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制度文件分类及管理 讲师：冯红英 （7月27日） 一、培训目的 本次培训主要是针对在近段的检查中所发现的问题，以及平时执行过程中所存在的问题，和大家进行沟通、交流，让大家明确文件管理的重要性，掌握文件的管理方法，帮助大家在今后能正确、科学地管理文件。同时，顺便帮助大家掌握制度、通知的规范编写，包括格式、版式、会签及其他注意事项。 二、培训主要内容： （一）明确通知、制度的规范格式。20分钟） （二）文件会签：（5分钟） （三）文件归档、管理（TYGZ-44G3.4.2条款） （四）文件学习（10分钟） （五）大家讨论、疑难解答。（20分钟） （一）明确通知、制度的规范格式。 1、共同学习《规章制度、通知/通告等文件管理制度TYGZ-44G》、 ZJB通[2006]002号《关于规范通知/通告格式的通知》。 2、指出几点应注意事项： 1）应使用规范的公司、事业部、部门名称，不得随意简称或其他叫法。 2）落款应使用规范、规定的内容，公司通用、协调规章，事业部通用规章，部门规章的落款均有固定、规范的内容，不得随意落款。 3）公司通用、协调规章，事业部通用规章，部 门规章如何分类？ ①公司通用制度：指在全公司通用、各部门需共同遵守、执行的制度。 ②公司协调制度：指跨事业线或职能部门跨部门联合执行的制度，没有涉及到全公司所有部门。 ③事业部通用制度：指该事业部各部门或相关部门需共同遵守、执行或联合执行的制度，不涉及到其他事业部、职能部门。 ④部门制度：该部门为主要管理部门，要求相关部门或岗位服从、配合、执行。 （二）文件会签：（5分钟） 1、按TYGZ-44G3.3.1条款规定执行。强调企业管理主管的预审核，保证报张总或终审人的制度的质量。在填写会签表时就应该在张总或终审人前先填企业管理主管。 2、注意文件的审批权限，不要弄错终审人。在报终审人前，应该报批的相关总经理室领导也不能漏掉。如厨衣事业部的制度，属于生产、技术类的，在报谭总审批前，还应先报肖总审核；属于经营类的，还应先报刘总审核。 3、文件经终审人批准后，还须经过企业管理主管进行最后审核，对格式仍然不符合要求的将退回起草部门修改。对单个制度因格式不符合要求而被退回2次以上的，将按规处罚。同时，若因此而影响了制度的下发执行，也由起草部门承担责任。 （三）文件归档、管理（TYGZ-44G3.4.2条款） 1.文件分类、标识（5分钟） 1）文件可根据性质、内容分为以下几大类： （1）公司通用制度类； （2）公司协调制度类； （3）事业部通用制度类； （4）各部门制度类。鉴于各部门制度均较多， 建议分开存放。 2）各存放制度的文件夹均应标识清晰、正确，便于查找。 2.文件目录（5分钟） 1）各存放制度的文件夹第一页（或前几页）均应为本文件夹所存放制度的目录，目录格式原则上统一按照所附表。 2）目录要求在电脑上备份，及时将所增加、调整的内容补充。文件夹目录可用笔补充，并于每季度、每半年、每年底再行整理、打印规范、统一。 3）目录必须与所存放文件之存放顺序相一致。 3.其他注意事项（10分钟） 1）所保存文件（包括OA上）必须是最新、有效版本，包括所使用的附件、表格等； 2）所保存的各类制度必须齐全、完整。 3）所下发制度必须及时登录、更新、删除。登录注意事项（ZJB通[2006]008号《关于加强公司OA合强系统中制度的管理工作的通知》 4）失效的废旧文件必须及时交回总经办文员。 （四）文件学习（10分钟） 1、TYGZ-44G 3.5条款、司总经室[2006]006号《关于加强公司规章制度学习的通知》规定。 2、从几次检查的情况来看，除后勤部、人力资源部在学习记录方面做得较好之外，其他部门均存在记录不全或不规范的现象。要求大家不论采取何种学习方式，都应留写可以证明已经组织学习的书面记录。 谢 谢！ * （五）大家讨论、疑难解答。 （20分钟） * * *