机关表单系统基本规范.docVIP

機關表單簽核流程自動化基本規範 行政院研究發展考核委員會 彙編 九十一年七月 目 錄 壹、前言……………………………………………………………………… 1 貳、基本功能規範…………………………………………………………… 1 一、基本作業環境…………………………………………………… 1 二、基本功能範圍…………………………………………………… 1 三、系統功能………………………………………………………… 2 (一) 差勤管理作業………………………………………………… 2 (二) 會議室管理作業……………………………………………… 6 (三) 車輛管理作業………………………………………………… 7 (四) 領物管理作業………………………………………………… 8 (五) 線上說明作業………………………………………………… 9 (六) 資料備份及回復……………………………………………… 9 (七) 選用系統功能………………………………………………… 9 參、參考規範………………………………………………………………9壹、前言 行政院研考會為推動機關雙向互動、整合流程及流程改造，促進軟體發展，特委託台北市電腦公會召集廠商訂定「機關表單簽核流程自動化基本規範」，並列舉符合規範之廠商名錄及功能簡介廣為分發應用。 陸、基本規範 作業環境規範 WebBase平台。 基本功能範圍 系統功能 (一) 差勤管理作業 １、系統維護作業 (１) 基本資料維護：個人基本資料新增、修改與刪除維護，內容有使用者帳號、密碼、姓名、性別、身分證字號、出生年月日、單位、職稱、官職等、到職日、俸點、俸額、俸別、員工代號、代理人、代理期間、休假年資、全年可休假日數、去年休假保留日數、已領不休假加班費日數、職務類別(正式人員、約聘僱、技工、工友、司機)每小時加班費、刷卡別(彈性班、正常班或是免簽到)電子郵件帳號等。 (２)簽核流程設定：系統管理者可依各機關之實際需求更改各項表單之流程規則。 (３)年曆資料維護：可依人事行政局規定修改相關資料。 (４)密碼權限設定：系統管理者可依部門、業務及層級之不同，設定不同的權限(如主管、管理人員、員工等)，並可新增、修改、刪除員工權限資料。 (５) 刷卡類別維護：可配合固定班或彈性上、下班制度，設定每天上、下班時間及遲到、早退、曠職的設定。 (６) 各項代碼維護(單位、職務、假別)：可自行設定單位(組、室、會)及科代號名稱、職務代號、職務名稱及假別名稱。 (７) 修正刷卡及差假資料：因特殊情況的刷卡時間修正，此功能為被授權者才可使用。 (８) 出勤資料異動處理：臨時放假或某人、某時期特殊差勤資料的處理，此功能為被授權者才可使用。 ２、人事資料轉入： 需具可轉入人事行政局人事系統基本資料功能，並具備兩種輸入介面： (１)接收人事行政局人事系統匯出之基本資料，減少重新建檔時間。 (２)由使用者直接輸入其相關資料。 ３、刷卡資料轉入： (１)可定時或即時自動將刷卡原始資料傳回系統內處理； (２)必要時亦可切換為手動處理。 ４、差假申請作業： 機關人員經由WEB介面可透過瀏覽器處理簽核流程設定、刷卡資料轉入、差假線上申請、簽核、查詢、旅費申請、補助費申請及各項統計報表列印等作業： (１)線上處理各種差假申請作業，並依機關內分層授權及人事規定，傳送相關人員簽核，若請假總日數超過相關規定時，應能顯示警告訊息。 (２)提供使用者取消或修改個人申請之差假單(主管未核准前)差假異動單(主管已核准)及忘記刷卡單等作業。 (３)差旅費、加班費及休假補助費申請：申請公出、出差、加班或休假後，系統應具列印差旅費申請單、加班費申請單或休假補助申請單功能，以辦理相關費用之核銷申請。 (４)提供群組或專案差假申請：因業務需多人一起請假，由一人以群組或專案方式，於請假人欄位選取單位內同仁(可多選)資料輸入群組差假單，一併傳送相關人員簽核。 (５)假別含出差、公出、加班、公假、休假、事假、病假、補休等。 (６)假單內容至少應包含假別、申請日期時間、差假起迄時間、差假事由、代理人等；假別、申請日期時間、差假起迄時間應提供下拉式選單；代理人應直接擷取職務代理人或以選單方式選取。 ５、線上簽核作業： 主管批示差假單可逐筆批示、選擇或全部批示，若主管不核准可退回申請人重新修改或取消。 ６、線上查詢作業： (１)機關內人員可查詢每日刷卡紀錄、個人遲到早退統計及所請假別之時數、日數、審核流程、個人每月或年度差假狀況(假別、時間、事由與累積天數)取消差假查詢、代理期間查詢及不休假加班費查詢等。 (２)主管可查詢待批示假單及該單位每日、每月或每年同仁之差假狀況統計，並可列印報表。 ７、統計報表作業： (１)報表可在螢幕先行預覽，再行印出。 (２)可依員工部門別、職員別、差