标准书号36 37 308 03794 第六章.pptVIP

秘书理论与实务教程 作者：王毓玳 第六章 秘书的“办会”工作(一) 【学习目的】 通过本章学习，学生应了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议议案，掌握会议组织工作的六个环节，掌握办公会组织的基本要点。 第一节 会议概述 一、会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。 二、会议的种类 按会议规模分：大型、中型、小型 按会议性质分:规定性会议、决策性会议、 专业性会议、动员性会议、纪念性会议、 外事性会议、综合性会议 按时间分: 常规型定期会议、 非常规型不定期会议 按会议采用的媒介分: 电话会议、电视会议、计算机会议 此外，按会议地域划分；按会议召开的阶段划分；按会议目的划分等。 三、会议的申报与审批 1.会议申报与审批的形式 （1）口头申报形式 （2）书面申报形式 （3）会议申报形式 2. 会议审批的原则 （1）精简从严的审批原则 （2）遵循“一枝笔”的原则 第二节 会务工作的具体内容 一、指导会务工作的原则 1. 准备充分 2. 组织严密 3. 服务周到 4. 确保安全 二、大中型会议的组织工作 (一)制定会议预案 (二)会议文件准备 (三)会议通知 (四)会前检查 (五)会间调度 (六)会议结束和会后整理 三、办公会议的组织工作 (一)办公会议题的收集整理 (二)准备相关材料 (三)会议通知 (四)会前检查安排 (五)会议过程中的服务工作 (六)会议后的相关工作 (七)会议文件的管理 第二节 阅读资料 内部会议通知: 大中型会议筹备方案: 全国高等院校秘书学教学经验交流会暨 中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会 筹备方案 根据中国高等院校秘书学教学研究会第一次理事会议决定，由我校筹备召开研究会第一次年会暨全国高等院校秘书学教学经验交流会。这次会议，是一次全国性的学术会议，能否开好，关系到我校在全国高等院校中的影响，也是对我校各方面工作的一次实际检验，对我校提高秘书学教学水平，探讨秘书学的理论和实践问题都必将有所促进。我们应以热情、负责的态度做好接待筹备工作。经校领导研究，现将会议筹备事项作如下安排: 一、会议名称:全国高等院校秘书学教学经验交流会 暨中国高等院校秘书学教学研究会第一次年会 二、会议时间及会期:十一月十五日至十九日，会期 五天 三、会议地点:我校3号楼大会议厅 四、会议人数及范围:参加人员160人左右 范围包括:研究会全体理事，全国各有关院校代 表，会议还特邀匡亚明、中共中央办公厅秘书局常务副局长李欣、国家教育委员会办公厅副主任郝维谦、高教一司司长季晓风、中山大学教授夏书章、光明日报学校教育部前任主任陈季子等著名学者和领导同志参加。 五、组织领导:学校成立接待领导小组，由刘家穆任组长，陈泽延任副组长，成员:顾正华、涂国梁、杨光汉、x x x 、x x x 、x x x 。 六、职责分工:在领导小组的统一领导下，成立三个工作小组。会务组，组长顾正华，负责会标、会场、欢迎标语、代表接送、组织参观、娱乐活动安排、音响、录音、照相、新闻单位联系、安全保卫以及主管会务的协调工作。秘书组，组长杨光汉，负责会议文件起草、大会议程安排、组织大会交流。后勤组，组长涂国梁，负责住宿、交通、回程车(船、机)票、经费落实、财务结账等工作。另由杨光汉安排秘书学教研室部分教师带领83级秘、书专业学生，参加全部会议组织服务工作。各工作小组具体安排另行制定。 七、会议经费本着精打细算、节约开支的原则，除向与会代表收取少量的会议费外，由学校给予适当的会议补贴。会议经费预算及补贴方案另行报告。 八、要求:接待工作要充分反映出我校的精神面貌，做到热情周到，重点解决好与会人员的食宿安排、车辆接送、车票购买问题，会议组织各项工作要有专人负责落实，切实做好。教务处、行政处、宣传部、保卫处、中文秘书系等有关部门和单位，要密切协作，保证开好这次会议。 x x 大学办公室 一九八五年十月二十五日 大中型会议的正式通知(信函型) : 会议通知 x x x