科技期刊稿件电子数据库的构建和利用.pdfVIP

·84· 科技期刊的创新与发展 科技期刊稿件电子数据库的构建与利用 马永祥邝文国汪恒英陈灿 (江苏农业科学杂志社南京210014) 摘要：结合期刊稿件管理实践经验，介绍了科技期刊稿件电子数据库的构建目的、功能定位、具体 构建步骤与方法，并结合期刊出版全流程阐述其功能发挥与综合效用。 关键词：科技期刊；稿件数据库；构建；出版流程；利用 科技发展13新月异，作为最新科技成果的发布 存储的文件夹。这既是期刊稿件库的电子版库，也 平台一科技期刊近年来也发展迅猛，总量已接近 是随着电脑办公普及后用电脑管理稿件的一种流行 5000种，绝大多数期刊在出版流程中都已采用电子方式。而期刊电子数据库的构建目的与功能定位则 稿发排。《江苏农业科学》采用电子稿发排已有8 以此为基本出发点，并根据建库的数据项和软件使 年的历史，这对降低期刊排版差错率、缩短期刊出版 用情况，尽量发挥其在整个期刊出版流程中发挥作 周期和提高编辑出版工作效率起到了良好的促进作 用，以提供期刊管理水平和工作效率。 用；但从科技期刊出版的全流程来看，这还是浅层次 1．2稿件电子数据库的支撑软件 的利用。经过近年来的摸索，我们在科技期刊稿件 数据库的支撑软件有许多种，根据我们的实践 电子数据库的建立与全出版流程利用方面积累了一 体会，选用Excel作为建库软件为宜。其原因主要 些实践经验，现作详细介绍。 启用方便；②Excel操作方便，易学易用；③Excel的 l科技期刊稿件数据库的构建 配套功能满足建库功能要求。 1．1 稿件电子数据库的构建目的与功能定位 1．3稿件电子数据库的构建方法与步骤 科学期刊论文电子数据库，主要是指将期刊论 在Excel下建立文件夹，可命名为“期刊论文电 文电子版(一般指Wo耐文挡)按论文来稿时间(或 子数据库Excel工作表”后，打开Excel工作表，建立 论文题目、第一作者姓名)按一定规则用电脑集中 电子表槲表1)。 表1 期刊稿件电子数据库Excel工作表 电子表格可模拟期刊稿件登记簿的版式设定， 骤如下：先将各篇稿件电子版(由作者提供或从电 包括稿件编号、论文题目、来稿时间、第一作者姓名、 子信箱中转存，以Word文档格式存盘，文件后缀 审稿情况、发表时间、论文基金(分国家级、部省级 为．doc)统一拷贝进入文件夹(以“期刊稿件库(分 和市级三类)、审稿费、发表费等项目。具体建库步 已刊用稿件、近期拟发稿件和尚未刊用稿件三个子 科技期刊的创新与发展 ·85· 文件夹)”为文件名)中，打开文件夹后选中论文 工作表中论文题目与“期刊稿件库文件夹”中各篇 论文Word文档间建立了超连接，便可以在几秒钟 wofd文档，将文档中的相关信息通过”复制+粘 贴”的方法完成期刊稿件电子数据库Excel工作表之内打开作者论文文档。这与杂志社回复作者稿件 相关信息的录N在实际操作过程中，可利用Office查询的传统模式相比，工作效率大大提高。 系统中最近记忆功能，将论文Word文档打开时先2。3期刊电子发稿工作效率显著提高 从中依次复制(Ctrl+C)所需的相关信息，然后打开对拟发表论文，在统一打包发送印刷厂排版的 “期刊稿件电子数据库Excel工作表”，从剪贴板中稿件处理环节中，利用已构建的稿件电子数据库来 根据Excel表中的立项要求逐一复制填充相关信完成，可极明显地提高工作准确性和缩短处理时间。 息，此操作经验对提高工作效率十分明显]，并结合 以打包60篇稿件为例，因为无须在无序(指未建稿 论文编号存盘；然后点中该篇论文题目，点右键