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以信息化推动合同管理能力提升 刘多（北京东山瑞企软件有限公司） 合同管理全过程由洽谈、草拟、签订、生效起，至合同失效止。签订前的后 的管理同等重要。而软件性是凡涉及合同条款内容的部门都须一起来管理。动态 性则注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对自己不利的变化，及时对合同进 行修改、变更、补充或中止和终止。 《瑞企协同合同管理平台》是建立在信息技术基础上，利用现代企业的先进 管理思想，为企业提供决策、计划、控制与经营绩效评估的全方位、软件化的合 同管理平台。东山合同管理软件主要基于协同产品商务管理，把客户需求、制造 活动、采购管理、账款管理、业务流程看作是一个紧密联接的协作链软件，采用 全程一体化建模技术，将企业内部信息管理划分成几个相互协同作业的支持子软 件，对协作链上的所有环节有效地进行管理。 采用手工管理合同，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同， 因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度 执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面： 文档管理困难：传统纸质合同与电子版合同共存，不同的人员想阅读参考合 同时，存在查找不方便的问题； 进度控制困难：由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工 和普通word、excel管理已很难满足公司发展需要。全局或全程了解合同情况时 存在很大障碍； 信息汇总困难：采用手工或EXCEL管理时，不同部门的数据格式不统一，采 集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确。影响决策时间； 缺少预警机制：缺少对合同进度、结款等关键节点的预警，不能准确地预测 近期可能的收支项目，不能帮助公司进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资 金运作。 采用合同管理软件管理管理，就可以最大程度上规避以上问题，提高办公效 率，降低管理困难。 《瑞企协同合同管理平台》采用集中的数据管理，可以有效地改变企业信息分 布比较散乱的现状。同时，软件自定义字段功能，可以为企业实现完整、规范的 数据管理提供平台支撑； 《瑞企协同合同管理平台》利用审批流管理，方便、快捷地处理企业管理事务； 预警平台协助合同管理人员更轻松地应对日常管理事务；报表管理的灵活定义， 为管理部门的统计分析提供技术支持； 《瑞企协同合同管理平台》通过全局设置和权限分配，可以由公司制订统一采 用的管理标准，设置统一的报表格式，信息输出时可以保证一致性。当然采取个 性化的措施，如网格的列显示、自定义报表也是可以的； 《瑞企协同合同管理平台》利用互联网，领导可以在任何时间、任何地方进入 软件，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确定位下属人员的工作情况，掌握 合同执行现状，并方便地生成各种数据报表或图表。同时，软件还提供强大的管 理工具模块供客户选择，对这些信息进行深入分析，为决策人员提供更多的智力 支持； 《瑞企协同合同管理平台》的应用和实施，可以为合同管理信息化和合同管理 能力提升提供一个最佳的结合点，切实打造企业核心竞争力。