向国敏秘书学演示稿.ppt

（3） 如果当天确实不能找到适当的人与来访者见面，要立即向来访者说明情况，切忌不要让客人产生“等一等还有希望”的误解，以免浪费双方时间，使自己更被动。秘书可主动请来访者留言，并向其保证尽快将留言或预约递交给被访者。 （4）对于以下这些来访者，秘书应该谨慎对待： （五）接待（挡驾）工作实训练习 1．经理正在开会，有一位客户要找经理，当秘书告诉他经理正在开会后，他仍坚持要见经理。秘书应怎样处理。 2．有一个外地的客户，慕名来到滨江公司，但因为事先无约，显得有些不好意思，演示秘书接待的情景。 3．吴总经理与洪达公司的王经理是大学的同窗好友，有着十几年的友情，关系非常亲密，经常在一起打球，在生意上也有合作的机会。王经理经常到滨江公司来找吴经理聊天，吴经理也经常到洪达公司看望王经理。今天，王经理又来找吴经理，正好吴经理不在公司，他陪同台商赵先生打保龄球去了。这时秘书应如何接待？ 4． 一位记者来访，要见公司的吴总经理，说是要采访有关公司未来发展方向的问题，而吴总经理正好出去办事，秘书应如何接待？ 5．有一位推销员，事先没有约定，一来就声称是经理的朋友，坚持要见经理，秘书请教他的大名，他却又不愿通报姓名，不愿说出求见理由，到现在还赖着不肯离去。演示秘书应对的情景。 6．一天早晨，两位预约的客人刚到，另一位客人却由于急事来到公司，要求马上见到吴总。演示秘书接待的情景。 第五节 办公环境管理 一、办公室空间布局及管理 办公室的空间管理是指为有效利用空间、节约空间成本、缩短工作流程、方便人员沟通所进行的办公处所和物质设备的安排、布置等。 （一）办公室的布局类型 1、开放式办公室布局 （1）全开放式办公室 全开放式办公室是指一个完全敞开的大空间，没有任何隔板，整个办公室一览无余，可以在办公室的任何一个角度看到每位员工的座位。 （2）半开放式办公室 半开放式办公室一般是用高低不等的软包装隔板，区分开不同的工作部门，因为隔板通常只有齐胸高，因此，当人们站起身来时，仍然可以看到其他部门员工的座位。 2、封闭式办公室布局 又称为传统式办公室，是指用墙壁将办公空间分隔成若干有门、窗的独立房间的办公室布局。每个房间都有一人或多人办公，一般是按照工作任务或职能分工划分办公室。每个办公室配有办公桌椅、电脑、传真机、文件柜、书架、绿色植物、饮水机等。 3、开放式与封闭式办公室的优点与缺点比较 （1）开放式办公室的主要优点与缺点 （2）封闭式办公室的优点与缺点 （二）秘书对办公责任区的管理 秘书的责任区一般包括：个人办公责任去、公用区域、上司的办公区域。 1、个人办公责任区管理 一般指秘书办公桌椅周围区域中的地面、墙壁，以及家具和秘书负责的所有办公设备、文件柜、书架、文具等。 2、公用区域管理 公用区域设置有秘书经常使用的传真机、复印机，与同事共同使用的档案柜、书架、报纸架，办公室的茶水桌等。秘书要主动清洁、整理公用区域： 3、上司的办公区域 秘书是为上司创造最佳决策环境的人，因此，管理好上司的办公室是秘书的一项重要的日常工作。管理好上司的办公室一方面是为了让上司舒适地工作，另一方面是为了给来访的客人留下美好的印象。 （三）办公室空间布置的原则 二、办公室环境管理 环境管理通常包括视觉环境、听觉环境、光线环境和空气环境四个方面。 （一）视觉环境 1．办公室整体表面要保持庄严、整洁和美观。 2．办公处所颜色的调节。 值班表格.doc （二）听觉环境 （三）光线环境 （四）空气环境 空气环境是指空气的温度、湿度、流通和清洁四个因素。 三、办公环境的安全管理——办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 （一）办公设备及操作中的隐患 1、设备电线纠缠在一起； 2、电线拖得很长； 3、设备接线松开或损坏； 4、电器设备未接地线； 5、电线有因磨损而裸露之处，绝缘不彻底； 6、电路负荷太大； 7、没有保险板或者保险板松开； 8、在不会操作和没有指导的情况下使用设备； 9、办公设备破损或有危险。 （二）办公桌椅、家具方面的隐患 1、办公室过度拥挤； 2、办公家具和设备摆放不当，椅子的靠背角度不对 3、家具或设备有突出的棱角，常常磕碰人的身体； 4、档案柜、书架阻挡了通道； 5、包裹、行李重物或者家具挡住通道，未及时清理 6、电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作； 7、由于柜橱顶端堆放的东西太多导致其倾倒； 8、没有关上的抽屉挡住通道； 9、站在旋椅上取放东西； 10、抬举重物。 3、接待日程 包括每项具体接待工作的安排：时间、名称、出面人、地点等。 工作安排：会见、会谈、汇报、交流、参观、产品演示等； 生活安排：饮食、住宿、交通、医疗卫生、代购车船票； 业务生活安排：游览、娱乐、体育等活动。 4、接待责任 接待责任是指各项接待