办公自动化设备的使用与维护(第2版) 习题答案 刘士杰 习题参考答案.pdf

办公自动化设备的使用与维护（第二版） 习 题 1 1．何谓办公自动化？它有哪些特点？　 2 ．实现办公自动化有哪些意义？ 3 ．谈谈对自动化办公设备和技术发展趋势的看法。 4 ．办公自动化系统具备哪些主要功能？ 5 ．简述事务处理型办公自动化系统的构成。　 习题1 参考答案 1．何谓办公自动化？它有哪些特点？　 答：办公自动化是指办公过程或办公系统的自动化。它是应用先进的科学技术，由办公 人员利用现代化的办公设备，快速地处理日常办公事务，有效地管理、加工和使用信息的人 机信息处理系统。现代办公区别于传统办公有两个明显的特征：一是应用先进的科学技术； 二是使用现代化的自动办公设备。 2 ．实现办公自动化有哪些意义？ 答：实现办公自动化意义主要表现在以下几个方面。 （1）办公自动化是对传统办公方式的变革。随着计算机的广泛运用和网络技术的飞速 发展，人们办公中接触到的信息载体逐渐由以纸介质为主向以电子介质为主转变，使传统的 办公方式发生了巨大的变革。 （2 ）办公自动化提供了沟通、协调、控制的有效手段。通过互联网，整个世界变成了 “地球村”，人与人的沟通、工作的协调、任务的控制都可在网上进行，不仅速度快，而且 效率高。 （3 ）办公自动化有效降低办公成本。办公自动化系统全部建成后，内部的文件和信息 不再通过纸介质进行传递和保存，各部门的复印机也不是必须存在，打印机可以在网上共用。 办公自动化不仅节约了人力资源，而且还提高了设备和人力资源的使用效率。 （4 ）办公自动化实现了办公活动的人机智能化。办公自动化系统是一个人机系统，办 公管理人员通过使用先进的办公自动化设备，代替部分人力的劳动，降低了人为错误出现的 几率，提高办公事务的准确性。 （5 ）办公自动化有利于实现资源共享。计算机、网络及数据库技术的应用，使得信息 部门有什么，用户就可以用什么，办公人员中可以充分利用网络上的信息，实现资源的共享。 （6 ）办公自动化是科学管理的必由之路。办公自动化的发展，从以单项业务处理为中 心发展到以信息处理为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心，其目的是为了获得应用 知识，实现管理的科学化。 3．谈谈对现代办公设备和技术发展趋势的看法。 答：随着计算机技术和通信技术的发展，随着社会的进步所带动的对改善工作环境的要 求，必将使现代办公设备与技术不断发展，并呈现许多新的发展趋势。　 （1）现代办公设备将向着高性能、多功能、复合化和系统化的方向发展。新的现代办 公设备将不断推向市场和被广泛应用。　 （2）现代办公系统向着数字化、智能化、无纸化和综合化方向发展。主要体现在多媒 体办公计算机软件的进一步丰富和完善，多媒体网络信息的快速反应和实用化，计算机系统 及网络系统信息传送技术的进一步提高，计算机系统及网络系统安全保密技术的进一步加强 等，并逐步实现各类信息的处理综合化。　 （3）通信技术和设备在现代办公中将发挥更大的作用。计算机网络的通信速度将会更 快，我们会切身体会到远程办公与本地办公几乎无时间差。新的现代时空观将会迫使我们进 一步更新办公观念。　 （4）现代办公设备将会更加符合人-机工程的设计标准，使用户能够在充满友好和情感 的现代办公设备与环境中愉快地进行办公活动。 4．现代办公系统具备哪些主要功能？ 答：现代办公系统的主要功能有：文字处理、语音处理、数据处理、表格处理、图形与 图像处理、信息检索、辅助决策、资料再现、电子邮件。 5．简述事务处理型办公自动化系统的构成。 答：事务处理型办公自动化系统的构成 一般的事务处理型办公自动化系统由微型计算机和基本的办公设备组成。较为完整的 事务处理型办公自动化系统还包括简单的通信网络及事务处理数据库。 （1）硬件设备与软件系统 硬件以微型计算机为主，多机系统则包括小型机或高档微机及各种工作站。应用软件 以及支持各种基本功能的软件为主，如文字处理软件、电子报表软件、小型关系数据库软件、 公文流转软件等。 （2 ）办公基本设备 支持事务处理的办公基本设备，包括打印