虚拟档案馆探究.pdfVIP

量的急剧增加与档案馆存储空间、设施不足的矛盾，使档案馆增强狠抓档案价值鉴定的紧迫感。但是，馆藏 档案数量大不是档案馆进行档案价值鉴定、剔除和销毁档案的决定性因素。只要对国家和社会具有保存价 值，数量再多．条件再差，也要改善或者创造条件，妥善保存；只要对国家和社会没有保存价值，数量再少， 条件再好，也应当进行鉴定，将确无保存价值的或者已过保管期限的档案剔除销毁。因此，决不可将鉴定、 销毁档案视为迎接政府机构移交文件压力的挑战的惟一选择。 另一方面，面对政府机构档案移交数量急剧增长的挑战，馆藏档案中没有保存价值和已过保管期限的 档案出不去，应当接收进馆的档案就进不来，不进行鉴定，档案馆就不是以积极的姿态迎接挑战。再者，在 一般情况下，近期的档案利用率总是高于远期档案，馆藏档案不经过鉴定而“吐故纳新”，档案馆就不能满 足社会对档案信息求新和多样化的需求。因此，档案馆必须把档案价值鉴定和丰富馆藏摆在同等重要的位 置，抓紧抓好。 注： ①(瑞士)奥斯卡·高耶：《对档案馆的挑战——日益繁重的任务及有限的资源》，《第十届国际档案大 会报告集》，档案出版社1986年版，第20页。 ②、⑧、④同①，第13、1、12页。 虚拟档案馆研究 李鲜花王冬 一、虚拟档案馆的内涵及构成 虚拟档案馆是指利用网络和计算机技术将所有的各级各类档案馆打破时空限制联合成一个有机的信 息系统。人们通过网络可以直接查阅档案信息，每一个网络端口可以反映整个系统的信息量。档案用户置 于其中如同置身于档案馆一样．感觉不到原本存在的时空障碍，相当于建立了一个更大的档案馆。这种利 用网络技术实现的模拟档案馆，就是虚拟档案馆。 虚拟档案馆是全面管理和充分开发档案信息资源的一种高级形态，是档案用户通过网络技术来获取 档案信息的一种方式。它构成的基本要素有3个，即：档案信息资源、网络和档案用户。它的建立会受到国 家有关政策、电子计算机处理技术及操作人员技能的影响。比如说必须得到国家政策的许可，还须有足够 的投入{必须有承载和处理档案信息的技术和技能。它构成的形式可以根据人们对档案信息的需求及档案 馆自身发展的条件来确定。一般可以有4种构成形式：一是全国性的虚拟档案馆，由全国所有的各级各类 档案馆网络而成，二是区域性档案馆，在一个省或一个地区内建立；三是专业性虚拟档案馆，在一个系统或 一个行业的同一类型专业档案馆中建立}四是跨行业跨部门的虚拟档案馆，可以实行档案、图书、情报等 部门的跨行业跨部门的虚拟联合。 =、虚拟档案馆的意义及作用 (一)虚拟档案馆能够实现档案资源的优化配置 优化档案资源配置、充分实现档案工作的价值是档案事业可持续发展的必要要求。长期以来，各级各 类档案馆由于受地域性及接收范围的限制，它们接收保管的档案在门类结构及其内容上总呈现出一定的 一】06— 局限性。但是，它们也保存有反映本区域本系统特点的特色档案，也即所谓的优势档案。这些优势档案由 于受检索手段陈旧、传输系统落后的影响，并不能很好地发挥其应有的作用。一些载有先进工作经验、先进 科学技术内容的独特的档案信息互不流通，传不进来也输不出去。虚拟档案馆实行的网络联合，利用电子 手段，使这些优势档案集成并得以快捷传输，实现了各级各类档案馆的优势整合。 (二)虚拟档案馆能够实现档案信息资源的共享 虚拟档案馆是利用网络技术和电子计算机处理技术将档案信息系统地组织起来，不论何人，也不论 在何地，档案用户可以自由快捷地查询网络上的任何档案信息。这种网络技术可以同时满足多个用户的查 询需求，每个端口可以检索网上的全部档案信息，相当于建立了无数的网上档案馆，档案用户就象进入档 案馆一样可以随意使用网上的全部信息。显而易见，档案信息的社会化程度明显提高，梦寐以求的档案信 息资源共享就可望实现。 正是由于虚拟档案馆会使各级各类档案馆联成一个有机的档案信息整体，因而使得虚拟档案馆才从 真正意义上成为名符其实的档案信息中心。 三、虚拟档案馆的缺点及问题 (一)解决好档案信息可能失真的问题 档案信息不同于它物的区别是档案具有原生性、唯一性和可靠性，它在社会生活中发挥着特定的作 用。档案信息用户在目前的查询方式上，可以说仍然是面对面的直观原件检索-真实可靠。虚拟档案馆的建 立，档案用户是通过电子网络进行档案信息的远程检索，由于受档案专业人员素质、传输技术及电子计算 机技术的影响，上网的档