秘书理论与实务 教学课件 作者 王励 秘书理论与实务课件3.pptVIP

第三章 秘书的职能范畴 学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，了解秘书具备的职能，认识秘书活动的任务、职责、作用，明确秘书人员的工作方向、活动范围和办事标准。 技能目标： 通过训练，掌握秘书人员在辅助政务和处理事务时应遵循的原则、方法和技巧。 案例导入 光华公司主要生产光缆电缆。其生产设备及配件，是由美藉华人郝女士以实物作价投资入股的，报价为425万美元。市商检局经认真检查、询价，发现66台设备中，主要设备无品牌，无出厂日期，其技术水平较低，所报价格与国外同类产品的市场价差距很大。最后，市商检局评定这批设备为167万美元，郝女士对此亦无异议。合资双方重新签订了协议，为中方挽回损失258万美元。事后，了解内情的人认为，这功劳有公司办公室朱主任一份。 原来，公司大部分人认为，我方向市商检局申报价值鉴定，会被对方认为对其不信任，影响以后合作关系；同时认为，价值鉴定要付一笔鉴定费，不划算。为了说服大家，朱主任找出了市政府转发的《关于加强外商作价投资和进口设备鉴定工作的报告》，千方百计说服光华电缆股份有限公司的主要领导人：这样做，完全是按国际惯例办事，是维护双方的合作权益，不存在信任与否的问题，外商是会理解的。朱主任还列举本市某大型企业的实例：该企业第一次从日本购进一批设备，经市商检局专家鉴定，价值减少90%，引起了公司重视，并掌握了主动权；第二次对方报价降低了30%, 大大减少设备支出，为公司挽回了巨大损失，也为公司的发展作出了贡献。光华电缆股份有限总经理最后采纳了朱主任的建议，这才有上述结果。 案例简析 此案例中，朱主任履行了秘书的职能，起到了参谋助手的作用。他为决策提供了依据，并提出了可行性建议。充分表现了秘书在辅助决策中所体现的特殊作用。在领导决策过程中，秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上，一切从“谋”的地位出发，只“谋”不“断”，充当领导者得力的参谋和助手。 第一节 辅助决策 一、秘书辅助决策的含义 秘书辅助决策，就是秘书人员或秘书机构在领导者制定决策以及决策实施过程中所采取的各项辅助行为。 二、决策中秘书的辅助活动 （一）决策准备阶段的秘书辅助 1．协助选择决策课题 2．协助搜集决策依据 3．协助论证决策课题 4．协助拟定备选方案 （二）决策形成阶段的秘书辅助 1．协助征询群众意见 2．协助论证备选方案 （三）决策实施阶段的秘书辅助 1．对谋求认同的辅助 2．对纠正偏差的辅助 3．对适应环境变化的辅助 4．对行为失范的辅助 第二节 督促检查 一、秘书督查工作的性质 督促检查是管理工作中的一项重要内容，也是现代秘书工作的一项重要内容。所谓督查，就是按领导指示或者在领导的授权、授意之下，对布置的工作和所应办理的事项进行检查、催办或督办。 秘书的督查工作同其他督查工作相比，它既不同于一般职能机构的业务督查，也不同于监督部门的专门督查，更不同于领导者的领导督查。准确地说，秘书的督查，就是领导者授权或授意下的一种辅助督查。因此，忽视秘书督查工作的辅助性，甚至以“钦差大臣”自居，是与秘书活动的性质相悖的，在实际工作中也是有害的。 二、秘书督查的范围和方法 （一）秘书督查的范围 随着社会形势的发展变化，工作职能的转变，督查工作的内容和范围愈来愈广泛。从近些年来秘书部门经常接触到的任务来看，秘书协助督查主要有以下几个方面：党和国家路线、方针、政策的执行情况；上级机关和本级机关重大决策的实施情况；上级机关和本级机关重要部署的落实情况；上级领导同志和本级领导者批示、交办事项的办理情况；上级和本级人大、政协、职代会重要提案议案的办理情况；新闻单位重要批评、建议的办理情况；群众反映和要求解决的重大问题的办理情况；领导临时交办事项的办理情况；秘书部门在日常工作中发现的，经领导批准需要督查的事项。 （二）秘书督查的方法 1．规模督查法 所谓规模督查，就是根据某项重大决策的要求，由领导者统帅和督查机构牵头，并集中较多人员对下级组织进行普遍督查的方法。采用规模督查，必须具备以下条件：督查内容为重大决策，具有全局性和长远性；督查主体为领导者，具有较高权威性；督查计划明确、具体、可行，具有可操作性。由于规模督查涉及的范围广，难度大，其使用的频率不宜过高，而且要防止形式主义。 2．典型督查法 所谓典型督查，就是督查机构根据自己的判断，有意识地选择若干个有代表性地单位进行督查的方法。运用典型督查法，必须根据督查要求选择典型单位，即选择那些能代表全面情况的单位。其中，既可以选择先进的典型，又可以选择后进的典型，也可以选择中间状态的典型。 3．专项督查法 所谓专项督查，就是