管理文件和资料控制程序EHS.docVIP

安徽昊方汽车空调电磁离合器有限公司 程序文件 文件编号：HF/TS4.2-01 文件名称：管理文件和资料控制程序 版 本： C 版 编写部门：综合部 编 写 人：吴文才 日期：2007.8.10 审 核：陆华海 日期：2007.8.10 批 准：李 军 日期：2007.8.20 会 签 表 部 门 会签人、日期 部 门 会签人、日期 品 质 部 销 售 部 生 产 部 物流中心 技 术 部 财 务 部 综 合 部 设 备 部 一、目的 对公司所有管理类受控文件的制订、标识、修订、审批及发放、查阅等过程作出具体规定，使所有与质量/环境/职业健康安全管理体系相关的管理文件和资料得到有效控制，以确保在文件的使用现场得到有关文件的适用版本，防止使用作废文件，保证质量/环境/职业健康安全管理体系的有效运行。 二、适用范围 本程序适用于所有与质量/环境/职业健康安全管理体系相关的管理文件和资料的控制，包括：质量/环境/职业健康安全管理手册、质量/环境/职业健康安全程序文件、作业指导书、记录、会议纪要等，并包括与其相关的外来文件(如政府法律法规、政策等)、顾客提供的体系标准和供应商手册及有关传真、信息等。 三、术语 3.1一、二、三层文件 一层文件指质量/环境/职业健康安全方针、质量/环境/职业健康安全目标、质量/环境/职业健康安全管理手册。二层文件指识别出的COP、MOP、SOP三类程序文件。三层文件指质量/环境/职业健康安全手册和程序文件所引出的支持性文件，如作业指导书、工艺文件、相关标准、管理制度等。 3.2外来文件 管理类外来文件：1.与产品/环境/职业健康安全有关的法律法规文件；2.与产品和过程有关的国际/国家/行业标准和规范；3.来自顾客的标准或规范；4.与顾客签署的供应商保证书、二三方审核报告及问题表等。 技术类外来文件：国家标准、顾客提供的产品图样、验收准则、产品送检报告、顾客反馈的文件化质量信息、产品说明书等。 3.3管理文件和资料 质量/环境/职业健康安全体系一、二、三、四层文件；顾客提供的体系标准和规范等。管理文件和资料应涵盖外来文件。 四、职责 4.1 总经理负责： 4.1.1质量/环境/职业健康安全方针的组织制定和批准发布。 4.1.2质量/环境/职业健康安全目标的审查批准。 4.1.3质量/环境/职业健康安全手册以及相关程序文件的批准。 4.2 管理者代表负责： 质量/环境/职业健康安全目标、质量/环境/职业健康安全手册和程序文件的组织制定并对质量/环境/职业健康安全手册和程序文件进行审核。 4.3 综合部负责： 4.3.1对管理文件和资料（包括客户提供的体系标准和规范）的编制审批、发放修订和回收作废进行控制，按程序对各类资料进行管理，并编制《受控文件总清单》（编号：TS/ZH4.2-01）。 4.3.2质量/环境/职业健康安全手册、程序文件实施过程中情况发生变化时对其进行组织评审与更新。 4.3.3对一层和二层文件的修订进行归口管理。 4.3.4对本程序文件的实施情况进行监督检查，并根据监督检查情况提出奖惩意见。 4.4技术部负责： 具体按《技术文件和资料控制程序》（编号：HF/TS4.2-02）执行。 五、工作程序 5.1各部门根据需要编制相关文件 5.1.1文件编写格式遵照《文件和资料编写格式》（编号：HF/TS4.2-01-02） 5.1.2体系文件的编制和编号按《质量手册》HF/TS4.2文件和资料控制中的4.2规定执行。 5.2 文件的会签、审核和批准 文件在发布前应由授权人员审批其适用性。 5.2.1一层文件由公司总经理批准发布； 5.2.2二层文件由责任部门编制，主管领导审核，相关部门会签后报管理者代表批准发布； 5.2.3三层文件或其他质量/环境/职业健康安全管理文件、标准、规范的编制审核、批准由各部门负责； 5.2.4各种技术文件及资料的发布批准权限及相应的管理部门在《技术文件和资料控制程序》中规定。 5.3文件的发放 5.3.1综合部根据《质量/环境/职业健康安全体系文件发放审批单》（编号：TS/ZH4.2-02）进行文件复制，受控，发放，记录，各部门建立《质量/环境/职业健康安全体系文件接收台帐》（编号：TS/ZH4.2-03）。 5.4文件的使用 各部门根据文件规定开展工作，按《保密规定》（编号：HF/TS4.2-01-01）确保质量体系文件的安全保密。 5.5文件的修改、补发和作废 5.5.1各部门根据文件使用情况提出文件修改或作废，并填写《文件修订/作废申请审批表》（编号：TS/ZH4.2-04）。文件丢失或由于破损而影响使用的，