档案的管理.docVIP

本制度适用于医院各类档案的管理。 职责部门 1 院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。 2 部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须及时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。 3? 院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施情况。 4? 部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）普通文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。 5? 机密文件借阅、所有文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。 档案收集、归档 1? 凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。 2? 各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。 3? 一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。 4? 部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。 5? 医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。 6? 医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应及时交院办（人事行政部）归档。 档案立卷 1? 档案管理员应使用档案盒（或文件夹）根据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。 2? 档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必须简明确切。 3? 案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；根据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。 4? 案卷类目名称需根据 5.3 款标准，采用标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。 5? 归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必须核对归档文件的完整性、准确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。 6? 归档文件应符合国家有关档案管理的要求，目录清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。 7? 部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必须完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。 档案目录编制 1 档案文件编号原则：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中 A1A2 为医院代字（遵照《行文管理制度》附件《医院简称对照表》），A3A4 为两位数年份号，B1B2 为部门（科室）代字（大类）号，C1C2 为文件类型（小类）号，D1D2 为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为 2006 年的通知，是此卷中的第 7份文件，则档号为：JX06—XZTZ—07。 2? 档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立《档案目录》（附件 10.1）。 3? 所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。 4《档案目录》内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。 档案保管权限、期限与类型 1档案保管权限 1.1? 财务部档案由财务部保存； 1.2 人事部档案由人事部保存； 1.3 医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存； 1.4 其它各类档案由院办（人事行政部）保存。 2档案保管期限 2.1 财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。 2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。 2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。 2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。 2.5 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。 2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。 3文档的保存形式： 3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。 3.2 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。 3.3 机密文档以书面或实物形式保存。 4档案类型 4.1 行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程