办公自动化实用教程(第2版) 习题答案 王永平 01练习题答案.pdf

1．什么是办公自动化？ 答：办公自动化是一门综合性技术，它能不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以 外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 2．办公自动化的特点是什么？ 答：1）办公自动化是一门综合性的学科 办公自动化涉及行为科学、社会学、管理科学等多个学科，它不是自动化科学的一个 分支，而是当今迅速发展起来的一门综合多种学科和技术的新学科。 2）办公自动化是一个人机信息系统 办公自动化具有信息处理的功能。一个较完整的办公自动化系统应包括信息的采集、加工、 改造、传递、存储、销毁等环节。人、信息系统、机器设备是办公自动化系统的 3 个相互联系 的基本组成部分。在办公自动化的运用过程中，信息是加工的对象，机器设备是加工的工具，人 是加工过程的设计者、指挥者和加工结果的享用者。 3）办公自动化是对信息处理的一体化过程 办公自动化把不同的办公设备（计算机、传真机、打字机、网络等）用某种方式组合成一个 相互配合的统一体，将文字处理、语音处理、数据处理、图像处理等功能组合在一个系统中，使 办公室的工作人员能够综合处理这些信息。 4）办公自动化可以提高办公效率和办公质量 办公自动化使办公人员的劳动智能化、办公工具电子化和机械化、办公活动无纸化和数字化， 这有助于大幅度提高办公人员的工作效率和质量。 3．办公自动化的功能有哪些？ 答：1）办公自动化是一门综合性的学科 2）较强的数据处理功能 3）语音处理功能 4）图像处理功能 5）通信功能 4．传统办公模式和现代办公模式的区别是什么？ 传统办公包括信息流模式、过程模式、数据库模式、决策模式、行为模式。各模式间具有很 大的局限性，缺乏有机的联系；而现代办公模式是传统模式的交叉和综合运用，主要包括确定型 事务处理办公室、非确定型决策处理办公室、混合型处理办公室。其中，确定型事务处理办公室 从事的办公业务是有规则的、重复性的，主要从事信息的收集、传递、保存，其办公事务的处理 过程是确定的。这类办公室易于用自动化设备实现；非确定型决策处理办公室主要从事决策性工 作，以及决策后的贯彻、推广等工作。这类办公室在事务处理中有较多过程不确定，某些活动需 要人们做较多干预才能做出决策；混合型处理办公室不但要处理有规则的事务性工作，还要进行 富有创造性的决策工作；既担负着确定型事务处理任务，又有非确定型决策处理任务。 5．结合办公自动化的现状及发展，说明开展办公自动化的意义。 在办公自动化中，人和机器设备是重要的组成部分。办公自动化系统就是人机系统，而智能化的 机器设备可以代替工作人员来完成那些重复的以及适合使用智能化机器的工作，以提高办公工作的速 度及准确性。 由于计算机技术、网络通信技术、制造技术的不断发展，办公设备不断推陈出新，设备功能越来 越丰富，办公自动化系统的性能价格比大幅度优化，有利于办公自动化技术的推广。为实现办公活动 的高效率、高质量打下了良好的基础。 办公自动化系统引入了多媒体技术，多媒体技术集声音、文字、图形、图像、音乐、动画、视听 技术于一体。多媒体技术在办公自动化中的使用，使办公活动的形式更加丰富，达到了一个新的境界。 基于多媒体技术的办公自动化产品也相继问世，提高了办公信息的应用范围和应用价值 。 网络通信技术的推广应用，进一步发展了通信技术。而固定通信和移动通信技术的交替发展， 为办公自动化活动开辟了广阔的应用领域。 以计算机为代表的办公设备，具有高速处理、存储大量信息的能力。在相应的软件配合下， 可以向办公人员提供多样的服务，对各项办公业务工作起到辅助决策的作用。 综上所述，办公系统逐步向着数字化、智能化、无纸化、综合化方向发展，办公自动化设备 的性能和功能进一步提高，多媒体技术在办公自动化领域中得到了广泛的使用，网络通信在办 公自动化系统中的地位进一步加强，为办公自动化的普及和发展提供了良好的环境，使得实现 办公活动的高效率、高质量，办公信息处理的大容量、高速度，办公过程的智能化成为可能。