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预算控制和流程再造关系之研究 季延平1，方致远2，周惠文2 (1．政治大学资讯管理系；2．中央大学资讯管理系．中国台湾) 摘 要：本文探讨的内容为从资讯系统和控制系统型恋的角度来检视企业的预算控制流程，目 的是使预算控制系统的应用能更加地符合企业组织的需求．消除流程中不台理及重覆的作业． 另一方面使管理者能从另一个角度的分析，束r解整个费用作业流程和资讯系统间的互动关 系。 关键词：预算控制；流程再造 1引言 管理大师Peter isNEw，andit Drucker说：“Ree“gineeri“ghastobedone。”，Michael BusIness Hammer在1990年于Harvard Auto— 但是企业再造失败太多．几个重耍的因素虽然已经讨论众多!杨林亮，1997]。像是正面的 因素有主管的承诺和支持、充分授权的合作团队．．，．．．等等，而负面的因素则包括局限於资讯 技术层面、缺乏共识．．．．．．等等。而资讯系统的成败和企业再造的成败因素，似乎是相当的一 致。所以在探讨资讯系统的成败上．总离不开资讯系统和企业流程这两个关键因素，而对企业 之控制制度著墨不多。 企业组织为达成内部拄制的目的，在工作流程中设计了许多的控制点，阻防止错误或流弊 产生，也因此造成了工作流程的分割破碎．而缺乏流线化的流程住往是造成工作流程效率低落 的主困。 预算是企业组织对於未来营运的资源分配计划，组织常以预算作为企业资源控制的标准。 由於预算控制是企业中必定发生的活动之一，而企业对於预算控制活动则大多以多重的检核 来控制，故造成人力、时间、资源的浪费．而本文透过个案分析．找出控制流程中不合理及作业 重覆的地方。 2分析结果 经过访谈个案、分析之饯．发现个案中费用报支流程皆有著控制制度的问题，下面提出建 议方案。 ·139- 2．1减少控制点数目 传统上，在流程中设计多重控制点的方式会导致资讯流动速度降低，使流程缺乏鼓率。为 改善此一缺点，在控制点的设计上朝向减少控制点数目，因此在建议方案中采用双重控制的方 式，第一个控制点发生在在原始凭证流程，由部门主管执行人工审核的工作，第二个控制点则 在会计凭证流程，审核的工作由电脑系统自动执行预算控制。所以资讯在费用报支流程中停滞 的次数便会大量减少，且整个流程亦不致於分割破碎。 2．2依费用类型或金额大小来审核 从个案中可以发现一笔费用不论其性质或金额大小，都可能必须经过流程中所有的控制 点或审核人，主要是为达威严密的内部控制，但几乎所有审核人的工作内容大致相同，因此为 改善重覆工作的现象，在建议方案中将采用权限控制的方式。主管极限的设计将分成费用性质 或金额太小，部门经理审核j万至30万元或部rl采购电脑设备的费用类别，部门科长则审核 5万以下或一般性支出的费用类别，也就是说，每一笔费用依其大小或性质只须经过特定的人 审核即可，间接地也达成了减少控制点数目的目的。另一个优点是，可以减少每个主管的工作 负荷，因为以前可能要审核全部的费用报支，但现在只要审核属於自己权限范围的费用即可。 表1费用报支审核限表(举例说明) 科长 经理 总经理 费用金额 l～5万元 5万～30万元 30万元以上 费用性质 杂项费用、国内出差费用 国外出差、采购电脑费用 主管座车采购 2．3成果控制 为配合上述两项建议，在流程设计上建议采用成果控制的方式。因为控制点减少加上将费 用审核权限授权给不同的主管，为避免发生人为的过失，所以利用成果控制方式，让各个主管 主导其权限内的费用审核，由主管本身承担所造成的结果，作为绩效评估的依据，优点是，主管 会仔细地审核每