浅谈电子档案的保护技术.docVIP

浅谈电子档案的保护技术 　　摘要：计算机信息技术的发展，档案载体发展为数字化电子文件，电子档案保护技术的研究成为必需和必然。电子档案的特性不同于纸质档案，决定其在保存与维护方面的复杂性，本文探讨了电子档案保护技术的主要内容以及几个关键的问题。 　　关键词：电子档案；保护技术 　　计算机文档是企业的知识财富和智力资源最重要的载体。随着信息技术广泛而深入的发展，电子、光子等数字信息的表达、传输将逐渐代替以纸质为主体的模拟信息体系。除了实物、会计凭证等个别特殊档案外，档案实现数字化已是大势所趋，将要建立包括纸质、微缩品、照片、音频视频等各种档案“数字库”。实现档案数字化相当于开通了查询“绿色通道”，有关部门实现了足不出户就可以利用网络查询所需档案文档。实行电子档案管理，利用电子文件的可共享性的特点，运用计算机网络技术系统，方便快捷地同时提供给众多用户利用。只要设置一定条件，经身份确认、查阅权限被获得许可后，就可以查询有关的电子档案信息，同时完成借阅、查阅等登记工作。但是电子档案的特性不同于纸质档案，决定其在保存与维护方面的复杂性，如何保存、维护电子档案，使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态，是档案工作需要解决的问题。 　　1电子档案保护技术 　　电子档案保护技术的主要内容目前以纸质档案为主体的保护技术学主要内容有档案制成材料耐久性、优化档案保存环境技术（包括温湿度调控技术、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等技术）和对破损档案进行修复的技术几方面构成，它们主要是围绕构成档案的物质材料自然损毁的原因和结果，进行预防和治理。具体如下： 　　1）电子文件形成中的保护技术电子文件形成保护技术是指文件在形成时通过软件工程和相应的文件管理制度确保文件的真实、可靠、长久的技术。 　　2）利用传输保护技术利用传输保护技术主要指档案在开放的网络传输中的保护问题。网络不断发展，技术不断更新，预防措施和保护方法也必须随技术不断更新换代。 　　3）保管技术。保管技术包括两方面：一方面可借鉴纸质档案的保管技术，因为电子档案也需要保存一定量的信息载体，这些物质实体同样需要良好的环境条件，所以有关保存环境的温湿度调控、防光、防尘等技术也是必须的。 　　4）信息修复技术信息修复技术是指信息一旦被破坏和污染后的恢复和抢救措施。如杀计算机病毒技术、数据库修复技术、保持电子信息长期可读性技术、磁盘、光盘等物质载体破损的修复技术等。 　　2电子档案保护技术的关键问题 　　电子档案保护技术的关键问题。我国电子档案的兴起、使用和保管工作起步晚于世界先进国家，进行电子档案保护的研究存在着资金、人才和技术方面因素的严重匮乏，因此开展电子档案保护工作不仅需要要奋起直追，充分借鉴先进国家相对较为成熟的技术，更要以我为主、步步为营，力争跨越式发展，笔者根据实际工作经验认为电子档案保护工作中应注意以下几方面的问题： 　　1）在制作电子文件的过程中要强化责任和加强监督。电子档案的制发人员应该加强其责任感，各级领导和管理者都应该负有责任，加强监督。特别是在大型设计项目的制作和合作制作的电子档案中，应注意正确划分参与人员的责任，管理者监督的范围。 　　2）在电子文件制成后要及时更新和储存。电子档案的管理人员应及时收集、整理、更新档案，防止出现信息遗失和不准确。 　　3）倡导和推进电子文档版式技术的标准化规范工作。新中国成立后，由于版式技术研究和应用领域中主体众多、条块分割，单独单位或系统研发能力弱、力量分散、技术和标准不统一等客观因素，版式技术方面一直没有形成统一的规范、协议和标准，进而难于为市场、行业和客户提供稳定可靠的、可持续发展和系统科学的技术。电子档案版式技术涉及信息储存、文档管理、数字化应用，信息共享等各领域的一项核心且关键的技术。目前我国电子文档版式技术的相对薄弱，对文档管理、数字出版、信息共享等各个领域有制约作用，这导致对重要信息的长期存储，档案信息共享有直接消极影响，同时对原始档案资料的保存，原信息的安全造成严重的危害。 　　4）促进电子文件管理记录系统的建立。电子文件有一个众所周知的特点——形成后因载体、格式存储方式和应用方式的转换而不断改变自身的表述方式，如果电子文档在无其他相关信息可以证实其内容并未发生任何改变，一般很难确认它的真实性，换句话说：可信度不高。因此，电子文档工作者应该为每一份电子文件建立其必要的记录，记录有文件的生成、使用和管理等信息，以期达到证实电子文件内容的真实性和可靠性的作用。 　　电子文档管理记录系统对电子文件的信息首先要具有实时性，要将需要保留的相关信息随时地记录下来，其次要具有隐秘性，在不影响使用的前提下力争做到单盲，最后要具有抗修改功能，一旦形成将不可修改。记录系统对跟踪记录的电子信息档案具有原始性，这样系统就可以成为证实电子文件的真实