项目实施管理流程-会议.docVIP

会 务 要 点 会务总控 与客户保持密切和通畅的沟通。 合理的报价，并得到客户的确认。 缜密的分工，覆盖所有会务细节。 严格的时控，按时控要求检查准备工作进展。 协调客户、酒店、承包商等各方面关系。 活动进行过程中对全局的控制。 结算和总结。 报价 获取PO No.，事先了解结算方面要求。 报价应尽力接近对方预算，也可略有超出。 各单项价格应与以前历次活动的报价保持一致。 如客户方面预算紧张，可考虑减项，但不应降低单价。 报价应包括此项目发生的所有费用，避免缺项。 报价格式应力求规范，并保持一贯风格。 个别客户在结算时需我方提交发票，在购货时应有所准备。如北电网络公司。 以微软公司为例：完整的结帐手续包括：报价单、回传PO、付款申请和发票四项。北电网络公司则为发票报销加服务费的形式。 人员邀请 根据人员邀请统计工作的周期，对客户发出邀请的时间提出要求。 将确认内容做成表格，包括客人的各种联络方式、抵离航班、食宿方面的特殊要求、是否参加旅游等。 对临时工作人员进行礼仪和业务方面的培训。 随时向客户通报统计结果，以便对活动规模进行控制。 人员的增加和变化须得到对方具体负责人员的认可。 如需向外埠客人快递机票，可在客人启程前5天出票，既避免客人改变行程计划，又可保证快递的时间。快递发出后需通知客人查收，随后还应电话确认客人是否收到。同时注意考虑周末因素。 如由我方为客人购买机票，注意同时汇总客人抵离航班信息，以免再向客人查询。 做好各项信息发生变化的相关准备。 根据航班情况制定接机计划和送机安排。 酒店选择 首要因素应考虑会场是否满足要求。会场面积要比容纳所有与会人员更大1/3或1/4，高度应满足AV设备的技术要求。此外还需考虑会议其它日程对会场的要求，如演出等。 容纳相同数量的与会者，宴会比会议需要更大的面积。如有可能，晚宴最好安排在另外一个大厅。 酒店服务水平应有足够保证，酒店具体联系人的协调能力对会议质量也有明显的影响。 明确酒店在预付和结算方面的要求。 在合同中对其它一些细节作出明确说明，包括酒店提供的物品（鲜花、地台、幕布、指示牌等），菜单（晚宴、自助餐、间茶），进场时间，对装饰和搭建的限制，等等。 注意会议对酒店网络传输条件的要求，如宽带或CDMA。 酒店提供的AV设备与我方自备AV的衔接。 酒店能够处理付费方面的特殊要求，即部分费用由会议支付，个人消费由客人自理。 实地考察 对于一个比较大的活动，进行一次实地考察是绝对有必要的。 前往考察之前一定做好事先联络工作，包括酒店、旅行社、车队、礼仪公司、演出公司、摄影师、商务中心等，重要项目应准备备选方案。 考察并非仅对饭店，而是从抵达机场就已经开始了。如特区边防证。 考察会场是否符合会议所有日程的要求，包括大会、分组会（多个）、记者见面会、贵宾休息室、间茶等场地。 会场装饰的条件，包括高度、电源、照明情况、有无背景板等。 公共区域的装饰环境，包括欢迎横幅、大堂报到台的装饰、易拉宝、海报、吊旗等的配合使用方案。 报到台的工作环境 指示系统的设计，指示牌的数量和尺寸。 用餐场所要求宽敞、满足周转需要、尽量避免重复。 客房的不同种类及分布。 了解活动同期该酒店是否还有客户竞争对手的活动，并通报客户。 如时间允许，可对旅游线路和景点进行考察。 接送机和旅游用车的车况和管理情况。确定具体负责的调度员。 对礼仪人员进行面试，选择有工作经验的礼仪服务人员。 摄影摄像应选用专业人员和专业设备，以保证拍摄质量。 了解酒店周边环境和资源，特别是医院、商店、餐饮、复印装订社。 重点考察项目应使用数码相机拍照，以向客户汇报。 依据考察结果向客户提出活动地点的选择方案，并阐明理由。 接机 与负责人员邀请统计工作的同事最后确定客人抵达的准确信息。 提前落实接机人员、行李员、车队调度，互相通报现场联系方式，并掌握客人联系方式、报到台联系方式。 提前落实接机使用物品，如接机牌、易拉宝等。 每个航班抵达前掌握停车位置，并将司机控制在身边。 合理掌握发车与等候，避免客人情绪波动。 发车后向报到台通报客人数量、名单及预计到达时间。 如客户比较重要，或接机资料不准确，可在机场安排备用车辆。 接机情况与资料不符时，可请报到台与客人取得联系，或直接与客人联系，变更情况通报会务组，并作出相应调整。 接机情况与预计变化较大时，应提请报到台对客房预订作出相应调整。 报到 汇总报到所需的客人资料，包括名单、房间安排、抵达时间、付费事项、VIP安排。 清点报到时发放的物品，包括会议资料、礼品、胸卡