精通Office商务应用PowerPoint课件 教学课件 作者 第02章 Word 2003高级进阶.pptVIP

第02章 Word 2003高级进阶 使用模板 模板是一种带有特定格式的扩展名为.dot的文档，它包括特定的字体格式、段落样式、页面设置、快捷键方案、宏等格式。在Word 2003中，任何文档都是以模板为基础的，模板决定了文档的基本结构和文档设置。在编辑多篇格式相同的文档时，使用模板可以快速统一文档风格。 了解模板 创建与编辑模板 应用模板 使用索引和目录 在索引项是标记索引中特定文字的域代码，将文字标记为索引项时，Word将插入一个具有隐藏文字格式的 XE(索引项)域。索引中包括的单词列表，在Word中使用索引文件可快速地标记索引项。目录是文档中标题的列表，可以通过目录来浏览文档的主题。如果为 Web 创建了一篇文档，可将目录置于Web框架中，从而方便地浏览全文。 编制索引 编制目录 使用页眉和页脚 页眉是显示在每一个打印页顶部的文本，页脚是显示在每一个打印页底部的文本。可以在页眉和页脚中插入文本或图形，例如页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者名等，这些信息通常打印在文档页面的顶部或底部。 添加页眉或页脚 插入页码 使用审阅和批注 文档编辑完之后，经常需要其他人审阅，如工作人员做完文稿后，需要经过上级领导的审阅。为了避免审阅者对文档做出永久性(是指无法跟踪也无法恢复)的修改，凡是审阅者对文档改动过的地方，都应设一个标记。这样用户就可以知道哪些地方进行了改动，然后再决定这些改动是可接受的还是不能接受的。批注与审阅不同，批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明，或者是阐述批注者的观点。批注并不影响文档的格式化，也不会随着文档一同打印。 使用审阅 在文档中插入批注 使用修订标记 修订标记能够使对应的原作者清楚地看出审阅者在哪些地方做了修改，如果几个人审阅了同一篇文档，则Word就可以用不同的颜色表示每一个审阅者所做的修改。原作者可以通过文档中所显示的修订标记，来对其中的修改进行审查，以确定所作的修改是否正确。 添加修订标记 拒绝和接受修订 使用文档大纲 在Word 2003中，大纲是一个非常重要的概念。对于经常使用Word办公的用户来说，往往是先列出提纲，建立基本组织框架，然后再进行内容编写。Word 2003中的“大纲视图”就是专门用于制作提纲的。用户可以在“普通”模式与“大纲视图”模式之间方便地进行切换，及时地对当前正在编写的内容进行结构上的调整。 创建文档大纲 选择大纲内容 升级和降级操作 扩展和折叠大纲标题 设置文档页面 在Word 2003中，通过“页面设置”命令可以对输出到的打印机以及打印机中的打印纸、文档的边距等内容进行设置。用户可以通过选择“文件”|“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框。在该对话框中包含“页边距”、“纸张”、“版式”、“文档网格”4个选项卡。通过这些选项卡可精确设置版面、装订线位置、页眉、页脚等内容。 设置纸张大小 设置页边距及纸张方向 设置文本的排列方式 打印文件 文件打印是日常办公中一项重要的内容，当用户把文档的外观、页边距和页眉页脚等所有设置都调整到最佳状态时，就可以打印了。通常选择“文件”|“打印”命令或者使用“常用”工具栏中的“打印”按钮来开始打印工作，选择这两种打印方式的不同之处在于：选择“文件”|“打印”命令会打开一个“打印”对话框，通过单击“常用”工具栏上的“打印”按钮则不会打开这个对话框，而是直接将文档按系统默认的设置输送到打印机中进行打印。 预览打印文档 “打印”对话框 使用延迟打印 文档的编排操作有许多技巧，熟练地使用这些技巧可以提高编排效率，编排出高质量的文档。Word 2003还提供了一些高级功能来优化文档的格式编排，如用户可以使用模板、索引和目录、页眉和页脚、文档大纲等功能来创建具有专业水准、设计精美的文档。另外在编辑完文档后，用户还可以对文档进行审阅，审阅时可以对所做的修改进行标记，或在需要的位置插入批注来表达意见。另外用户还可以将文档进行打印输出。