03.协商与交流管理程序.docVIP

文 件 更 改 记 录 单 序号 章节号 更 改 内 容 更改人/ 日 期 更改通 知单号 目 录 目的 适用范围 职责 程序 4.1 公司内部的信息交流 4.2 公司外部的信息交流 5 记录 协商与交流管理程序 目的 为了建立有效的质量、职业健康安全和环境管理体系的信息交流机制，确保体系协调有效地运行，特制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于公司内部及公司与外部相关方的质量、职业健康安全和环境信息交流的管理。 3 职责 3.1公司综合办公室负责相关方有关质量、职业健康安全和环境管理外来公文的接收工作，并将文件报主管领导审批。 3.2规划运营部 3.2.1负责规划运营部管辖范围内的质量、职业健康安全和环境管理体系信息的管理工作； 3.2.2参加招标文件的评审，对招标文件和合同草案中对项目的质量、安全目标和环境控制方面的要求，提出应采取的措施和意见； 3.2.3编制公司年度有关质量、职业健康安全和环境管理工程回访工作计划和工作总结。 3.2.4将年度相关方质量、职业健康安全和环境管理方面的投诉情况提交管理评审。 3.2.5　组织对质量、职业健康安全和环境方面的法律、法规的宣传教育。 3.3工会/政工部负责对管理层在遵守质量、职业健康安全和环境法律、法规的情况进行监督和检查，维护职工合法权益。 3.4 人力资源部负责人员的资格评定、聘用、培训等方面工作及与质量、职业健康安全和环境管理体系相关的信息管理、负责与地方劳动部门的沟通、交流管理工作。 3.5 市场部、事业部/专业分公司负责各自职责范围内组织招投标的评审工作，收集整理相关合同的信息。 3.6 事业部、专业分公司负责本单位内相关信息的收信集、整理、处理、上报。 3.7项目经理部 3.6.1负责收集、整理与本项目质量、职业健康安全和环境管理相关的合同文件。 3.6.2对合同中涉及质量、安全和环境有争议的条款要尽快会同有关人员积极、主动与业主协商并达成共识。 3.6.3负责工程施工过程中与相关方的协商沟通工作。 4 程序 4.1内部信息交流 通过信息交流，将公司的质量、职业健康安全和环境管理体系方针、目标、管理方案等内容传达到公司每位员工，达到相互了解、相互信任、实现全员参与质量、职业健康安全和环境管理体系活动，并为内、外部检查/监督、评审、认证等活动提供必要的证据； 4.1.1内部信息交流主要包括： 4.1.1.1交流的方式：可采用会议、传阅会签等； 4.1.1.2交流的方法：可采用张贴标语、宣传栏、黑板报、计算机网络(发放电子邮件)、电话、内部报纸、刊物、文件、广播、各种报表、例会等； 4.1.1.3交流的地点、人员、范围； 4.1.1.4交流的主要内容包括： a 质量、职业健康安全、环境方针和目标； b 相关的质量、职业健康安全和环境管理体系文件； c 界定的质量、职业健康安全和环境作用和职责； d 体系运行所产生的质量、职业健康安全和环境信息； e 员工及其代表所关心的质量、职业健康安全和环境信息(如合理化建议等)； f 员工与管理部门正式协商的结果； g 具体的培训方案等。 4.1.2规划运营部要参照公司质量、职业健康安全和环境管理体系职能分配表,制定本单位的质量、职业健康安全和环境管理体系职能分配表,便于交流沟通； 4.1.3项目经理部每月组织一次质量、职业健康安全和环境例会，通报上月质量、职业健康安全和环境管理体系的运行情况，并将国家和上级有关的质量、职业健康安全和环境管理的法律、法规及其他要求及时传达到相关的部门和员工； 4.1.4公司/事业部、专业分公司/项目经理部对质量、职业健康安全和环境管理体系在运行过程中发生的信息交流，都应作好准确、详细的记录； 4.1.5工会/政工部应代表员工参与改善作业场所环境的讨论与协商，对于职工关注的质量、职业健康安全和环境的问题，由工会/政工部反馈到公司/事业部、专业分公司/项目经理部，并跟踪纠正结果； 4.1.6当发生质量、职业健康安全和环境事故或紧急情况时，发生单位应及时逐级或越级向公司/事业部、专业分公司/项目经理部负责人报告，或报警、求援； 4.1.7当发生紧急情况时，发生单位应按《应急预案与响应控制程序》的要求及时通报，避免事故扩大，尽可能减少损失； 4.1.8规划运营