采购部门业务流程.docVIP

上海华艺幕墙系统工程有限公司 北京分公司 工程材料采购业务流程 上海华艺系统工程有限公司北京分公司 2011年3月 编制：马汉林 工程材料采购业务流程 部门构成 材料采购部由一名经理、一名或若干名采购员组成。 部门职能 以技术部下发的经过技术总监批准的材料采购计划单为依据，在公司商务部核准的合格分承包商范围内按期完成材料的采购工作。同时配合财务完成采购过程中的成本控制及帐款统计工作。 分工 材料部经理 1.1负责材料采购部人员分工及本部门人员考核。 分解下达采购任务，并监督各项采购计划的完成情况。 协同商务部审核采购价格，采购合同和采购结算书。 配合财务做好帐务统计工作。 根据公司财务下达的资金使用计划，赊欠和还欠。 负责公司各项制度的落实。 材料采购员 2.1按收付实现制和责权发生制两条主线建立两套帐；分别分工程、分厂家、分材料统计定额、到货、付款、欠款及发票情况，即时发生即时统计。 2.2按公司工程成本预算审核采购任务单，发现超成本采购计划立即 报分管副总处理。 2.3记流水帐：详见《材料到货、付款与返发票情况流水帐》。 2.4填统计表：详见《材料到货、付款与欠款统计表》和《单项工程材料定额、到货、待进货与欠款情况统计表》。 2.5负责按收付实现制和责权发生制两条线完成材料的到货、付款与欠款统计工作，并于当日到公司财务报帐。 2.6协同商务部负责价格谈判、签订合同并按采购合同审批程序报审采购合同。合同审批程序见《合同审批表》中栏目。 2.7负责材料到货后的初验与数量核实。 2.8负责向工程项目部报验及办理入库。 2.9负责报帐和办理付款。（报帐工作必须在材料到货48小时内完成） 3.0负责货到公司后各阶段发现的不合格材料的退换货。 3.1负责依据技术部核准的工程预算及其调整单统计单项工程、单项材料的采购定额并与实际采购量（按单项工程单价累计法进行统计）进行核对，即时掌握供货情况。 3.2负责编制材料到货结算单并按合同审批程序送审。 工作依据 采购依据 1.1采购数量依据 1.1.1总量依据：《单项工程成本预算》及其调整单中的总数量。 1.1.2批次采购量依据：技术部下达的材料采购计划单。 2价格依据：《单项工程成本预算》中的单价。 1．3质量依据：技术部图纸及技术文件中的质量要求，尺寸公差要求同国标。 4时间依据：技术部下达的采购计划单中的时间要求. 5付款依据：财务应付款额及财务下达的(赊欠和还欠)资金计划 6计量依据：《材料计量标准单位及其换算方法》规定。 记帐报帐依据 2.1收付实现制记帐依据实际到货量及总价值(与是否报检入库财务挂帐无关)，实际付款，实际欠款(此欠款是指实际到货价值与已付款之差额) 2.2责权发生制依据是完成了报检入库并已到财务挂帐后的到货量及总价值, 付款及外欠(此外欠是指按采购合同的到货挂帐后的应付款)。 材料采购、报验、入库、报帐、付款工作程序 1. 建帐 摘要《单项工程成本预算》中相关部分建立单项工程单项材料采购台帐帐页； 2. 商务洽谈 以四、1中的的采购依据为前提进行商务洽谈，力求低价； 订货 根据公司标准采购合同文本编写采购合同，按合同审批表中栏目规定送审，经批准后盖章生效； 跟踪 定期了解（电话或传真）材料生产情况，随时向分管领导反馈； 到货 到货后材料采购员负责接货、初验、清点。按收付实现制记入台帐，并即时向公司财务报帐登记。此项工作必须在到货后48小时内完成。 报验 填写进货检验单向工程项目部报验。（附质保文件及材料发票） 入库 工程项目部验收后到库房办理入库。 报帐 办理完入库手续后，将入库单、材料发票贴好填写清楚，经财务审批，采购员记帐（责权发生制）本人记台帐后送分管领导审批，分管领导审批后到财务部挂帐。此项工作应在到货后48小时内完成。 付款 9.1预付款：依据采购合同填写借据，登记台帐，送采购部经理审批后经材料采购员登记并签字，财务签字登记，分管副总批准后到财务部办理付款。 9.2还欠：依据财务应付帐款额报经理审批，本人登记台帐，材料采购员登记并签字，财务签字登记，分管副总批准后到财务部办理付款。 9.3 根据本公司财务制度及实际情况，规定还欠时间为每月第四周下午14：00—16：00，由材料采购人员办理手续。 注：直发现场材料的办理以现场项目经理反馈的经验收后的《现场到货情况反馈单》为依据，办理入库及后续工作。 六. 工作规范及奖罚 1. 规范： 1不得超成本采购； 2不得私定分承包方; 3不得“吃、拿、卡、要”出卖公司谋取个人利益; 4不得擅自降低采购质量标准; 5不得擅自改变材料计量标准; 6不得私自延后到货时间; 7帐目必须清楚, 必须按规定时间方法记帐、报帐; 8应严格遵守公司其它各项规章制度。 处罚 2. 1超成本采购视情节可另行罚款直至