自动化的效能与实现.docVIP

浅析企业办公自动化的效能与实现 摘要：随着中国经济和信息化技术的发展，传统的人工办公模式已经不能够容纳信息量庞大，数据处理时间快的企业办公要求，于是，在这个科技迅猛发展的新时代，信息化管理已经成为各大企业发展的技术保障，无纸化办公，高效率办公成为企业管理的追崇目标。企业办公自动化（OA）系统在这样的背景下应运而生。OA系统具有文件存储、工作日志、工作安排、重要信息通知、工作签到、数据备份、会议管理等功能模块，极大的方便了企业的办公，提高了企业的工作效率。本文主要针对OA系统的功能、各大功能模块的实现以及应用做出了详细的研究，希望能够给企业的办公以及相关的技术研究提供一定的帮助。 关键词：办公自动化 OA 设计 实现 1企业办公自动化系统的定义和发展 1.1企业办公自动化系统的概念 企业办公自动化系统（Office Automation System，简称OAS）的核心表现形式是OAS软件。OAS软件是企业现代化管理的平台，能够使企业的日常管理规范化、使企业的可控制性增加、使企业更高效地运转。为了实现以上功能，OAS软件包含了相应的组成部分，包括日常行政管理、文件的审批、办公用品和资源的管理、各部门之间的协同办公、各工作人员之间信息的交流和传递等。 1.2企业办公自动化系统的国内外发展状况 早在五十年代，美国和日本就已经兴起了办公自动化系统。但起初系统只能处理简单的记录功能；六十年代末期才研发出了简称MIS的信息管理系统；直到七十年代中后期，办公管理系统才开始实施集多种办公业务为一体的OA系统。八十年代开始，国外许多国家的软件开发公司逐渐意识到这个市场的巨大发展空间，开始研发多功能办公OA系统，九十年代以后，技术逐渐成熟，功能趋于完善。 而我国的自动化办公系统正式发展起来，要晚了很多，初具规模已经是在八十年代中期。1986年中国举办了首次自动化办公会议，同年，该领域专家定义了办公自动化系统的功能层次和结构模型。 我过的OA系统发展阶段主要有： 一、能够进行数据统计、记录、办公文件电子化的第一代OA系统雏形； 二、能够收发文件、传输文件的半自动化第二代OA系统； 三、集音频、影像、数据计算、信息管理于一体的全自动企业办公系统。 2企业办公自动化系统设置的内涵与效能 企业信息化管理的OA办公系统，帮助实现信息资源的共享，增强职员协同工作的能力，强化领导的监控管理有效管理起有形、无形资产避免流失。实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合组织内部的信息流。使用自动化计算机办公软件，将人工节点于系统节点有机的结合到一起，文本表单和单子表单相结合，使办公人员可以做出任何复杂的工作流不需要重复作业，可以帮助办公人员提升工作效率。公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询、集体备课教学研讨。比如在选课时，负责教师将各年纪的课程信息发布到OA平台，学生通过登录界面进入系统，选择自己需要的和符合要求的课程；在考试结束后，学生同样可以通过登入来查询自己各科的成绩以及是否合格，以便学生对下学期有更加良好的把握。由于学校学生人数众多，事物繁杂，OA办公系统的建立大大优化了学校的教务管理等功能，减少了教师的工作量。 又比如说医院的OA办公系统，如果财务部门的人员需要写一份当月的收入分析报告交给院长，那么可以直接从OA办公系统中摘选出该月的报表并将其插入报告中，从而将电子版递交院长，同时等待院长审批或者审核；如果药剂科的采购员需要采购药品，每次采购之前应递交相应的采购计划，那么该采购计划可以直接在OA办公系统中快速填写，并且可以查询以前的采购计划单以做对比，保存后直接将电子版上交领导，等待审批；除此之外，医院的OA还包括医生医嘱、手术汇总、药品管理、收款管理、检验管理、科研立项、专家介绍等的功能。 此外，OA办公系统在中小企业的应用当中，分别实现了连接、沟通、协同、监控等四大功能。当一个企业的厂区、下属部门等的地理分布较为散乱，对于文件的传递、公文的告知等极为不便。这时，OA系统发挥了桥梁的作用，将该企业处于局域网中的各分散部门通过计算机相连接，最终形成了细致有序的网络办公系统。就监控功能而言，这项功能也可以成为目标跟踪，与B2C的跟踪功能相似，可以实时查看各项工作现阶段的进度。 3企业办公自动化系统的设计 3.1需求设计 经过对我国中小企业等的调查知道，一般的办公室业务主要，、等。是的基本特征。办公室是实际上信息存储、检索、处理、分析从而做出决策，并将决策作下级机构或合作单位。以上工作的完成离不开办公自动化系统的支持，因此企业对于办公自动化系统的需求十分迫切。 本文设计的办公自动化系统主要针对中小企业，大致可以分为：，审批；的查阅等功能。功能。即，地共享信息、交流信息，既高，。 (一) 浏览文件：将文件