煤炭企业地质档案管理工作.docVIP

浅谈煤炭企业地质档案管理工作 【摘 要】 本文分析了煤炭企业地质档案管理工作的现状，探讨加强煤炭企业地勘单位档案管理工作的对策：明确责任，加强教育；编制方案，收集数据，完善规则；加强《档案法》培训，依法制档；搞好档案室的设施和环境建设。并对地质档案现代化管理提出建议。 【关键词】 煤炭企业；地质档案；管理水平 煤炭企业地质档案的原本案卷质量直接反映单位档案管理水平，关系到档案开发利用工作开展的好坏。为了切实提高档案管理水平和案卷质量，首先必须提高管理人员的意识，加强地勘单位档案管理工作，提高地勘人员质量意识和建立地质档案数据管理体系，推动档案管理工作的规范化、信息化、标准化。提高卷内的质量，强化地质原本档案管理超前控制措施，使原本地质资料的形成、积累、归档全方位、全过程得到控制。地质原本资料档案的收集、整理、编目、统计、保管和利用是档案工作的六个环节，质量要全部符合有关部门颁布的地质工作有关规定和条例。达到完整、准确、系统、规格、清晰、载质、整饰七个方面的地质档案管理要求，存放有序，使用方便，调档快速。 一、存在的问题 1、随着科学技术迅速发展，原有的管理办法已经远远不能满足当今档案管理的工作的需要。为了适应现代化管理方法，为此必须改进完善过去的一些老制度和老标准；地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分的。 2、主管部门开展的业务培训和提供学习交流的机会较少，为此在一定的管理技能上影响了地质档案资料管理水平提高。 3、多数单位往往较重视产业方面的发展，而忽视了档案管理投资和发展，对地质档案室投入少，设备配备不到位，致使档案资料管理硬件跟不上现代信息技术和数字化的步伐。 4、各地质单位资料室没有建立便于检索、查询和借阅记录结合在一起的数据库；每份地质资料都真实反映了整个地质勘查技术活动过程，如果在野外地质作业时原始记录不规范、字迹模糊、图件纸张质地差，归档时已破损不堪只好重新绘编，失去档案的原始价值，有些项目负责人不重视资料归档，项目结束后，资料长期散放在办公室，造成资料损坏或丢失，大大降低了档案质量、提高了档案管理难度。 5、目前地质档案资料，普遍存在着精芜混杂，结构不合理的问题。尽管收集整理出很多技术资料，还有一些价值利用高的老地质资料都流入了个人手里。这一系列问题严重影响了技术档案功能的发挥。 二、加强地质档案管理的几项措施 1、明确责任，加强教育 要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。另外，还要与外购、有关单位进行交换、复制索取以及标准化的网络收集等。形成完整有效的地质资料档案。 地质档案工作是专业性较强的科技管理工作，不经过档案专业培训，很难胜任此项工作。随着社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。为此，加强地质档案管理人员的继续教育是目前一项刻不容缓的工作，是档案管理工作基础建设之一，是发展档案事业的长远大计。 2、编制方案，收集数据，完善规则 制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，应根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则如：范围、规范性引用档、术语与定义、归档范围与分类、编号与编目、立卷归档要求等，还包括地质项目的设计档案、设施工档案和竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则，细则应主要明确本单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收及档等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基础档案归档工作管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰，同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的