。 4．应在领导旅行日程上注明其他交通工具的具体时间，这样领导就能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。 5．要会通过多种渠道订票。 3、安排旅行住宿 选择住宿地点 交通方便。 费用经济。 食宿配套。 环境安静清洁。 住宿安全要注意。 预订客房的方式——旅行社预订、网络预订、电话预订。 预订需提供的信息——住宿者姓名、抵达时间与退房时间、房间类型及特殊要求。订房后应加以确认。 4、资料、物品及差旅费的准备 准备文件资料和物品 秘书必须为上司准备好相应的文件资料与有关物品，可将文件及物品按公用与私用分别列出清单，请上司过目，以免遗漏。 差旅用品一览表 （二）出差期间工作 1、随时记录重要事情及处理结果。 2、按照上司出差前的授权和指示工作 3、利用上司出差时的“暂时空隙”，处理平时无暇顾及的事宜和文件。 4、紧急或特殊情况，请在家领导解决或请求上司指示。 （三）出差回来后的工作 1、接站，及时