河南办事处资料归档管理规程.docVIP

河南办事处资料归档管理规程 工程资料部分： 工程资料指根据中兴通讯售后服务资料归档管理办法，在工程过程中必要输出的各项资料，包含文本资料和电子资料； 根据项目管理的情况，项目经理可以根据不同的岗位职责安排相应岗位负责输出工程资料，工程资料的责任人为项目经理，项目经理负责工程资料的质量和提交。 文本资料由项目经理移交办事处文员，在项目完工以后由办事处文员统一移交给中兴指定资料接收人； 电子资料根据中兴通讯售后服务资料归档管理办法及时输出，提交办事处经理和中兴郑州办事处项目负责人、抄送办事处文员。 所有资料的输出必须遵守中兴通讯售后服务资料归档管理办法规定和河南办事处信息管理规程，电子形式的资料按照统一的命名方式命名； 根据用户的要求或者中兴通讯办事处的要求输出资料要求变更时，依照相应的要求输出和归档资料； 必须输出的文本资料： 环境验收结论 工程服务危险源识别登记表 开工报告 设备到货证明 开箱验货报告 安装验收结论 已安装工程量总表 已安装的设备、主材明细表 设备、主材余料交接单 工程数据配置报告 工程服务满意度调查表 验收阶段质量评估及工程质量总评 验收测试结论 初验证书 终验证书 封面（竣工资料） 文件分发表 卷内目录 工程概况 图纸目录 竣工图纸 根据实际发生的情况输出的文本资料说明： 工程勘察任务书：商务有下发时存档 设计变更申请表：有设计变更时必须输出存档 停工报告及复工报告：停工超过3天必须输出并存档 现场工作联络单：使用了就存档 工程质量事故报告单：使用了就存档 工程质量整改通知单：使用了就存档 初验申请报告：使用了就存档 初验验收组织：根据用户要求输出和存档 现场培训记录单：重点项目、对用户来说的新产品版本必须进行培训并存档 工程备忘录：有需要备忘的内容时必须存档 试运行描述：根据用户要求输出和存档 终验申请报告：使用了就存档 终验验收组织：根据用户要求输出和存档 终验遗留问题、备忘录：根据用户要求输出和存档 用户报告：新产品根据中兴通讯要求输出并存档 工程中与客户往来的重要文件：使用了就存档 电子形式输出工程资料说明： 工程勘察计划：勘察周期超过7天输出 工程勘察报告：根据项目的需要输出 工程勘察报告评审表：根据项目需要输出 合同问题反馈表：现场发现合同问题时输出 环境验收报告：根据实际发生输出 环境验收结论（第一次环境验收）：有工程勘察时输出 工程设计计划表（工程处归档）： 工程计划：工期超过7天输出 开工前协调会议纪要：工期超过7天或者项目需要输出 补发货申请单：有补发货申请时输出 工程周报：工期超过7天输出，每周一上班以前提交；根据项目需要，有些项目需要输出工程日报。 工程现场例会表：根据项目需要输出 安装验收报告：根据项目需要输出 督导阶段工程质量评估表：外包工程必须输出 调测阶段工程质量评估表：外包工程必须输出 开通测试记录：根据项目需要输出 工程总结报告：根据项目需要输出 合同资料部分： 合同资料与中兴通讯的派工和结算相关的过程资料； 合同资料是双方派工、结算和付款的重要依据； 合同资料包括文本资料和电子资料，电子资料根据河南办事处电子信息管理规程进行归档，文本资料按照本要求进行归档； 合同资料从收到派工单开始进行归档，全部以外包合同号为索引并按照外包合同号顺序进行归档； 每个外包合同第一页为工程外包资料目录表，其余的资料按照目录表的顺序归档； 合同资料归档按照河南办事处项目信息管理规程进行归档； 归档到文本合同资料主要包括以下资料： 派工单（含回执） 结算单 洽谈记录表 工程质量处罚确认单 违约金确认单 技术支援申请报告 技术支援费确认单 工程量变更确认单 验收阶段质量评估工程质量总评 内部工作量确认单原始材料 内部工程质量自检报告 内部管理资料归档 文件资料管理 文件资料包括公司总部下发的文件、河南办事处发布的文件和中兴通讯下发的文件，文件的形式包括文本形式和电子形式两种； 电子形式的资料归档按照河南办事处信息管理规程进行归档； 文本形式的资料由资料管理员负责按照下发的时间顺序归档在文件资料文件夹中，并在文件资料汇总表中记录 会议资料管理 会议资料包括山西光远组织的培训和会议、河南办事处的内部组织的培训和会议以及中兴通讯组织的外包培训和会议，会议资料的形式包括文本形式和电子形式两种； 电子形式的资料归档按照河南办事处信息管理规程进行归档； 文本形式的资料由资料管理员负责按照会议的时间顺序归档在会议资料文件夹中，并在会议资料汇总表中记录； 员工信息资料管理 员工信息资料指河南办事处全体员工的信息资料，资料的形式包括文本形式和电子形式两种； 电子形式的资料归档按照河南办事处信息管理规程进行归档； 文本形式的资料文本形式的资料由资料管理员负责，按照员工姓名为索引，按照员工姓名的顺序进行归档； 员