办公室工作实务课题计划性接待工作课件.ppt

办公室工作实务 课题：计划性接待工作 ※目的要求： １、了解接待工作的程序和内容，掌握接待工作的操作规范和要求 ２、掌握灵活多样的接待技能，培养严谨、规范的办公室工作素质 ※重点及难点 1、重点：接待工作的程序及工作规范 2、难点：接待方案的拟定 ※教学方法及手段 １、任务驱动法 ２、讲授法 ３、情景摹拟法 导入情景案例 　　　　2004年宏利纸业有限公司长沙分公司的经营颇有成效，实现经济效益翻番。为表彰长沙分公司取得的成绩，总公司决定派公司副总王维、销售部主管张德成以及办公室秘书于芬一行三人到长沙来检查工作，交流经验。 　　　长沙分公司的秘书马韵璇接到接待任务后，马上到主管办公室请示工作，了解了详细的情况后，她认真拟写了接待方案，并及时分配接待任务，落实相关接待准备工作。她提前打电话到华天大酒店为检查小组预定了房间，并特意吩咐宾馆服务员注意把他们的房间楼层调高，因为王总有轻微的神经衰弱症，睡觉需要安静。 　　　到了王总他们来的那天，马秘书提前准备好车，并告知主管一同前往机场迎接。接到客人后，马秘书把他们带到车边，主动帮客人把车后门打开，请客人一一坐好。一路上她概要的介绍了长沙近几年的发展和城市特色，还建议他们去尝尝长沙最有名的臭豆腐，王副总和随行人员愉快的接受了，表示有机会一定去。到了酒店，马秘书抢先一步到服务总台领取早就预定好的房间的钥匙，带领他们到各自的房间，在简单的交代了日程安排后，就礼貌的告辞了。晚上安排了丰盛的晚宴给王总一行接风，并准备了丰富多彩的员工节目，引得王总哈哈大笑。第二天上午听取分公司主管汇报，参观公司，下午去了长沙几个有名的景点，顺道品尝了长沙的特色小吃。整个接待工作顺利完成，马秘书也因此受到了主管的表扬。 项目任务 1、试分析马秘书在这次接待工作中是按照怎样的接待程序进行的？有何成功之处？ 2、请根据案例材料拟写一份接待方案。 接待的基本程序 一、收集来宾资料 充分收集来宾资料是做好接待工作的前提。秘书人员收集来宾的资料主要包括收集来宾的国别或地区，来宾代表的机构或组织，来宾的姓名、性别、人数、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习惯、抵达的时间地点，离开的时间地点，乘坐的交通工具和行程安排，来宾来访的意图和目的等。 接待的基本程序 二、制定接待计划 接待计划是整个接待工作的依据，秘书在制定接待计划时要充分考虑到各方面的需要，接待计划要尽量具体、详细、实用，起到指导性和工具性作用。接待计划的内容主要包括以下几个部分：（如图） 接待的基本程序 三、做好接待的准备 检查接待工作所需的文件、资料、交通工具是 否到位，接待室的电源及照明设施、空调、音响设备、桌椅、台签是否齐全，环境卫生是否干净，对相关的接待人员应及时提醒，保持联系，做好充分的准备迎接客人的到来。 接待的基本程序 四、迎接来宾 1、核实时间 2、准备接站牌 3、安排住宿 4、商议日程 五、安排宴请 1、确定宴请的环境、菜单和席位 2、兼顾客人的饮食习惯和宗教禁忌 3、通知对方宴请的时间、地点和赴宴人员 4、座位的安排上要注意“以右为尊”、“以客为尊”的原则 接待的基本程序 六、安排会见、会谈 1、在会见会谈前，秘书要做好信息资料的收集工作，做到知己知彼。 2、在会见会谈中，要认真做好记录。 3、在会见会谈结束时，有时要合影留念。一般是主人居中，客人遵照以右为尊的原则。 接待的基本程序 七、组织参观游览 参观游览和娱乐活动都有利于加深双方的了解，增进友谊。在具体安排参观游览时，要结合来宾的兴趣爱好，结合当地的实际，有针对性的选择游览项目，要准备好游览路线、内容、交通工具。娱乐活动主要包括欣赏歌舞晚会、戏剧、文艺演出、音乐会等，要事先预定好座位，交通工具和茶水准备，要有陪同人员，观看演出时不要迟到早退，接听电话，大声议论等。 接待的基本程序 八、送别 在确定来宾离开的时间后，视来宾需要是否预定返程票，提前订好车辆，通知相关人员做好准备。如果是飞机，需提前一小时到达机场，在目送来宾乘坐的交通工具启动后，送行人员才可离开。 九、小结 在接待工作结束后，要及时处理好善后事宜，结算接待经费，落实相关决议，写好接待工作小结，将相关资料信息收集齐全，整理归档。 接待方案的拟定 一、制定接待方针 接待方针是接待工作的总的指导思想和要求，秘书人员在接待不