秘书综合实务（ 第二版） 档案管理 库房管理.pptVIP

尚辅网 尚辅网 * * 尚辅网 实训项目4：库房管理 尚辅网 一、实训目的 ◎了解库房管理需制定哪些管理制度。 ◎掌握库温湿度基本的控制方法。 ◎掌握库房、装具的编号方法。 ◎掌握档案排架方法。 ◎会编制档案管理工具。 尚辅网 二、基础知识 ◎档案库房管理是对已经整理好并排架的档案进行日常维护、保护。 ◎档案保管工作的基本任务：维护档案的秩序，使其不散，不乱；保护档案的实体不丢、不毁，并对坏损档案采取修补措施。 ◎档案的排列要维护全宗和全宗群的相对完整性。 尚辅网 三、基本技能 ◎制定进出库制度和“八防”措施等制度 ◎测量并记录库房温湿度，及时采取措施进行调整。 ◎给库房和装具编号，装具排列应井然有序。 ◎把已经整理好的档案以全宗为单位按照分类方案把档案按一定顺序进行排列。 尚辅网 四、工作流程 工序1 工序2 工序3 工序4 制定管理制度 制定库房管理相关制度 库房的温湿度 控制 测量温湿度 如不符合标准 采取应对措施。 库房、装具 编号 编建筑物号 编层号、 房间号 编装具号 档案排架 按全宗排列档案 编制库房管理 工具 编制档案存放 位置索引 填写档案 代卷卡 尚辅网 实训1：编制库房管理相关制度 1.任务：编写进出库制度和“八防措施” 2.要求：制度内容完整，要求具体，言简意赅。 3.评价标准：⑴内容齐全满分30分。 ⑵要求具体，措施可行满分50分。 ⑶语言精练、条例清晰满分20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，学生比照例文标准，相互评价。 6.时间安排：30分钟。 尚辅网 实训2：库房温湿度控制 1.任务：根据库房温湿度，提出解决办法。 2.要求：⑴温湿度记录准确。一般来说库房适宜的 温度14℃-20℃；相对湿度为50%-65%。 ⑵提出的应对措施适宜，可行。 3.评价标准：⑴记录温湿度准确满分20分，错一项 扣10分。 ⑵采取措施正确满分80分，错一项扣20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，学生比照提供的评价标准，相互评 价。 6.时间安排：20分钟。 尚辅网 实训3：库房、装具编号 1.任务：给库房、装具编号 2.要求：⑴了解编号方法。 ⑵观摩档案馆或档案室库房、装具编号和排列情况，判断是 否符合要求。 3.评价标准：⑴掌握库房、装具编号和装具排列方法，满分 50分。 ⑵正确评价观摩所观摩档案馆（室）排列情况，并说明理 由，满分50分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：全班分组进行，学生比照评价标准，相互评价。 6.时间安排：20分钟。 尚辅网 实训4：档案排架 1.任务：把已经整理好的档案排列上架。 2.要求：⑴按全宗把档案在分类方案最低一级类目内，按照 确定的方法依次排列。 ⑵档案的存放方式正确。 3.评价标准：⑴排列方法正确,30分,兼顾档案排架的原则和 要求0分,满分60分。 ⑵档案存放方式正确，满分40分。 4.评价办法：百分制 5.实训组织：全班分组进行，实训、观摩结合，学生比照评 价标准，相互评价。 6.时间安排：20分钟。 尚辅网 实训5：编制库房管理工具 1.任务：编制档案存放位置索引和档案代卷卡。 2.要求：⑴根据档案室（馆）实际情况，学生选一 种档案存放位置索引编制。 3.评价标准：⑴选择档案存放位置索引符合档案馆 （室）30分，填写各项正确30分，满分60分。 ⑵填写代卷卡各项正确，满分40分。 4.评价办法：百分制 5.实训组织：全班分组进行，学生比照评价标准， 相互评价。 6.时间安排：20分钟。 尚辅网 五、参考案例 一起档案被盗案引发的思考 2004年11月，中原地区某大学第一附属医院电梯工栗某伙同废品收购人员撬开医院档案库的门锁，一个月内先后四次盗窃了该院积累了40年的30余万份病历档案和10年的会计档案，共计11.19吨。案发后仅追回80余份，其余经废品收购站转卖到当地造纸厂，全部遭粉毁，造成了无以弥补的重大损失。栗某因犯盗窃罪，被判处有期徒刑11年，并处罚金15000元，剥夺政治权利一年。 此案提示我们：要把库房“八防”管理落到实处；建立健全库房管理制度。如果坚持每天对档案库房的档案资料进行常规的检查和记录，这11吨档案会不翼而飞吗？如果管理严格，这么多病历档案和会计档案会长期尘封在地下档案库而无人问津吗？ （资料来源:海南省档案信息网） 尚辅网 六、小 贴 士 ㈠进出库制度 ⒈库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入。 ⒉非档案工作人员原则上不准进入库房，如因工作 需要必须进入，则必须有工作人员始终陪同。 ⒊档案工作人员不得在库房内从事与工作无关的活 动，特别是吸烟、喝水、吃东西等。 ⒋离开库房时，必须关灯、断电、关窗、锁门。 尚