第五章 会议结束阶段的会务操作.pptVIP

(四)收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档 将会议自筹备到结束的所有文件、材料包括文字材料、重要照片、录音录像、论文集等收全，分类整理归档，以便核查及以后类似会议参考。 5.3 整理会议文件 归档的方法有两种： 一种是将以上所有资料组成一卷，便于以后召开类似会议参阅； 另一种是将次要的资料，如会议通知、会议议程、会议日程、分组名单等舍去销毁，不再保留，而将相对较重要的资料如文件资料、相关照片、会议记录、会议简报、会议纪要等与该公司以往的同类资料分别组在一起。 5.3 整理会议文件 立卷、归档都需要成本，所以一般是保留所有的会议资料，但是最好根据将来用到的可能性合理取舍。 目前汇编会议文件一般可分为两种：一种是档案工作资料需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件，包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件齐全。另一种汇编是供学习用的，是将会议正式的报告、讲话要点等进行汇编。 5.3 整理会议文件 案例： 汇编会议文件 2006年1月24日，东川商学院举行‘‘2005年科研与教研教改课题及论文报告会，会上宣读了经学校审批通过结题并获奖的课题9项、论文1 7篇。其中有2项课题获科研成果一等奖，3项课题获二等奖，4项课题获三等奖；有