秘书理论与实务 教学课件 作者 王励 秘书理论与实务课件4.pptVIP

第四章 办公室事务与管理 学习目标： 知识目标： 通过本章的学习，能了解办公环境的维护与管理，电话、印信、值班和办公用品与设备等日常事务管理，以及办公效率与时间管理等有关知识点。 技能目标： 通过训练，能掌握接打电话，编制值班表，填写值班记录，编写各类日程表，填写工作日志，制作约会卡等技能。 案例导入 长春金成集团有限责任公司是生产“金成”牌防盗门的专业集团公司。今天是秘书小李值班。上午9点，接到南京路专卖店营业员的电话，说一位家住静安区的顾客所需要的N12型防盗门缺货。小李翻看仓库记录，仓库也没有存货，此时只有从淮海分店调货。因此，小李又打电话与淮海分店店长联系，得知有此型号的防盗门，他赶紧跟淮海分店店长发出请求，请求调货给南京店，再让营业员小张请顾客留下地址、电话和押金，并开出收货凭证，让顾客回家等候，一小时后为其上门服务。 案例简析 从秘书小李的事例中，我们可以清楚地看到，秘书的办公室事务管理工作做得是否到位，是关系到整个单位的工作效率能否得以提高的关键。 第一节 办公环境维护与管理 办公环境有广义和狭义之分。广义是指一定组织机构的所有成员所处的大环境；狭义是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。人文环境包括文化、教育、人际关系等因素。自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。 保持和创造科学、良好的工作环境，重视办公室的布置，优化办公环境，是秘书人员的职责。一个和谐、美观、整洁、舒适和安静的工作场所，必然有助于办公室日常工作的完成，也有利于秘书人员的健康与成长。 一、办公环境的优化 （一）合理布局 1．按工作需要和工作职能布局 1）领导的办公区域要位于其它工作区域的后方，以便于控制和监督。同时，还需要保留适当的访客空间，而且还要和秘书保持最紧密的联系，以便于工作上交流和沟通。 2）与公众接触频繁的部门应设置于入口处，或者通向走廊，以减少穿过公开工作区的次数。 3）业务处理者要安置在中央，位置次序面对同一方向，直线式组合，便于交接文件和沟通联系。 4）会计部门要位于离行政区较远的地方，有利于工作的保密与高度集中。 2．合理选择办公室的间隔方式 1）开放式办公室：是指在大的工作间中存在众多的单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。 有的开放式办公室完全敞开，没有任何隔板，直接见到所有员工的座位，称为全开放式办公室；有的工作位置可用高低不等的隔板分开，以吸收噪音和区分不同的工作部门，称为半开放式办公室。 开放式办公室的优点是可节省空间，工作位置可灵活变动，便于沟通交流，易受监督，可共享办公设备；缺点是难以保密，易受干扰，难于找到属于自己的私人空间。 2）封闭式办公室：是指将按照工作任务的不同，按照部门分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室，每个房间给一个或几个员工使用，每个房间单独布置自己的办公设备。 封闭式办公室的优点是可安全保密，能保证注意力集中，能有效地保护个人的隐私；缺点是费用高，不便于监督，难于交流和沟通。 我们在实际工作中往往采用开放式和封闭式相结合的方式，来灵活地规划办公布局，以克服两类间隔方式的缺点。 （二）优化设备 1．光源 办公时，合适的光线非常重要。亮度不足容易引起眼睛疲劳、头疼、困乏，而亮度过强也会刺激和伤害眼睛。一般来说，在写字时，光源应来自左方；而打字时，光源最好来自两方。 2．办公桌 理想的办公桌应是多平面转角电脑办公桌，一般右下方是抽屉组合，左上方转角放置电脑，以适合使用电脑和读写等多种要求。 3．办公椅 没有轮子的座椅移动起来很不方便，而没有靠背的座椅坐上一整天会让人腰酸背痛。因此，有条件的可采用自动升降办公椅，以适应工作人员的身体高度，方便工作。 4．隔音玻璃 办公室使用隔音玻璃可将外界嘈杂的声音隔绝开来，避免员工被外界发生的事情扰乱身心。 5．隔音板 办公桌与办公桌之间采用隔音板隔开，既可减少噪音干扰，又有利于保障私人空间的独立。 6．百叶窗 办公室最好采用百叶窗，并将其调整成同一个角度。 7．档案柜 可考虑使用同一规格的档案柜，以增加美观，还可考虑将档案柜背对背放置，或者将其放置在墙角。 8．屏风 采用屏风当墙，因其易于架设，且能随时根据需要重新布局，所以比固定隔墙的办公室进行重新布局的成本可下降很多。 9．空调 调节空调的温度，使其保持在22—26℃之间的恒温状态，而湿度则保持在40—60%之间，并利用空调的抽风功能，不