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办公用品管理作业指导书 编 制：李 巍 审 核：曹德印 批 准：王 海 生效日期：2009.8.1 修 改 记 录 序号 修改日期 修改条款内容 修改人 审批人 生效日期 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 第一条 目的 同程序文件 适用范围 同程序文件 定义 同程序文件 第四条 活动/权限矩阵表 活动/权限 部门/岗位 起草 管理执行 监督 草拟 拟 定 制 定 经 办 协 办 审 核 批 准 知 会 指导 中 止 追 究 董事长 ★ 总经理 ★ ★ ★ 财务部经理 ★ 采购副总经理 ★ 总经理助理 ★ ★ 行政管理部经理 ★ ★ 行政秘书 ★ ★ ★ 部门经理 ★ ★ 各部门 经办人 ★ ★ 第五条 活动职责表 部门/岗位 职责描述 工作内容 时间 成果文件 董事长 1．审批办公用品费用分摊情况 1个工作日 批示 总经理 1.对办公用品汇总情况审核 1个工作日 批示 2．对月度办公用品费用分摊情况做出批示 1个工作日 批示 3．知会办公用品费用分析结果 1个工作日 财务部经理 1．按照董事长批准的办公用品费用分摊情况进行帐务处理 2个工作日 帐务 采购副总经理 1．调用采购流程实施采购 1个工作日 总经理助理 1．审批办公用品采购明细 1个工作日 批示 2．审核办公用品费用分摊情况 1个工作日 批示 3．审批办公用品费用分析报告 1个工作日 行政管理部经理 1．审核办公用品采购明细 1个工作日 2．审核办公用品费用分摊情况 1个工作日 3．审核办公用品费用分析报告 1个工作日 行政秘书 1．判断部门经理批准后的办公用品申请是否在预算内 1个工作日 2．汇总各部门办公用品申请明细 1个工作日 明细表 3．按明细接收、登记办公用品 1个工作日 登记表 4．通知相应部门领用 即时 5．汇总需求报采购部重新采购或更换 1个工作日 6．依据领用情况逐笔费用登记并分摊到各部门 即时 费用登记表 7．按月汇总上报费用分摊情况 2个工作日 8．依据财务部处理后的帐务情况进行对帐并按月形成分析报告 2个工作日 9．将行政总监批准的数据发至相关部门 1个工作日 10．资料归档 1个工作日 归档记录 部门经理 1．根据批准后的预算布置工作 1个工作日 2．审核办公用品申请 1个工作日 3．知会费用分摊情况 即时 各部门 经办人 1．按要求提交办公用品申请 1个工作日 申请 2．重新核对年初预算 1个工作日 3．判断办公用品申请是否为预算处采购 1个工作日 4．调用预算外申请流程进行申请 1个工作日 申请 5．判断办公用品是否按申请要求采购 即时 6．签字领用办公用品 即时 第六条 活动风险控制表 序号 责任岗位 风险要点 责任追究 监督岗位 1 行政秘书 办公用品发放不及时、品名规格有误 口头警告 行政管理部经理 2 行政秘书 费用登记、分摊有偏差 通报批评 行政管理部经理 3 采购副总经理 办公用品采购不符合标准要求 按损失金额进行经济处罚 总经理 4 财务部经理 帐务处理有偏差 通报批评 财务总监 5 行政秘书 对帐及分析报告不准确 口头警告 行政管理部经理 第七条 作业流程图 支持性文件 8.1 办公用品申领单 文件编号 DUS/WI-XZ003-2010 版本编号 A/0 类 别 作业指导书 页码 2/8 生效日期 20010.1.31 文件编号 DUS/WI-XZ004-2010 版本编号 A/0 类 别 作业指导书 页码 7/8 生效日期 20010.1.31