沟通与信息交流控制程序.docVIP

沟通与信息交流控制程序 1 目的 规定内部沟通及信息交流的内容和要求，确保信息交流渠道畅通并符合规定要求。 2 适用范围 适用于公司内部质量、环境及职业健康安全的信息处理及管理。 3 术语和定义 无 4 职责 4.1总经理：负责批准重大信息处置方案。 4.2管理者代表：负责组织制定并审核重大信息处置方案。 4.3行政管理部：负责对产品质量信息、环境及职业健康安全信息的收集与处理，外部信息的收集和传递。 4.4其他职能部门：负责其工作范围内其它相关信息的交流处理。 4.5员工代表：负责组织员工参与职业健康安全信息的协商与交流。 5 工作程序 5.1沟通信息分类 外部向公司内发布的信息； b)向外发布的信息； c)内部交流的信息。 5.2信息交流的形式 5.2.1书面形式 a)会议纪要或会议记录； b)各类报告、报表、刊物； c)通知、通告、通报； d)《信息联络单》。 5.2.2会议形式 行政管理部每季组织召开质量、环境及职业健康安全管理体系例会，由管理者代表主持，对下列各项进行交流、讨论和汇报： 顾客及相关方的质量、环境及职业健康安全投诉、处理; 目标、指标及管理方案、汇报其完成情况； 合同履行情况； 体系运行监测情况； 纠正预防措施跟踪验证情况； 事故、事件报告调查与处理； 产品质量及环保信息； 其它体系问题。 5.2.3口头信息、电子邮件等其他形式。 5.3信息收集与处理 5.3.1外部向公司内发布的信息收集与处理 5.3.1.1产品的检测、鉴定信息由质量管理部负责接受并处理。 5.3.1.2体系认证机构的审核、认证信息由行政管理部接受后传达至公司管理层及相关部门。 5.3.1.3质量环境及职业健康安全方面的法律法规及各项标准类信息由质量管理部负责按《法律、法规和其他要求控制程序》及《文件控制程序》的规定收集、更新及发放。 5.3.1.4特种设备制造许可方面的法律、法规、标准、规范及其他信息由质量管理部负责按《法律、法规与其他要求控制程序》及《文件控制程序》的规定收集、更新及发放。 5.3.1.5行政管理部负责接受相关方环境及职业健康安全投诉，具体按《纠正和预防措施控制程序》处理。 5.3.1.6营销管理部负责接受顾客质量及服务信息反馈，具体按《与顾客有关的过程控制程序》处理。 5.3.1.7其它外来信息由接受部门交行政管理部集中处理。 5.3.2内部沟通与协商 5.3.2.1职业健康安全员工代表，代表全体员工参与职业健康安全方针目标的制定、重大作业变动的评审、应急准备和响应控制程序的制定和评审、职业健康安全事故的调查与分析以及收集反馈员工对质量、环境及职业健康安全问题的建议和意见。 5.3.2.2目标指标、管理方案的完成情况，以及内审、管理评审、重大环境或职业健康安全事故、合同评审、产品符合性、培训等信息的传递由上述信息的主管或发生部门按相关程序文件要求执行。 5.3.2.3体系运行中的其他相关信息由该信息的主管或发生部门按相关程序传递和处理。 5.3.3向外发布的信息管理 5.3.3.1方针及体系运行绩效信息由行政管理部向上级主管部门、主要相关方、认证机构发布。 5.3.3.2对相关方施加影响的环境、职业健康安全信息、法律法规信息由各部门与相关方有业务往来的下属部门发布。必要时，由采购部、行政管理部组织各相关部门以会议形式，就公司的重要环境因素及重大职业健康安全风险是否与外界（包括相关方，下同）交流形成决议文件，如决定进行交流，应将员工参与和协商的计划向外界通报。 5.3.3.3与产品性能相关的信息由质量管理部负责向顾客发布。 5.3.3.4与产品合同相关的信息由营销管理部负责发布。 5.3.3.5重大环境、职业健康安全事故信息由管理者代表向上级主管部门发布。 5.3.3.6其他需对外发布的信息由相关部门报行政管理部征求意见后进行处理。 6 相关／支持性文件 《文件控制程序》、《法律法规与其他要求控制程序》、《与顾客有关的过程控制程序》、《纠正和预防措施控制程序》 7 记录 本程序在执行中所形成的如下记录均按《记录控制程序》的规定进行收集、整理、归档、保存。 序号 编 号 名 称 保存部门 保存期限 1 信息登记表 行政管理部 长期 2 信息联络单 相关部门 长期 3 会议签到表 相关部门 长期 版次：A/0 第1页，共2页