秘书综合实务（ 第二版） 档案管理 按件整档.pptVIP

尚辅网 尚辅网 * * 尚辅网 实训项目3：按件归档 尚辅网 尚辅网 尚辅网 一、实训目的 ◎理解“件”的概念，正确装订。 ◎准确判断文件类别及保管期限。 ◎掌握归档文件排列方法。 ◎掌握归档文件编号方法。 ◎掌握归档文件目录的编制方法。 ◎掌握归档文件装盒的方法。 尚辅网 二、基础知识 2000年12月国家档案局颁布归档文件整理规则》，对文书立卷整理进行了一次大的改革，主要表现在减少了整理环节，实现了文件级管理管理，以“件”取代了“案卷”，作为档案保管单位。 这种方法适用于机关、团体和现代化管理水平较高的大中型企事业单位和其他社会组织。 尚辅网 三、基本技能 ◎正确确定文件整理单位，以件为单位装订档案。 ◎以单位“三合一”制度为依据，划分归档文件材料类别并确定保管期限。 ◎结合时间、主题、地区、作者、名称、重要程度等排列归档文件。 ◎正确填写归档章各项内容。 ◎逐项填写归档文件目录、备考表。 ◎按一定顺序将归档文件依次装入案盒内。 尚辅网 四、工作流程 工序1 工序2 工序3 工序4 装订 确定文件整理单位 修整文件 装订文件 —— 分类 将文件材料按年度分开 将文件材料 按类别分开 将文件材料 按问题分开 将文件材料按保管期限分开 排列 排列事由相同的文件 事由不同文件 之间的排列 —— —— 编号 加盖归档章 填写归档章 各项内容 —— —— 编目 确认分类方案 确认室编件号 顺序 编制归档文件 目录 —— 装盒 装盒 填写备考表 填写档案盒封面 填写档案盒盒脊 尚辅网 实训1：装订 1.任务：把提供的文件材料以“件”为单位装订 2.要求： ⑴确定文件整理单位。以件为整理单位，一般以每份文件为一件，但关联性强的有些文件也可视为“一件”。如，正本与不同稿本；正文与附件；文件处理单与文件；原件与复印件；转发件与被转发件，报表、名册、图册等；来问与复文；汉文文本、少数民族文本与外文文本。 ⑵修整文件。除去易锈蚀的金属物；修裱破损文件；复制字迹模糊或易蜕变的文件；折叠超大纸张。 ⑶装订文件。归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。比较普遍使用无酸纸封套，将归档文件以件为单位，对齐夹装其中。装订成册的刊物、书籍等，可以不拆开去钉重新装订。 3.评价标准：⑴确定“件”项满分30分。 ⑵修整文件项满分30分。 ⑶装订文件项满分40分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评分标准，学生互相评分。 6.时间安排：15分钟。 尚辅网 实训2：分类 1.任务：把每 “件”文件材料依据提供的“三合一制度”进行分类、确定保管期限。 2.要求：⑴按年度分开时要具体问题具体分析： ①一般以签发日期（或落款日期）为准，判断文件所属年度。 ②跨年度形成的文件，一般在归类时归入办结年度。 ③几份文件作为一件时“件”的日期。应以装订时排在前面的文件的日期为准。 ④实行专业年度的文件。专业年度是某些行业、部门在专门工作中使用的与自然年度的起止 时间不一致的年度。如果其专业工作按专业年度进行，其他工作按自然年度进行，且档案文 件统一管理，就应将专业年度与自然年度结合起来进行分类。 ⑤档案文件上没有具体时间的情况。就要用考证的方法来判断文件的准确时间。 ⑵文书材料分类要按照分类方案中最低一级类别分开。 ⑶将文件材料按其内容分开。 ⑷将文件材料按不同保管期限分开。 3.评价标准：⑴能准确判断年份满分25分。 ⑵将材料按分类方案最低一级类别分类满分25分。 ⑶将文件材料按其内容分开满分25分。 ⑷将文件材料按保管期限分开满分25分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：15分钟。 尚辅网 实训3：排列 1.任务：对已经分类的归档文件进行排列。 2.要求：归档文件在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度等顺序排列。 ⑴将事由相同的文件排列在一起。排列同一事由的文件，一般按“时间”先后排列，也可以按 “重要程度”，重要的在前，其他在后排列。 ⑵不同事由间归档文件排列。分以下几种情况： 按照不同事由形成时间的先后顺序排列。 按照不同事由的重要程度排列。 按照事由具有的共同属性分别集中排列。 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 内部刊物也可作为成套性文件集中排列。 3.评价标准：⑴文件在分类方案的最低一级类目排列满分30分。 ⑵相同事由的文件能按时间、重要程度、时间结合重要程度等方法排列满分30分。 ⑶不同事由间归档文件的排列能按文件形成规律排列满分40分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互