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档案电子化管理办法 第一章 总 则 第一条、公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面貌，同时为保证电子档案的可利用性，确保其信息的真实性、安全性和完整性；特制定本办法。 第二条、归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 第三条、具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 第四条、本办法适用于本公司及控股子公司电子化的档案管理。 第二章 档案机构的主要职责 第一条 档案管理的责任部门为公司总经理办公室 第二条、公司总经理办公室应制定档案工作的规章制度，并对公司其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。 第三条、负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。 第四条、积极开展档案的提供利用工作。 第三章 公司档案的构成与分类 第一条、公司档案主要构成包括公司治理层、经营、技术、产品、设备(仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉形成的各种文件。 第二条、档案分类 一、公司文书档案 主要指公司治理层和行管理层在工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。 1、 治理层三会形成的各种议案、决议文件和各种规章制度。 2、 管理层形成的管理文件、计划、总结等文件 二、经营文书档案 主要指公司在生产经营活动中所形成的各种统计报表、合同协议、凭证记录、市场信息等文件材料。 1、 计划类文件。指公司生产计划、营销计划、财务计划和其它专项业务性计划。 2、 指导类文件。指计划指标、技术指标、质量指标、市场销售指标等。 3、 价格类文件。指产品出公司价格、公司内部劳务价格、原材料计划价格等。 4、 凭证类文书材料。指在经营活动中形成的原始记录和凭证，如财务状况、能源消耗、产品销售等的原始记录。 5、 有关经营管理的文件、各类管理制度和工作指令等。 三、 技术档案 主要指公司在科学研究、产品开发、引进技术和设备等有关科技活动中形成的档案。它是重要的技术活动和重要的技术资料，是与公司的生产和科技密切相关的资料。 1、技术研究档案。它是科学研究过程中形成的关于科技成果、科研数据、工作状况指标等材料。 2、 产品档案。它包括产品设计、产品工艺、产品技术标准等方面的材料。 3、 设备(仪器)档案。它是设备、仪器生产、使用、维修、改造过程中形成的材料。 4、 基建档案。它包括工程设计、工程施工、维修、交工验收等方面的材料。 四、会计档案 主要指公司在会计工作中所作的记录，以及一些重要的原始凭证，在会计活动结束后经立卷归档后形成的。它将为公司进行计划工作和财务管理工作提供重要的资料，有利于公司进行计划管理和经营决策。主要包括： 1、 会计报表档案。它指全面总括反映公司在生产经营过程中的财务状况，成本水平和财务成果的数据报告归档后形成的资料。 2、会计帐册档案。它是会计所作的一定时期的连续的经济活动簿籍，包括总帐、日记帐、月细帐等。 3、会计凭证档案。它包括原始会计凭证(各种发票、车票、材料单等)和记帐凭证(会计记录)。 五、声像档案： 主要是指将公司一些重要的实况，用照片、录像、录音等形式真实地记录下来的各种资料所形成的档案。包括党和国家领导人来公司视察、题词、合影，以及公司重大政治经济活动和文体活动等。 六、人事档案： 1、公司员工的入职的档案：主要包括的内容有面试档案、入职档案、员工个人信息登记（身份证、学历证、资格证、工作简历等）。 2、公司员工的薪酬档案：入职工资确认、工资调整等档案。 七、 荣誉档案： 主要指中央、省、市和有关上级机关授予公司的各种荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、奖旗等。 第四章 档案编号规则 第一条 电子文件性质代码： 序号 代码 电子文件性质 1 c 草稿性电子文件 2 f 非正式电子文件 3 z 正式电子文件 4 w 无纸电子文件 5 wb 文本文件 6 p 图象文件 7 tx 图形文件 8 y 影像文件 9 s 声音文件 10 d 多媒体文件 11 j 计算机程序 12 sj 数据文件。 第二条 成文日期 成文日期是文件形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。时间不详时用数字“0”表示。 例1：0000，即：表示年度为年，月、日不详。例2：，即：表示年度月日。 代码 保密级别 1 GK 公开 公开级 2 NB 内部 内部级 3 MM 秘密 秘密级 4 JM 机密 机密级 5 UM 绝密 绝密级 以上3-5项需在文件格式上设置密码 第五章 电子档案管理规定 第一条、电子档案保管 1、文件立卷归档前，由各主管部门自行保管，保管期