改变员工会议.docVIP

彻底改造員工會議 (雜誌刊期：2001年07月)第1頁 共1頁 成功的員工會議可以增強交流和認同，解決員工在人際關係上所出現的問題。 Paul Falcone ? ? 如果你所在部門的員工會議不是那麽富有成效、沒有激發性的話,或許應該考慮改進。那麽怎麽改進？本文分析了成功地主持員工會議的三個關鍵步驟。如果你與每位下屬談到了他們在工作中各自面臨的現狀；如果你在做決定的過程中引入了建設性的批評意見；如果你問到了在過去的一段時間裏，你的部門有沒有更好的做法使得整個公司處於更好的位置，那麽，員工例會就不再會象以前那樣令你煩惱了。相反，它可以使會議産生預期的效果並加強團隊的整體表現。 ? ? 作爲有多年閱曆的經理，如果分析員工在人際關係上所出現的問題，你會發現原因歸結起來無外乎有兩類，要麽是缺乏交流，要麽是缺乏認同。 ? ? 信不信由你，如果處理得當的話，這兩類問題均可以通過一度被你視爲煩惱的員工例會加以解決。會上，你可以同下屬即時進行交流，可以當著衆人的面認可他們的成績。這樣做並不僅僅意味著讓你充當啦啦隊隊長的角色而已，更大的動機來自內部，員工們必須承擔起責任來進行自我推動。而作爲經理所肩負的職責，就是創造一個可促使下屬自我推動的環境，計劃周密的每周員工例會將是一個很好的溝通場所，有助於增強員工認同彼此出色的工作。 ? ? 成功的員工例會所需做的第一步，就是要與每位下屬談談他們在工作中各自面臨的現狀。尤其要問到的是，“過去的一周裏完成了什麽工作，以及所遇到的挑戰是什麽？”比如：一個負責人事招聘的員工可能會提到，這一周通過他們的努力填補了公司的多少個職位空缺，又有哪些職位空缺，因爲某位經理的決定拖延或仲介公司提供的人選不適合，而沒有得到預期填補。 ? ? 讓每個人談論自己的境況不僅十分重要，而且也非常關鍵，這能讓所有的職員瞭解其他人在做什麽。很多時候，職員們都是埋頭各幹各的，這樣很容易想當然地認爲自己在做所有的工作。而一旦他們聽到其他人也在做工作時，才會更正確評價同事的貢獻。 ? ? 當然，這種資訊共用也能使你始終知曉下屬的情況。作爲主管所遇到的最普遍的困惑之一，就是下屬將自己抛到一邊盲目行事。畢竟，這是你手頭棘手的一大麻煩事，同時你應該從其他作主管的同事那裏學習如何解決這個問題，而不是從下屬那尋找答案。 ? ? 常規例會讓每個人有可能最大程度地瞭解周圍的最新動態。但是，關鍵在於首先要允許下屬們分享資訊。這種會議不是“從上向下”傳達指示，而是“從下向上”反饋情況，收集資訊，並讓大家彼此尊重各自在工作中所做出的貢獻。 向大家徵求意見與看法 ? ? 員工例會的第二部分，是要在做決定的過程中引入建設性的批評意見。尤其要問到：“針對現有狀況，我們需要採取什麽不同的做法，來徹底改造所在部門的工作流程？”結果是——最好的想法往往來自那些平時不事聲張的人。 ? ? 很多另謀高就的職員在與原公司的人力資源部門提及離職的原因時，理由多數是因爲沒人在意及理會他們的想法，這令他們感到很失望。如此一來，每天的工作只是機械地重復著早晨上班，晚上下班，所處的工作氛圍無法帶給他們任何真正意義上的衝擊和影響。其實，我們只需簡單地徵求他們的建議，就能滿足他們最基本的心理需求，並産生截然不同的積極效果。何樂而不爲呢？ ? ? 懇請員工們提出自己的建議及關心的問題，在剛開始時，你可能會感到有些不舒服。畢竟，如果他們抱怨的是些你無能爲力的問題，你將如何是好呢？新的電腦系統、緩慢的互聯網接入、以及來自其他部門的問題--這些障礙擺在所有的人的面前，但是切記，你並不是在主持一個訴苦大會。 ? ? 你的目的是幫助員工們去關注，在現有資源下能做些什麽。首先，你應該將建議的所有權賦予提出建議的人，從而真正地鼓勵員工著眼于你現有的做事方法，並重新審視那些造成低效率、延遲或整體故障的關鍵點。 ? ? 接著，你要制訂一個很小的、容易執行且適合一周工作量的行動計劃，並徵求自願者擔當該項計劃的先頭兵。如此授權——不僅給予了人們提出更好建議的充分自由，也樹立了你自身的權威，使得修正後的方法上打上了你個人的烙印。 ? ? 員工例會的第三個要素，是你的部門在過去的一周裏，有沒有更好的做法使得整個公司處於更好的位置。這聽起來像是唱高調，但工作就是這麽回事。招募員工是爲了給公司增加收入、減少費用及節省時間，凡是涉及到這三方面中的任何一個，今後有可能影響到公司發展的問題，都應該在員工例會上進行討論、研究甚至一再提及。“我們可以採取什麽不同的做法？”這一想法與開始的問題是自然相對應的，因爲它反映出特定的時期整個部門的工作將如何進展。它也同樣令大家有機會進行案例分析，從而使類似的情形在以後得到更有效的解決，朝前發展。 ? ? 作爲經理，應該時不時地記著用第三個問題問自己，以檢驗自己