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档案借阅管理制度 各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料，查阅有密级档案，须持签有单位负责人明确意见的条据，方可查阅； 各单位借阅本单位一般档案，必须办理借阅手续，必须注明预计归还日期和联系电话。借阅有密级档案，须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准，方可借阅； 如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。若催还未果，档案管理员要向单位领导反映。 如情况特殊，外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信，可查阅无密级档案。档案主要供本集团公司利用，一般不外借。 珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出； 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。若有遗失，应及时联系档案管理人员。 凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。 公司行政部档案室 档案室证件借阅、使用管理规定 目的 为了规范公司各类证照的使用管理，避免因管理不善给公司的风险，防止遗失、保证按时年检，特制订本制度。 范围 各子公司及部门的移交的行政类（如营业执照、组织机构代码证等）、财务类（如税务登记证、信用等级证等）以及其他各类证件的原件、电子档。 证照资料的使用管理 需要借阅、借用证照资料，须到公司行政部填写《证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管审批，证照负责人签批确认后，可到档案室证件管理人员处办理相应手续； 证件管理人员仅凭有证照负责人或由证照负责人指定或委托代理人签有批示“同意”的申请单办理相应部门证照的借用、借阅等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理； 凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过30天； 公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机联系，及时办理证照的挂失和补办手续； 不许擅自使用公司的证照进行各种担保； 不得将证照转借他人。 证照的年审、到期、变更 1、档案保管员只负责对证件的日常借用、借阅管理，不负责证件的年审、换证等相关工作。 2、证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类和财务类证照由行政部安排具体负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。在证照完成年审、变更、延期等工作后移交到档案管理人手中，并办理移交手续，交接时移交人应有交接清单并注明证件期效。 相关责任 证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任； 证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅后不得将证件转借其他人使用。 注意事项： 凡违反上述规定而私自复印的使用者，将按公司制度严肃处理，如果导致公司损失的，还应赔偿公司因此而造成的损失；构成犯罪的，由公司送交相关司法机关追究弄事责任。 本规定自2014年5月1日起执行。 公司行政部档案室 档案移交、归档制度 移交档案应符合下列要求： 凡向档案室移交材料，应立卷。所移交的档案材料必须完整、真实、准确。交件人有对递交的归档文件的完整性、真实性、准确性负责。档案室不接受圆珠笔和铅笔起草的文件。电子档材料文件应刻盘再移交档案室。 移交档案材料均应编制移交清单，清单一式二份，分别保存。交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名。移交档案清单上要有卷内目录及检索以便查找。移交清单要附电子档一份。 文件按其内容的联系，保持文件之间的历史联系区分保存价值，分类整理、立卷，便于保管和利用。 移交档案应避免重复。 档案室收档案时，要对数量和质量进行严格的检查。案卷总数与移交目录要相符，卷内文件张(页)数与案卷封面所登张（页）要相符；质量要合乎立卷原则和要求，卷内文件不能有损坏。 检查完毕，如质量等均符合要求，即可办理具体移交手续，交接时，要有明确的案件数、移交人、接收人、交接时间等，经双方清点后，办理签字手续。 各部门在向档案室移交档案时要提前通知档案室，应说明移交数量及移交材料，以便档案室做接收准备。 公司行政部档案室