信息交流与沟通管理规定.docVIP

目的 为确保本公司质量管理有关信息的交流和沟通及时、顺畅，以有效保障本公司质量管理体系有效运行，特制定本规定。 范围 本规定适用于公司内部信息交流与沟通和公司与各相关方信息交流与沟通的控制。 职责 总经理负责公司对内对外重大信息交流与沟通事项的决策 办公室负责对内对外信息交流与沟通的管理 各部门负责本部门职能范围内交流与沟通的实施 工作程序 内部信息交流的主要内容： 法律、法规和其他要求的遵循情况。 目标、指标、管理方案完成情况和效果。 内审、外审、管理评审结果。 各部门之间的日常联系、常规报表、其他信息通报等。 员工的建议及意见。 外部信息交流的主要内容： 来自供方信息 来自上级部门的信息 来自市场及客户的信息 其他外部相关方的信息 公司的管理要求相外部传递的信息 信息接收 内部信息接收： 通常采用文件、会议、电话（传真）等方式传递各种管理信息。 各部门以文件方式接收信息时，按《文件控制程序》的要求，作好文件接收登记。 公司及各部门召开会议时，由会议组织者负责做好会议记录，各参会人员使用《会议记录本》记录会议内容。 各部门建立《电话（传真）记录本》以记录各种电话信息和传真信息。 外部信息接收： 由公司委派参加的各类会议，参会人员使用《会议记录本》记录会议内容并收集会议的各种资料。 以外来文件方式接收信息时，按《文件控制程序》有关外来文件管理的要求进行登记。 各部门建立《电话（传真）记录》以记录各种外来的电话信息和传真信息。 信息处理 以（内部、外部）文件形式接收、传递信息时，其处理方式按《文件控制程序》的要求执行。 以会议形式接收、传递信息时，其处理方式由会议组织或委派部门（人员）确定。通常，在会议结束后按会议委派人员指定时间由会议参加人员进行专题汇报；或在会议（如招投标会议、商务洽谈会议）期间以电话、传真方式随时报告。会议组织或委派部门（人员）对会议内容及会议资料的传递范围、处理方式提出明确要求。 以电话（传真）方式接收（内部、外部）信息时实行“首问负责制”，即由接收人填写《电话（传真）记录》以完整记录接收的信息。接收的信息为本部门职责范围内的事项时，由接收人提交责任人员处理，责任人员将处理结果记入《电话（传真）记录》。接收的信息为非本部门职责范围内的事项时，由接收人填写《信息联络单》提交责任部门处理并记录《信息联络单》的提交时间和接收人。责任部门将《信息联络单》的接收时间及处理结果记入本部门《电话（传真）记录》。 传递 内部信息传递： 内部信息的传递以文件、会议和电话（传真）等方式进行，对传递过程的控制按照 “4.4 信息处理”环节的规定进行。 对外信息的传递: 以本公司名义向社会各相关方提供的方针、承诺（合同、担保文本、投标书以及向各相关方提供的书面答复等）、经营管理数据和质量环境管理规定时，传递前由总经理或总经理授权人员审批。以确保对外传递的信息具备良好的准确性、完整性、保密性和可追溯性。 为确保各项业务和活动有效开展、质量环境管理措施有效实施而对外传递的说明、介绍、告示、警示等，由其主责部门负责人对其内容进行审批，由指定人员按规定的要求和时限进行传递。 归档 各部门使用的《会议记录本》、《电话（传真）记录》为长期保存的记录。《会议记录本》、《电话（传真）记录》由使用部门保存二年后移交办公室保管。 相关文件 《文件控制程序》 《记录控制程序》 记录 《会议记录本》 QW－GLZD-02-01－2009 《电话（传真）记录》 QW－GLZD-02-02－2009 《信息联络单》 QW－GLZD-02-03－2009 附：信息交流与沟通管理规定流程图 责任部门 相关表单 各相关部门 各相关部门 各相关部门 各相关部门 总经理 各相关部门 办公室 《文件控制程序》 《会议记录本》 《电话（传真）记录表》 《信息联络单》 《记录控制程序》 青岛创万化学有限公司 信息交流与沟通管理规定 编号 Q／CWHX－QW－GLZD-02-2009 版本/修改状态 A/0 第几页/共几页 1/3 是否重大 审批 信息传递 记录归档 N N Y Y 信息处理 信息接收 内 部 信息的分类 外 部 公司的管理要求向外部传递的信息 外部相关方的信息 市场及客户的信息 上级部门的信息 员工的建议和意见 各部门之间的日常联系、报表、信息通报等 内审、外审、管理评审结果 目标、指标、管理方案完成情况、效果 法律、法规和其他要求的遵循情况 供方的信息